Como bloquear o Microsoft Word para proteger nossa marca?

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Renomeei a marca da nossa organização há alguns anos e criei o que achava ser modelos "Word fáceis de usar" para coisas como papel timbrado, formulários e documentos longos. Por mais bem-intencionados que meus colegas de trabalho possam ser, eles não são muito conhecedores do Word e / ou pensam que são gênios criativos e geralmente acabam destruindo o próprio guia de marca e estilo que eu trabalhei duro para criar. Tentei bloquear o Word, mas é bastante peculiar e causou muita dor de cabeça para as pessoas ativarem o Show / Hide ou aprenderem como os estilos do Word funcionam. Eu também tentei treinar proativamente as pessoas sobre como usar o Word da maneira "certa", mas não está funcionando. Em um mundo perfeito, todos os documentos seriam enviados ao meu escritório, onde eu poderia garantir o design deles antes de ir ao público, mas isso não é possível aqui.

Alguém pode sugerir a melhor maneira de proteger nossa marca e ainda permitir que os colegas escrevam seus próprios documentos? Software diferente, fluxo de trabalho, qualquer coisa ???

branding microsoft-office

— Andy Shaffer
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Qual é o tamanho da organização?

— e100

Somos um distrito escolar público urbano. Mais de 200 usuários no nível do distrito.

— Andy Shaffer

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É uma questão de política, não de tecnologia.

Você deve ter um documento de guia de estilo de identidade de marca de alguns tipos que mostre o uso apropriado dos elementos visuais e o que fazer e o que não fazer com eles.

Os modelos podem ser fornecidos como cortesia - mas deve ser uma política: "Todos os materiais distribuídos devem aderir ao Guia de estilo. Todos os materiais de marketing devem ser revisados por [insira seu nome ou departamento] antes de assinar a produção e distribuição . "

— DA01
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E a política tem que ter dentes. É uma questão de negociação com o nível mais alto da burocracia a que você tem acesso, mas tem que vir do topo ou o mais próximo possível do topo.

— Alan Gilbertson

Obrigado DA01! Concordo plenamente e expressei isso aos meus superiores. Estamos continuamente lutando e educando a alta gerência para ver o quão importante nosso papel na organização é e, ainda mais importante, a qualidade e a consistência de nossa identidade visual. Estar em público, essa batalha vai demorar um pouco. Acho que é por isso que estou procurando uma solução tecnológica que possa implementar muito mais rapidamente do que uma burocrática. Minha outra questão é que meu escritório tem apenas 2 pessoas e não há dinheiro para expandir e cobrir a carga de trabalho de provas, portanto novamente para uma solução de tecnologia.

— Andy Shaffer

Oh, mais uma coisa. Eu implementei um guia de estilo com a implementação, no entanto, temos um problema com a proficiência do Word entre os usuários. Não é que eles não querem seguir minhas orientações, é que eles não sabem como ... outro motivo para trancá-lo.

— Andy Shaffer

O problema é que não é um problema de tecnologia, portanto, jogar a tecnologia nela realmente não prejudicará as coisas e, se for o caso, apenas acrescentará mais chaves às engrenagens da burocracia. Quanto à proficiência em software para desktop ... isso é um problema em todos os lugares ... e você descobrirá que isso é apenas mais uma desculpa para o usuário final encontrar alternativas para usar seus modelos bloqueados. Você definitivamente tem seu trabalho cortado para você, infelizmente. : /

— DA01 31/01

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Eu concordo 100% com o comentário de DA01. Sem algum tipo de mandato vindo de cima, qualquer tentativa técnica pode ser prejudicada à vontade.

No entanto, o Word possui um recurso "Proteger documento". No Office 2003, isso só permitia a edição de comentários. No Office 2007, você pode criar formulários e permitir que apenas os formulários sejam editados. Parece fornecer um controle bastante decente, mas não tenho certeza de como isso afetaria seus designs (por exemplo, layouts de várias páginas etc.)

Não sei como isso funciona na prática. Usei regularmente a pasta de trabalho / planilha de proteção no Excel (com bons resultados), mas nunca tentei implantar um documento protegido do Word. Boa sorte!

Clique em "Proteger documento" na guia Revisão da faixa de opções para obter esta caixa de diálogo:

Caixa de diálogo Proteger Documento

— Farray
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Isso é útil saber. Eu odiava tanto o "Ribbon" (qualquer coisa que me atrapalhasse ou diminuísse o ritmo) que perdi em 2003. Acontece que todos os meus clientes experientes em tecnologia fizeram o mesmo, por isso são as pessoas desafiadas pela tecnologia que têm 2007 e 2010. Ao contrário da pesquisa de UX da Microsoft, as novas versões são muito mais difíceis para essas pessoas trabalharem, porque o estilo da interface do usuário é muito diferente de todos os outros aplicativos.

— Alan Gilbertson

@ Alan Uma das coisas boas da faixa de opções é que tudo agora possui um atalho de teclado. Na versão antiga, alguns itens só podiam ser alcançados com as teclas de seta do menu ou com o mouse.

— Farray

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há uma certa ironia nisso, você não acha? :) A melhoria do kbsc certamente se qualifica para um prêmio de "recurso menos detectável" ... certamente não foi mencionado no hype. É a única coisa que teria me vendido na nova interface do usuário.

— Alan Gilbertson

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Configure seu cabeçalho e / ou rodapé, conforme desejado.
Insira uma quebra contínua na primeira linha do documento.
Crie o restante do seu documento, conforme desejado.
Proteja o documento como um formulário, certificando-se de que a primeira seção (a parte anterior à sua pausa contínua) seja a única seção protegida.
Salve seu documento.

— Ryan
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Criação para quê? Entrega física ou entrega eletrônica?

Entrega física - tenha um cabeçalho / papel timbrado impresso por uma imprensa comercial. Em seguida, peça aos funcionários que usem essas peças pré-impressas nas impressoras de escritório. Forneça apenas uma estrutura do Word para que não excedam os gráficos pré-impressos.

Entrega eletrônica - acho que não há muito o que fazer. Palavra é ... bem ... palavra.

— Scott
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Provavelmente, essa não é uma opção para organizações menores, mas empresas maiores podem empregar sistemas de preparação de documentos em seus fluxos de trabalho.

O conteúdo seria preparado através de um conjunto de formulários ou apenas de um processador de texto comum. Em seguida, seria entregue a um sistema de preparação de documentos como LaTeX, ConTeXt, Halibut etc., que aplicaria o modelo apropriado a ele.

Muitas soluções de ECM fornecem esse tipo de funcionalidade. Você pode até digitalizar documentos físicos existentes, digitalizando-os e produzindo um PDF consistente com sua marca.

Além disso, ainda não tentei isso, mas supostamente o InCopy e o InDesign podem ser usados para implementar fluxos de trabalho gerenciados entre designers e redatores, mesmo em pequenas organizações.

— Lèse majesté
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No Word 2010, você pode restringir a edição de modelos para permitir apenas a edição de conteúdo (sem alterações de formato), o que ajuda bastante. Abra "Revisão" nas barras de ferramentas Selecione "Restringir edição" E, em seguida, configure de acordo com suas necessidades.

— Scott Jones
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