Eu herdei um produto com designs inconsistentes que compartilham o mesmo número de peça. O que eu faço?

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Agora sou responsável por uma linha de produtos que minha empresa envia há uma década. Um dos engenheiros de produto anteriores era ... digamos, menos consciente da sustentabilidade e da documentação adequada. Enviamos centenas de unidades, de várias variantes de design, exatamente com o mesmo número de peça . Atualmente, o manual reflete apenas uma variante, o que significa que muitos usuários não podem usá-lo. E tivemos várias instâncias em que um usuário tentou reordenar uma unidade pelo número de peça, apenas para descobrir que o que os enviamos não corresponde ao que eles já tinham.

Obviamente, isso é terrível. Não se altera as especificações ou a interface do usuário de um produto sem também alterar o número da peça. Vamos evitar essas coisas no futuro. Mas minha pergunta é sobre o passado.

Temos, no papel, documentação indicando a que variante de design corresponde cada número de série. Meu pensamento é criar uma planilha e nomear cada variante retroativamente, para que possamos ao menos dar suporte a usuários que chamam ou fazem novos pedidos. Em seguida, criaríamos manuais adequados para que o usuário possa, com base no número de série, entender o funcionamento das unidades que possui.

Mas estou apenas inventando essa solução. Ocorre-me que pode haver métodos formais e padrão do setor para lidar com essas coisas. Existe uma maneira processualmente correta de lidar com minha base de instalação existente?

project-management documentation product-support

— Stephen Collings
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Cada alteração de projeto individual foi tão pequena que não afetou a compatibilidade com as peças que foram produzidas mais recentemente, mas com o tempo as alterações foram adicionadas?

— hazzey

@hazzey Não. Isso pelo menos seria perdoável.

— Stephen Collings

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Eu não acho que exista uma saída formal formal dessa bagunça.

A boa notícia é que pelo menos acompanhou as alterações por número de série. Inventar modelos diferentes após o fato parece inútil, porque os clientes não saberão quais modelos eles têm. Na visão do cliente, esses são todos um modelo, mas variam de acordo com o número de série. Documente assim.

Você pode criar um manual diferente para diferentes intervalos de números de série se as alterações forem grandes ou ter seções ocasionais no manual que se aplicam apenas a intervalos específicos de números de série.

Verifique se o cliente pode encontrar facilmente o número de série de unidades que possui. Isso deve ser explicado com muita clareza logo no início do manual. Deve avisar os clientes que existem variações significativas entre os números de série e como exatamente identificar o número de série de sua unidade e, em seguida, usá-lo de forma consistente ao longo do manual, quando houver diferenças observadas.

Pode ser uma boa idéia colocar um gráfico na frente do manual que mostre brevemente quais recursos estão presentes em quais faixas de número de série. Você também pode nomear cada variante, como A, B, etc., e referir-se a isso no restante do manual. Você pode até sugerir aos clientes que eles circulam a variante que possuem, ou deixar um grande local óbvio para escrever sua letra de variante dentro da capa, para que eles possam voltar facilmente quando confrontados com seções que diferem por variante.

— Olin Lathrop
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Eu não ficaria surpreso se a numeração de série tivesse aumentado, assim como se não houvesse versões nos números de peça (por exemplo, adesivos seriais pré-impressos escolhidos aleatoriamente).

— 28715 Chris H

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Acompanhar as várias versões do produto por número de série é uma boa ideia, mas tenha cuidado para padronizá-la também. Anos atrás, enquanto trabalhava para um fabricante de eletrônicos em serviço e reparo, descobri duas unidades; um era o número de série 0024 e o outro era 00024. Eles haviam mudado de um número de quatro dígitos para um de cinco dígitos e, no processo, criaram uma duplicata (exceto o número de zeros à esquerda). Para evitar confusão no futuro, rotulamos novamente o de quatro dígitos como 0024A. Talvez não seja a melhor resposta, mas funcionou. Você pode precisar fazer algo semelhante. A sugestão para documentar as várias versões em um documento com subseções e notas é boa, se feita corretamente.

— Bob Blum
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A maneira formal de evitar essa situação é chamada de gerenciamento de configuração . Mesmo com um processo tão formal, há ocasiões em que a engenharia se depara com esses cenários. Um dos mais recentes é o recall da Takata Air Bag . Portanto, existem muitos exemplos para lidar com esses cenários, mas um tamanho não serve para todos.

A seguir, são apresentadas algumas sugestões para solucionar o problema atual e evitar situações futuras:

Seu cliente é o rei, então localize e documente todos os clientes afetados.
Corrija o design usando boas práticas de engenharia. Revise toda a engenharia e outras documentações para refletir a alteração.
Notifique todos os clientes da situação e da ação corretiva pretendida.
Desenvolva e planeje recuperar material defeituoso e substituí-lo pelo design revisado. A indústria automotiva e médica freqüentemente tem recalls. Esse pode ser um bom lugar para começar a pesquisar idéias.
Seja proativo em vez de reativo. Dependendo da indústria e da base de clientes, a possibilidade de qualquer responsabilidade e litígio deve ser considerada.
Implemente um bom sistema de gerenciamento de configuração. Este sistema deve capturar solicitações de alteração de engenharia, implementar alterações e notificar alterações aos clientes (ECN - Engineering change notification)
Se não estiver no local, considere instituir algum tipo de sistema de qualidade.

Referências :

— Mahendra Gunawardena
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