Como Rafael sugeriu:
Nenhum caractere e espaços especiais nos nomes dos arquivos e tudo bem classificado em pastas.
Em geral
Para nomear minhas pastas principais, gosto de usar meus "números de projeto" e isso também corresponde aos números da fatura.
Gosto porque posso usar o comando de pesquisa ou simplesmente abrir minha pasta "trabalho em andamento" e digitar os primeiros números de um projeto para acessá-lo. Também é mais fácil encontrar a fatura correspondente e o cronograma do projeto dessa maneira, se eu precisar verificar detalhes sobre ela.
Além disso, é gratificante ver todas as pastas numeradas bem classificadas! Agora estou na minha pasta nº 1700, é realmente o melhor sistema que encontrei para não me perder se você tiver muitos projetos e 5 a 10 a 15 anos de arquivos. Ele fornece uma prévia rápida de quantos projetos estão em andamento e não preciso abrir 2-3 pastas para obter meus detalhes; está tudo no nome da pasta principal (por exemplo, cliente, versão, tipo de projeto, número da fatura etc.)
As versões de provas e arquivos recebem um número diferente no final do nome do arquivo. Eu prefiro assim, porque muitas revisões podem ser feitas em projetos urgentes no mesmo dia. Por esse motivo, não uso datas.
Exemplo para diferentes conjuntos de primeiros rascunhos:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3
Exemplo para diferentes conjuntos de revisões:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1
Quando preciso inserir esse arquivo em um "arquivo de prova" com as versões, adiciono os detalhes de contato, número do projeto, data, cores e notas de propriedade intelectual. Chamo esse arquivo de algo como "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " e cada página da prova possui um grande 01A - 01B - 01C - 01D. O cliente pode simplesmente voltar para mim com suas revisões mencionando "Eu gosto do título de 01B e do corpo de 02A", por exemplo.
Quando recebo uma revisão sobre o mesmo projeto posteriormente (por exemplo, depois que o projeto é arquivado e aprovado) , esse projeto possui uma nova pasta criada, mas eu a alterarei para a letra "B" etc. fácil de encontrar e sempre sei qual é a versão mais recente.
Exemplo para versões diferentes do mesmo projeto, uma vez arquivadas:
12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1
Eu só uso a pasta de um cliente com o nome do cliente para meus arquivos. Na minha unidade principal de trabalho, prefiro quando a pasta dos projetos começa com o número da fatura / projeto, é mais fácil de encontrar e não preciso abrir duas pastas para acessar o meu projeto.
Os exemplos abaixo são minha estrutura de projetos de design gráfico; você provavelmente precisará ajustar isso de acordo com suas próprias preferências. Minha estrutura de pastas é um pouco diferente para sites; Vou ter uma pasta de backup, uma pasta de imagem (otimizada), uma pasta gráfica (camadas, vetores) e a pasta final conterá tudo o que está no host (incluindo notas sobre configurações personalizadas, xml, etc.) sempre tenha algum tipo de backup pronto. Movo os arquivos que modifico na pasta de backup. Normalmente, preciso renomear o final dos arquivos ou classificá-los em uma pasta com um número para mostrar a versão (1-1, 1-2, etc.)
A estrutura principal da pasta de cada projeto:
- Meu arquivo principal é sempre aquele no primeiro nível. Sem confusão.
- Não sobrescrevo os arquivos revisados, mantenho os arquivos "recusados" em uma pasta separada, altero o número no final do novo nome do arquivo, por exemplo, por exemplo. 01-1, 02-1, etc. O cliente muda de idéia algumas vezes, é bom para isso.
- Eu tenho uma pasta para provas e as provas também são numeradas. Eu mantenho as provas recusadas para referência
- A pasta Arquivos finais contém os arquivos finais mais recentes. Dessa forma, quando um cliente pede para reenviar as finais, é bem identificado e fácil de encontrar a versão mais recente
- Sempre mantenho todas as comunicações e imagens originais (e sua baixa resolução original, se eu sugeri outras imagens, mas não as adquiri.)
Nomeação de arquivo:
- Prefiro usar o mesmo sistema de numeração para meus arquivos importados (gráficos e alta resolução do Photoshop), dessa forma, sempre sei qual é a última versão e a qual projeto específico ele pertence.
- Se não houver alteração em um arquivo, eu mantenho o nome do arquivo do projeto original de onde ele veio. Evita muitos links errados para ter nomes precisos como esse também.
- Eu mantenho os arquivos de camada em uma pasta separada (gosto de nivelar meu arquivo .psd e importar .eps no software de publicação)
- Eu sempre uso extensões
- Se eu precisar revisar um arquivo final, simplesmente renomeio o final do arquivo final "v2, v3 etc."
Emails
Toda a minha comunicação por e-mail está começando claramente com uma estrutura como esta, para facilitar o acompanhamento:
- 01 PROVA - Nome do projeto aqui
- 02 PROVA - Nome do projeto aqui
- ARQUIVOS FINAIS - Nome do projeto aqui
- ARQUIVOS FINAIS v2 - Nome do projeto aqui
- etc.
Arquivos
A pasta de cada projeto é enviada para a pasta de um cliente com seu nome
E arquivo em 2 backups externos em diferentes discos rígidos (um backup e um backup de um backup). Altero esses HD a cada 3-4 anos para novos.
Registro
Eu realmente não preciso usar um log; Posso simplesmente usar meu software de contabilidade ou fatura para logs e pesquisar lá se precisar de algo (por exemplo, FreshBooks, Quickbooks, etc.) Todos os detalhes estão lá e correspondem aos nomes dos meus projetos.