Um cliente recentemente me enviou um e-mail pedindo os arquivos de origem de um projeto que fiz para eles há dois anos. Eu não tenho os arquivos de origem, pois era há muito tempo e o cliente disse que era muito pouco profissional e estranho não manter os arquivos de origem em todos os projetos que realizo.

Existe um período habitual de tempo em que você deve manter os arquivos de origem? Você deve manter todos os seus arquivos de origem para projetos e nunca se livrar deles?

Minha empresa não é um serviço de backup para nenhum cliente.

Todos os clientes devem fazer backup dos arquivos que receberam por conta própria . Não é minha responsabilidade ser um serviço de backup indefinido para qualquer cliente.

Os clientes não estão pagando uma taxa regular para manter o equipamento, atualizar os discos rígidos, comprar discos rígidos adicionais conforme necessário, manter o software etc. Portanto, os clientes NÃO estão me compensando pelo backup de seus arquivos. Os clientes não reclamam nenhum backup da minha empresa . Eu mantenho backups para os meus negócios da mesma forma que eles deveriam fazer pelos seus negócios . Se eu estivesse executando um serviço de backup, haveria uma taxa de assinatura mensal e contratos em vigor para esse serviço. Esperar que minha empresa retenha itens antigos que sua empresa possa precisar no futuro é ridículo.

Deixe-me ser claro ... tenho backups para os meus negócios desde antes de sua criação. Eu acho que tenho arquivos com mais de 30 a 35 anos. As chances são muito altas de que eu precise de um arquivo de 10 a 20-30 anos atrás. Se eu posso abri-lo ou não (por exemplo, Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions, etc.) pode ser outra questão, mas provavelmente terei os arquivos.

A diferença aqui é o que o cliente pode estar solicitando ...

Essencialmente, meus backups estão lá para apoiar minhas relações com os clientes e facilitar meu próprio fluxo de trabalho , mas meus backups nunca são de armazenamento gratuito para os clientes recuperarem arquivos posteriormente, simplesmente porque o cliente os solicita .

É pouco profissional para um cliente solicitar "arquivos de origem" sem compensá-lo por esses arquivos. Aqui, os arquivos de origem sempre custam dinheiro . É também um pouco "pouco profissional" para o seu cliente a não ser fazer o backup de seus próprios arquivos e contando com alguns negócios não relacionados para manter seu conteúdo digital importante.

É não profissional para que você possa deixar de ter um 2 anos de backup de seus arquivos, caso não tenham sido um cliente em dois anos. De fato, geralmente é normal não ter arquivos para clientes mais antigos. E mesmo se você tê-los, você está não obrigado a fornecê-los. É o seu backup, não o deles.

Meus procedimentos de backup ....

Não há regras reais sobre isso. Em geral, mantenho os arquivos enquanto ainda estiver trabalhando com um cliente ou até que seja inconveniente mantê-los.

Eu mantenho um backup atual redundante triplo o tempo todo, que abrange todos os clientes relativamente ativos, além de toda a marca do cliente, ilustração personalizada, imagens de alta resolução etc.

O sistema de redundância tripla e de backup incremental permite remover um arquivo ou vários arquivos do meu diretório de trabalho principal com o conhecimento de que o arquivo que eu removi já está em backup em pelo menos 2 outros locais . Isso tende a manter meu diretório de trabalho principal em um tamanho razoável. Geralmente removo arquivos .zip ou arquivos fornecidos pelo cliente ou iterações anteriores, não aprovadas / rejeitadas de um projeto - basicamente as coisas supérfluas que não seriam necessárias no futuro. Mais uma vez, removo esses arquivos, mas sei que eles também existem em pelo menos 2 outros locais. Então, estou apenas removendo apenas o diretório SOURCE, não os backups. Os diretórios de projetos individuais aqui podem facilmente ultrapassar 10s ou 100s de GB às vezes. Então algunsa consideração do tamanho geral do backup é um tipo de imperativo. Tudo o que posso fazer para garantir a manutenção de arquivos importantes e reduzir a quantidade total de MB / GB / TB necessária para o backup é uma coisa boa. Se tudo o que eu tivesse eram arquivos HTML / PHP / CSS e imagens da web de 50 a 100 MB, provavelmente manteria absolutamente tudo.

