Fluxo de trabalho é a resposta.
Existe uma aplicação chamada InCopy para trabalho colaborativo.
http://www.adobe.com/products/incopy.html
Isso resolve o problema de texto.
Para Fotos, você pode ter as fotos em um disco rígido compartilhado e substituir o arquivo por outro com o mesmo nome.
Mas lembre-se de que pessoas que não conhecem o design gráfico tomam, às vezes, decisões idiotas, por exemplo, atualizam uma imagem de baixa resolução com uma proporção ou modelo de cores completamente diferente.
O mesmo com o texto. Alterar texto pode significar que uma linha é empurrada para fora da página e o texto se torna
Entendeu a ideia?
Você também precisa educar seus clientes. Certa vez, liguei para o meu médico e pedi um medicamento geral toda vez que quis mudar minha doença. Isso não funcionou muito bem.