O que fazer quando um cliente não está gerenciando o projeto e está custando tempo / dinheiro

Sou designer freelancer há cerca de 7 anos, mas, mais recentemente, tenho funcionado mais como uma agência com projeto privado e com alguns funcionários ... Queria obter alguns conselhos sobre algumas questões que sempre me incomodam com os clientes não aderindo ao agendamento .....

No momento, estou sendo contratado por uma empresa por projeto, vamos chamá-los de "A Agência" para fazer o trabalho de design para seus clientes (a Agência faz a estrutura de arame) ...

A Agência lida com o cliente e retransmite o feedback do projeto para mim (a agência me paga pelo trabalho).

A Agência e eu concordamos com um cronograma para o feedback do projeto e do cliente (resposta em 2-3 dias do cliente) para tentar cumprir seu prazo já muito apertado.

Eu cumpri todos os prazos de design, no entanto, o cliente está demorando mais de uma semana para receber feedback, o que eles realmente não conseguiram muito bem e, como resultado, afetará inevitavelmente o prazo (passou muito além da contingência agora).

O problema é: o atraso agora está se esgotando nos dias que reservei em outros projetos. Além disso, reservei um desenvolvedor cuja agenda também está sendo afetada.

Por fim, a falta de adesão ao cronograma acordado está afetando o cronograma de duas outras pessoas.

A Agência está agora me perguntando o que posso fazer para cumprir o prazo.

A única maneira de fazer isso é trabalhando à noite e nos finais de semana, o que significa que eles têm meu tempo livre ou contratam outro recurso para trabalhar em conjunto conosco - obviamente, esse será um custo adicional que eu acho que eles devem pagar pois, devido à falta de gerenciamento de clientes.

Pensamentos sobre como todos vocês lidam com situações como essa?

Isso aconteceu algumas vezes e eu o obriguei, mas agora está afetando meus outros trabalhos e custos, que acabam se resumindo à falta de gerenciamento.

Obviamente, não quero parecer frustrado, mas sinto que os limites precisam ser definidos.

Eu não estabeleci um contrato ou termos com eles (o que claramente terei para o futuro) - então ficaria feliz em apontar para quaisquer recursos que mostrem o que as outras agências chamam de ....

Quaisquer outras sugestões / experiências que você teve seria ótimo ouvir ...

Obrigado!

— pixellator
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Se este projeto envolve desenvolvimento de software (ou outros tipos de trabalho com características semelhantes), entenda as realidades brutais do agendamento. A chave, então, é como todos os envolvidos respondem e gerenciam essas realidades, e "cumprir um cronograma" geralmente não é possível sem reduzir o escopo do trabalho. Parece que você tem uma barreira de comunicação com o cliente neste caso; um maior compartilhamento de informações colocaria todos em uma posição melhor para lidar com os problemas do cronograma.

— jpmc26

Respostas:

Na verdade, tenho exatamente essas cláusulas no meu contrato.

O Cliente concorda em revisar o trabalho dentro de X dias após o envio pelo Designer.
O Designer procurará cumprir todos os prazos estabelecidos; no entanto, se o Cliente não revisar o trabalho em tempo hábil, o Designer não será responsável por prazos perdidos.

Portanto, se esse cliente vale a pena fazer o trabalho, E se você acha que pode balançá-lo fisicamente (porque às vezes você não pode sem um Time-Turner ou um TARDIS), escreva um escopo de trabalho (mesmo que seja apenas um email) ) detalhando o que você fará, quando a Agência DEVE receber feedback e quais serão as cobranças urgentes.

Dependendo do tamanho do projeto, da importância do cliente e do quão difícil será fazer isso, eu cobraria de 150 a 200% do meu tempo de cobrança original (por isso, se você normalmente cobra US $ 1,00 por X, cobra US $ 1,50 a US $ 2,00).

A agência deve absolutamente pagar pelo seu tempo de má gestão. Não é sua culpa se eles cumpriram um prazo, e você tem outros clientes e funcionários que estão sendo afetados por isso.