Costumo reconstruir meus backups inteiramente a cada 4-6 anos. O que faço é desconectar um dos RAIDs de backup e armazená-lo (cofre). Reformate o outro RAID de backup, adicione um novo RAID de backup e faça backup de tudo o que começar de novo a partir dessa data. Com esse método, nada é realmente descartado, mas os arquivos mais antigos não fazem mais parte de um backup redundante . Se o único local de um arquivo de clientes específico estiver nesse disco rígido arquivado na caixa de depósito seguro e o RAID falhar, perdi esses arquivos do projeto. Portanto, qualquer projeto com mais de 4-6 anos pode ou não ter seus arquivos removidos, perdidos ou destruídos devido a corrupção.

Desde a implementação de tudo isso há cerca de 15 anos, não perdi um único arquivo. Nenhum. Claro, pode demorar uma semana para restaurar coisas de vários RAIDs de backup, mas o importante é que ainda tenho tudo.

Carregue se você estiver procurando por ela .....

A dura realidade é que algo com mais de 3/6 meses ou possivelmente 1/2 anos deve ser considerado como desaparecido pelo cliente, mesmo que eu ainda possua os arquivos. Eu certamente cobraria uma taxa por hora para verificar se ainda tenho os arquivos e o tempo necessário para recuperar qualquer coisa que eu possa ter, tudo associado a uma taxa mínima. Isso, além de qualquer taxa de entrega dos arquivos. Os clientes que não conseguem manter seus próprios backups são responsáveis ​​pelas despesas associadas à perda de seus arquivos.

A menos que um cliente esteja me pagando pelo armazenamento, não sou responsável por fazer o backup de nada . Vou enfatizar novamente que, se o cliente quiser me contratar para atualizar para um projeto antigo, não tenho problema em mergulhar nos meus backups para recuperar o projeto antigo (economizando o dinheiro do cliente, possivelmente). Eu realmente só tenho problemas com o uso do meu backup apenas para ser uma fonte de entrega de arquivos, porque outras empresas não conseguiram manter seu próprio backup.

Os clientes sorrateiros ......

Também esteja ciente ... alguns clientes casuais ou talvez nefastos ou antiéticos podem usar a passagem do tempo como um método para contornar suas práticas padrão . Nem sempre é malicioso por natureza, mas pode ser. O cliente sabe muito bem que você cobra uma taxa pelos arquivos do projeto. Eles não querem pagar essa taxa quando você concluir o projeto inicialmente. Sem problemas. Você entrega o que o contrato indica que deve entregar, o cliente paga a você e todos seguem em frente felizes.

Algum tempo depois, geralmente um ano ou mais, o cliente pode retornar solicitando os arquivos do projeto como se "eles os tivessem perdido" ou "foram destruídos por engano", fingindo que foram entregues inicialmente como parte do projeto. Isso é feito na esperança de que você não consiga se lembrar de detalhes. Seja cauteloso com essa prática. Como eu publiquei nem sempre é de natureza maliciosa, às vezes os clientes honestamente esquecem que você cobra pelos arquivos do projeto. No entanto, também pode ser muito intencional e pensado para tentar burlar o pagamento ao obter os arquivos. Eu encontrei os dois ao longo dos anos.

Tl; dr:

Meus backups são para os meus negócios , eles são meus . Meus backups não são para os negócios dos clientes e o cliente não tem "direito" aos meus backups sem compensação. Os clientes são totalmente 100% responsáveis ​​por seus próprios backups.

Eu fui o responsável pelos backups e o que precisava de um backup. Em geral, a menos que seja difícil para você manter os arquivos deles (por exemplo, terabytes de vídeo ou contratos o proíbem), você deve mantê-lo.

Há momentos em que um arquivo é excluído ou corrompido acidentalmente, a alteração é sincronizada com o dropbox etc., e você não percebe por 6 meses que o arquivo de origem se foi.

A única solução para esse tipo de cenário é ter vários backups de tudo o tempo todo, pilhas de discos rígidos antigos basicamente que nunca são tocadas após a realização do backup e essa não é uma estratégia de backup normal.

Portanto, no final, você deve manter os backups por três razões:

1. Em um caso como esse, você pode ajudar seu cliente, o que faz você parecer mais profissional
2. O trabalho que você fez é o seu, você deve reter a prova de que fez pelo menos para seus próprios registros, para sua própria referência
3. Por fim, se um cliente voltar em 10 anos e solicitar variações do logotipo, quais são as chances de ele ter seus arquivos de origem originais no formato que você gosta? (Eu tive que ter designers recriar svgs de origem para logotipos várias vezes porque o cliente perdeu os arquivos que enviamos a eles anos antes.)

