Sem distrações
O mais importante é: você não precisa se incomodar o dia inteiro com pedidos de vendedores, telefone e outras distrações. Se você trabalha com uma equipe, uma delas deve ser o gerente e cuidar de todas essas coisas.
Não apenas as distrações causam perda de tempo, mas também causam erros, porque desviam a atenção de você e de sua equipe. Pela minha experiência, esse é um fator enorme que afeta a produtividade. Se você precisar atender muito o telefone, isso precisa ser alterado; as pessoas precisarão se acostumar a escrever para você, conversar com o gerente ou usar o sistema de pastas que mencionei no próximo ponto. Isso é realmente importante.
Pastas
Cada projeto deve ter uma pasta com um número. Todos os arquivos devem ser nomeados adequadamente para recuperação rápida quando arquivados ou quando você precisar trabalhar nele.
Cada pasta deve ser preenchida pelo vendedor com instruções claras; deve haver um local para tamanho, cores, data de recebimento, data de entrega e anotações sobre os arquivos já fornecidos. Se houver pressa, isso deve ser aprovado pelo departamento de estimativa ou por quem estiver fixando os preços dos projetos. Caso contrário, você acabará fazendo pressa que não é realmente rápida.
Quando você recebe uma pasta, se essas instruções não estiverem claras ou incompletas, o gerente (ou você) deve enviá-la de volta ao vendedor com uma nota sobre o que está faltando. Esta pasta volta no final da linha! Com o tempo, os vendedores acabam tendo mais cuidado, pois sofrem com a falta de cuidado e atenção; mas você economizará muito tempo dessa maneira e seu fluxo de trabalho não será interrompido ou desacelerado por causa disso.
O que também é conveniente sobre as instruções é que você pode verificar seu próprio trabalho mais facilmente. As instruções devem ser escritas na forma de pontos de marcador, como 1.2.3.4 .... Depois de executar uma linha de instrução, você pode colocar uma marca de seleção ao lado. Dessa forma, você não esquece nada. As instruções não precisam ser escritas em grande parágrafo ou serão confusas.
A maneira como você pode criar essas "pastas" é usar envelopes marrons normais ou criar envelopes de tamanho grande que possam ser reutilizados; e em cada um deles use folhas impressas de 17 x 11 "dobradas em 2 e imprima campos e linhas nelas como um folheto que será preenchido pelo seu pessoal de vendas. Cada conjunto de provas deve ter sua própria pasta para evitar confusão. E tudo isso as folhas devem ser facilmente encontradas no envelope, dessa forma, você sempre terá referências se precisar verificar algo das provas / solicitações anteriores.
Preencher papéis pode parecer irritante às vezes, mas quando você tem coisas escritas, você tem provas e também tem referências em que pode confiar se sua memória falhar. Especialmente com muito estresse, realmente ajuda a usar um sistema com uma trilha de papel como esta. Também obriga os outros departamentos a fazerem seu trabalho adequadamente, para que você não perca tempo fazendo "quebra-cabeças" ou gastando tempo com coisas que não deveria. Você não precisa se levantar para mudar um quadro, basta preencher suas pastas e colocá-las com a prova.
Pressa
Não há como você parar com isso e algumas empresas ganham muito dinheiro simplesmente porque podem oferecer pressa que outras não. É possível que você trabalhe para um deles! Portanto, a única coisa que você pode fazer é garantir um fluxo de trabalho eficiente e que nenhum projeto o retarde.
Mas há alguns limites para o que pode ser feito. O que precisa ser feito primeiro é avaliar quantos projetos podem ser feitos em um dia e quantas pressas, em média, também precisam ser feitas.
Normalmente, seu departamento de estimativa ou as pessoas que definiram os preços dos empregos devem SABER quantas horas devem ser gastas em cada projeto e você também deve ser informado sobre isso. Logicamente, se você trabalha 8 horas por dia, eles precisam planejar cerca de 5 a 6 horas no máximo de projetos normais e deixar de 2 a 3 horas para a corrida. Menos ainda se contar a hora do almoço e fazer uma pausa. Dessa forma, você terá tempo para um certo número de projetos que precisam ser realizados naquele dia e ainda terá tempo extra para emergências imprevisíveis. E se você não tiver pressa um dia, você simplesmente começará os projetos do dia seguinte! É assim que você sempre faz tudo pontualmente.
Seus gerentes não podem lhe dar 14 horas de trabalho por dia e adicionar pressa, e esperam que você chegue a tempo; em algum momento, a qualidade diminuirá e / ou você queimará! E de qualquer maneira, não faz sentido; você não pode criar tempo, só pode usá-lo melhor! Se eles querem isso, precisarão contratar mais designers ou um gerente para que você possa trabalhar em paz e em tempo integral nos projetos.
Se o seu chefe solicitar solicitações especiais, você as fará, mas elas devem se encaixar no tipo de sistema mencionado acima. É totalmente normal que ele faça isso e deve simplesmente ser considerado uma correria; mas se você puder conversar livremente com ele e perguntar se isso pode ser feito como um projeto normal, ele ficará feliz em lhe dar mais tempo para essas solicitações. Afinal, é da conta dele e ele está lá pelo dinheiro.
Cronograma
Como explicado acima, cada projeto deve ter um período de tempo preciso calculado para cada um deles. Você pode usar um gráfico de Gantt se ele puder ajudá-lo a visualizar melhor o fluxo de trabalho, mas, francamente, é algo que os departamentos que preparam o trabalho para você devem usar. Com um fluxo de trabalho rápido de 2 dias, é quase inútil perder tempo corrigindo o gráfico.
Uma coisa: não prometa demais para agradar os outros. Seja realista. Não sei como é o ambiente em que você trabalha, mas geralmente todos os departamentos acabam implorando aos designers solicitações extras ou mais atenção ao seu próprio projeto. Você precisa ter cuidado com isso e seguir as agendas de suas próprias pastas e respeitar as datas de entrega dos projetos que foram planejados e a corrida real. Caso contrário, você acabará penalizando a si mesmo e aos outros colegas de trabalho que estão bem organizados.
Nomeação de arquivo
Este é um sistema que funciona muito bem:
Qual é a sua convenção de nomenclatura de arquivos usada para controle de versão?