Não há nada de errado em estabelecer esses limites. Você pode verificar o contrato de amostra da AIGA, se precisar de idioma.

— Lauren-Clear-Monica-Ipsum
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"O Designer se esforçará para cumprir todos os prazos estabelecidos; no entanto, se o Cliente não revisar o trabalho em tempo hábil, o Designer não será responsável por prazos não cumpridos". - OURO ali. Normalmente, incluo uma cláusula que afirma que, se o cliente optar por gastar mais tempo ALÉM do prazo esperado, ele o fará a uma taxa horária. Digamos que você dê ao projeto 4 semanas a 20 horas por semana. Se você entregá-los (como prometido) 2 logotipos brilhantes e eles fizeram uma "festa do vinho" e decidiram começar de novo, eles podem pagar mais pelo seu tempo ou receber o que pagaram.

— ElCavador

@elCavador Sim; meus contratos têm três rodadas de revisões e qualquer coisa depois disso é cobrada a cada hora. Fico feliz em ver tantas pessoas na mesma página aqui! :)

— Lauren-Clear-Monica-Ipsum

Se você já concordou com o preço de um contrato, e esse contrato não descreve nenhuma penalidade para o seu cliente devido ao fato de ele não cumprir a linha do tempo, isso significa que isso lhe custará dinheiro.

No futuro, você precisará ser muito mais explícito no seu contrato com este cliente.

Eu sugeriria o seguinte tipo de cláusula:

"A estimativa depende de ambas as partes cumprirem o cronograma. O pagamento final deve ser acordado com base na data completa. Se o cronograma do projeto mudar, qualquer trabalho completamente publicado após o prazo final será cobrado à nossa taxa horária de US $ xxx"

— DA01
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Obrigado, eu imaginei isso. É um cliente com quem trabalho regularmente e simplesmente não tivemos tempo de fazer nenhum acordo, pois estávamos muito ocupados trabalhando, o que não é desculpa, mas esse é um momento em que isso se torna absolutamente necessário. Agradeço o conselho, obrigado!

— Pixellator

@pixellator Eu chamaria isso de taxa de abandono ou taxa de cancelamento. Seu cliente cancelou a parte empregado / subcontratado / fornecedor / desenvolvedor do projeto. Seu desenvolvedor teve que reservar um tempo que agora não pode ser cobrado (assumindo o pior cenário), então o Cliente agora deve a Dev uma taxa de abandono para compensar os salários perdidos.

— Lauren-clear-monica-ipsum

Como alternativa, talvez um retentor funcione. Com um retentor, você garante X horas por mês por US $ x. Cabe ao cliente usar essas horas. E, se o fizerem, terão que priorizar as coisas e aguardar o próximo mês para fazê-las.

— DA01 17/07/2015

Obrigado a todos, este é um ótimo insight e conselhos úteis. Eu não tinha pensado em uma taxa de cancelamento ou em um retentor, mas agora analisarei os dois. Obrigado novamente!

— Pixellator

"dizendo que eles não podem acomodar custos de horas extras" #redflag - 100% você deve considerar esse tipo de situação daqui para frente. Sim, eles podem, eles simplesmente não querem pagar por isso. Eu estive por esse caminho da pior maneira possível que você pode imaginar. Não pretendo ser negativo, mas é extremamente desrespeitoso não respeitar o relógio. Eu já vi isso no desenvolvimento e pós-produção de software. O prazo final do projeto é dia 11. Prod acha que eles têm até o dia 10 para iniciar suas animações. Eles não são responsáveis por testar yada yada yada. Parece que você tem um diálogo saudável com eles. Boa sorte.

— ElCavador

Esse é um problema muito comum quando se trata de trabalho criativo ou na web. A maneira como vi outras agências lidarem com isso e a maneira como lidamos com isso é especificar a duração do engajamento durante o estágio de estimativa ou lance, com isenção de responsabilidade de que o trabalho além do engajamento original é cobrado separadamente.

— Max Tokman
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