Seu trabalho não é fornecer um serviço de backup, mas seu trabalho é fornecer um bom atendimento ao cliente.

Se fazer o X forneça um serviço melhor aos clientes e faça com que você pareça melhor, faça o X. Existem muito poucas exceções.

Pequenas coisas como essa são a diferença entre um profissional com o qual os clientes desejam trabalhar novamente e indicariam negócios versus um contratado sem rosto aleatório cujo nome os clientes esquecem assim que o projeto é entregue.

Eu mantenho design, código, etc arquivos indefinidamente. É barato, e meus clientes recorrentes apreciam isso - não que eles estejam cientes disso diretamente, mas quando eles voltam, não preciso refazer o trabalho anterior do zero.

No entanto, para mim, há uma razão mais importante. Embora nunca tenha sido confrontado com questões ou responsabilidades legais, ter registros e arquivos para tudo o que fiz me fornece um pouco de proteção, caso alguém venha perguntar. Seja para proteção de IP (ou seja, invenções, segredos comerciais, etc.) ou até a possibilidade improvável de uma ação judicial sugerindo responsabilidade por danos, posso mostrar 1) o que fiz, 2) quando o fiz, 3) quem me contratou para fazer o trabalho e 4) qual era o contrato.

Não é preciso muito esforço ou tempo, mas é preciso algum cuidado. Um dos maiores problemas é encontrar software antigo; portanto, ao concluir um projeto, asseguro-me de que todo o software de design também seja copiado, juntamente com informações de licença e quaisquer bibliotecas / arquivos / dados associados necessários para reconstruir o ambiente, se necessário. . Eu raramente tive que fazer esse tipo de coisa - geralmente quando o software e os arquivos se tornam incompatíveis com as versões mais recentes, uma versão totalmente nova é garantida. No entanto, assumi projetos antigos que eram mal mantidos por outras pessoas tempo suficiente para saber o valor de poder reconstruir um ambiente desatualizado.

No entanto, cobro conforme necessário. Se eles estão pedindo arquivos que já compraram, e é recente o suficiente para exigir pouco esforço, não cobro nada. Mas se eles estiverem solicitando algo com vários anos de idade e eu tiver que passar pela mídia antiga, ou se estiverem solicitando materiais adicionais que não compraram originalmente, cobrarei de acordo com nosso contrato original ou tenho um discussão com eles sobre suas necessidades. Se isso é incidental para um novo projeto que eles querem que eu faça, incorporarei esses custos no novo projeto. Este não é um serviço gratuito, é principalmente incidental para atender às minhas próprias necessidades.

A resposta curta:

Você deve manter os arquivos pelo tempo especificado no contrato.

Trabalhei com clientes que queriam tudo e me excluí toda a matéria-prima e trabalhei com clientes onde mantivemos um backup por um período de tempo. Mas sempre: conforme especificado no contrato, você não pode dar errado.

Falando do lado do cliente, eu esperaria que o designer mantivesse meus arquivos até o término do projeto, mais um tempo razoável após o qual eu poderia solicitar alterações ou acréscimos. Seis a doze meses seria esse tempo. Se eu enviá-los duas semanas após o término do projeto e disser "eu poderia fazer mais um X exatamente como os que você fez?" e eles responderam que não têm mais os arquivos de origem, eu ficaria surpreso.

Seu cliente está certo de que quanto mais profissional, mais tempo eu esperaria poder fazer isso. Eu certamente ficaria feliz se você ainda puder atender ao meu pedido depois de dois anos. Eu não teria certeza se você pode, mas seria um sinal positivo.

Boa pergunta e acho que depende, mas geralmente você, como provedor de serviços, deve sempre antecipar essa situação e estar preparado para responder a algo assim. Carregue pelo backup desde o primeiro dia ou forneça backup suficiente, desde que o cliente forneça novo trabalho + vários anos de backup 'complementar'.

1. Eu sempre e repetidamente encorajo todos os meus clientes a manter sua própria cópia dos meus produtos. Seja arquivos editáveis ​​ou apenas exportações diretas de PDF (quando os editáveis ​​não forem entregues).
2. Nunca vou fazer backup de arquivos que foram distribuídos e não utilizados. Portanto, se um cliente enviar 500 fotos e usar apenas 10 na brochura, não salvarei as outras 490 fotos quando o trabalho for entregue e pago. É apenas meus resultados reais que estou fazendo backup. Também removerei todos os rascunhos de PPTs, DOCs etc. que usamos para concluir o trabalho quando todo o conteúdo for extraído deles.
3. Para clientes maiores, com trabalho contínuo espalhado por muitos anos, eu garanto de 3 a 5 anos de backup para tudo o que é entregue, incluído nas minhas taxas. Isso é algo que anotamos no contrato e terei duas cópias idênticas de cada trabalho em duas unidades de disco rígido separadas e, em alguns casos, até um terceiro backup em nuvem. Os clientes sabem que estão pagando por isso. Alguns clientes realmente exigem que eu carregue todos os produtos entregues em seu ftp interno, sem exceção, mas isso também é algo pelo qual eles estão pagando.
4. Para clientes menores ou pontuais, eu também copiarei seus arquivos indefinidamente, mas geralmente os limpo gradualmente após 3-4-5 anos se nenhum outro contato tiver sido feito para trabalho adicional ou se não houver contrato ou cláusula forçando eu para manter os arquivos para sempre.

Bem, como tenho muito orgulho do trabalho que faço para um cliente, NÃO guardo esses arquivos para eles, mas para mim.

Embora seja útil mantê-los salvos, uma vez que um cliente antigo pode solicitar alterações após meses de conclusão do projeto.

Não vejo motivo para EXCLUIR os arquivos, a menos que você realmente odeie esse projeto e não queira mais saber nada sobre ele, mas mesmo nesses casos, gosto de manter esses arquivos como uma história do meu trabalho, Sempre posso voltar a esses arquivos e ver o quanto cresci como designer.

Até meus próprios projetos pessoais são sempre armazenados. E o armazenamento de dados é MUITO barato agora, então não há desculpa para excluí-los.

Os fatos

Sem um contrato ou acordo, certamente não há obrigação de manter backups do trabalho que você fez para seus clientes no passado, e não acho que a maioria das pessoas esperaria que você o fizesse. De fato, duvido que até o cliente em sua história realmente esperasse que você o fizesse (os dados se perdem; as pessoas atacam.) Mas é definitivamente uma boa prática, se não por causa deles, mas por você.

Conselho não solicitado

Se você é um estudante de design com dificuldades, não se preocupe com isso. Se você possui ou administra uma empresa de sucesso, ou algo dessa natureza; é de seu interesse investir em uma solução de armazenamento mais abrangente. Com certeza. Isso não quer dizer que você precise. Você quer isso.

Não é realmente uma situação em que x está certo e y está errado. É mais como ..

• Você é profissional?
• Você tem orgulho do seu trabalho?
• Você está apegado ou emocionalmente envolvido?
• Quão preocupado você está com a percepção pública de si mesmo / empresa / obra / arte / serviço / qualquer coisa?
• Você é atencioso?
• Você se importa?
• Você está interessado apenas no seu ganho pessoal e financeiro?
• Você é um mínimo, ou um quilômetro extra?

Evidência Anedótica

Uma experiência pessoal:
Recentemente, entrei em contato com um estúdio de gravação independente sobre alguns discos que foram feitos entre 2007 e 2010 (ou aproximadamente) por um amigo meu e sua banda. Não, você provavelmente nunca ouviu falar deles. O engenheiro nem parecia saber de quem eu estava falando. O que é bom; Eu nunca tinha ouvido falar dele, ou de seu estúdio antes.

O que eu esperava?
Eu esperava que continuasse assim; eles diziam não, ou me ignoravam completamente, pouco antes de voltar à obscuridade. Eu esqueceria o nome deles e a existência deles para sempre ...

O que realmente aconteceu?
Um funcionário jovem e entusiasmado (estagiário? Ajudante ... pessoa?) Entrou em contato comigo mais cedo no dia seguinte; me convidou para aparecer e coletar três DVDs de dupla camada contendo todas as hastes de áudio cruas (e mistas) e os arquivos de projeto do ProTools etc. gravados em várias sessões. Fui convidado a tomar uma cerveja no final do dia e a visitar o estúdio durante a semana. E agora eu os associo a essa ótima experiência positiva. Eu nunca vou esquecê-los. Eu os recomendo o tempo todo.

TL; DR:
Eu esperava que houvesse backups? Não
. Eu ficaria bravo se não houvesse? Não.
Seria razoável se o fizesse? Na verdade não.
Eu ficaria decepcionado? Um pouco.
Fiquei emocionado ao descobrir que havia backups? Sim.