Aqui está um problema comum de fluxo de trabalho de design, provavelmente mais relevante para designers internos, mas também para agências que possuem muita equipe de redação ou pesquisa que não seja de design ou freelancers que trabalham com escritores internos. Muitos designers o encontram e têm uma maneira de lidar com isso: estou interessado no que nossa experiência coletiva de design pode oferecer para a melhor maneira de lidar com isso.

Aqui está o problema:

• Estou fazendo um layout de texto e imagens e preciso enviar rascunhos iniciais aos escritores para edição de cópias.
• Esses escritores não têm software de design e nunca terão: comprá-lo não é uma opção. Suponha que eles tenham o MS Office e que talvez uma pessoa no escritório possua o Acrobat, mas eles não podem acessá-lo facilmente. (No meu caso, essas pessoas são escritores e especialistas em pesquisa, existem muitas, e copiar e editar e escrever para projetos é uma pequena parte do que eles fazem)
• A edição da cópia depende um pouco do layout: os escritores precisam ver o fluxo da página para ver como cada pedaço se encaixa e quanto espaço eles têm para cada pedaço. Estou pensando em casos como infográficos e diagramas com rótulos detalhados, nos quais o texto, as imagens e o layout andam de mãos dadas, em vez de casos como livros ou layouts de revistas, onde dizíamos "dê ao designer entre XXX e YYY palavras e confie neles ".
• O layout nesse estágio não precisa ser exato, mas eles precisam ter uma ideia. Não importa se o que eles enviam de volta para mim é uma bagunça visual, apenas extrairei e utilizarei o texto editado

Então, quais são os melhores métodos para fornecer às pessoas uma aproximação aproximada editável de um layout?

Idealmente, qualquer resposta deve ser melhor do que o meu método atual - que é enviar por e-mail PDFs mostrando o layout aproximado ao lado de documentos planos do Word com o texto, esperando que os escritores compreendam e respeitem o layout e entendam quanto espaço eles têm ... raramente fazem ... e como a cópia e edição de cópias de projetos é uma pequena parte do que elas fazem, é improvável que isso mude.

Idealmente, deve ser menos complicado e demorado do que criar um formulário PDF separado e recriar todas as caixas de texto como um elemento de entrada para criar um tipo de PDF editável ou recriar uma aproximação do layout manualmente algo como o Word.

Aceito respostas que começam com qualquer software de design comum. No meu caso, é principalmente o Illustrator, mas os truques que funcionam com desenhos no InDesign, Photoshop, Corel, Inkcape etc. são relevantes.

Eu tenho feito minha própria pesquisa e encontrei uma opção que parece funcionar bem. Ele fornece ao escritor uma versão imperfeita, mas quase precisa, do layout para trabalhar, e leva quase pouco tempo para o trabalho real ser produzido.

É baseado em transformar um PDF em um documento do Word ... cuja própria idéia me faz sentir impuro ... mas parece funcionar, e o redator que eu usei como cobaia experimental disse que achava mais fácil trabalhar para definir layouts dessa maneira.

• Crie um programa que faça um trabalho decente de transformar PDFs em documentos do Word. O Nitro PDF Pro é surpreendentemente bom / não horrível até agora, e há uma versão on-line gratuita, se você não se importa em esperar 20 minutos e confiar no seu trabalho com um serviço remoto de terceiros. Também vi uma recomendação para essa outra ferramenta on-line gratuita, mas ainda não a tentei
• Salve / exporte como PDF, use a ferramenta para convertê-lo
• (opcional) Lave as mãos e o rosto e peça perdão aos deuses do design
• (opcional) Adicione alterações de faixa, notas e algumas palavras feias e amarelas destacadas nos bits principais que precisam de atenção especial, para lembrar a todos os envolvidos (inclusive a você mesmo) de que não deve parecer bom, é um documento do Word ... e que esses bits onde o texto está sendo cortado aleatoriamente é bom para isso, realmente, eles são bons ...
• Envie para os redatores ou editores com instruções claras
• Copie suas edições de volta para o programa de design real e jogue a palavra doc - que agora é provavelmente grotescamente deformada - no abismo, para nunca mais falar sobre isso. Ele cumpriu seu objetivo.

O que você precisa é de um fluxo de trabalho do InCopy com InDesign. O InCopy faz exatamente o que você precisa (e é feito exatamente para esta tarefa). Francamente, não há mais nada lá fora que não envolva soluções alternativas do klugy.

Com o InCopy, seus editores e gravadores de cópias trabalham com o layout exato, eles podem ver exatamente como a cópia flui e para onde será exagerada, mas não podem alterar o layout nem atrapalhar o design. Não é uma curva de aprendizado acentuada para um redator experiente. Você também tem estilos de parágrafos exatos com os quais eles podem trabalhar, para que nunca tenha dúvidas sobre o que acabará no layout. Anne-Marie Concepcion , que é uma das melhores do ramo nesse assunto, tem toneladas de informações aqui e no lynda.com . Há um excelente white paper aqui .

Trabalho na indústria editorial há 15 anos e esse é realmente um desafio. Minha conclusão é que o fluxo de trabalho deve mudar; até agora não há solução perfeita para esse problema. Se o editor economizar tempo, você não. Se você economizar tempo, ele não;)

A maioria dos editores não possui uma assinatura da Adobe. Nesse caso, esqueça o InCopy e, especialmente, esqueça de fornecer seus arquivos editáveis.

Salvar um PDF como texto forçará você a reinserir todo o texto revisado novamente no Indesign. Se você estiver bem com isso, pode funcionar para você. Tudo bem para um passageiro, mas essa é outra história para livros. Também descobri que obtém melhores frases fluidas ao exportar de PDF para XML / HTML do que .doc. A conversão para o Word de PDF às vezes pode quebrar todas as frases e criar hifenizações "falsas".

De qualquer forma, grandes edições sempre devem ser feitas ANTES do layout. Para a revisão, é diferente porque as revisões geralmente são pequenas e não há grande edição necessária. Um cliente responsável (ou ciente) pagará primeiro a um editor real para revisar a estrutura do texto, verificar fontes, capítulos e parágrafos separados, etc. Esses dois trabalhos são totalmente diferentes, embora muitos revisores gostem de se chamar editores. Finalmente, um texto final é entregue ao designer, uma prova será produzida, enviada ao revisor e pequenos ajustes serão feitos. Até a prova ser totalmente aprovada.Esse é o fluxo de trabalho real para isso e, de longe, o mais eficiente para todos e o mais econômico em tempo e dinheiro. Talvez você simplesmente não possa fazer dessa maneira.

Indesign com um arquivo de texto / Word vinculado

A menos que você tenha importado o arquivo do Word para o Indesign como um link, esse arquivo do Word não atualizará o texto no Indesign, mesmo que tenha sido modificado. Mas é possível vincular um arquivo do Word da mesma maneira que você vincula uma imagem no Indesign e, quando o arquivo do Word for atualizado, o texto do Indesign também será atualizado. Porém, não funciona ao contrário; alterar o texto no Indesign não atualizará o arquivo do Word!

Portanto, isso ainda é uma opção se o editor precisar apenas fazer revisão e edição básica. Não é muito bom para edição real (por exemplo, alterar uma frase inteira para outra, adicionar frases etc.) É outro tipo de fluxo de trabalho que tem alguns limites; por exemplo, você pode precisar ajustar o arquivo Indesign após uma atualização, se tiver uma muitos elementos gráficos misturados com o texto. Essa solução é melhor para relatórios, romances, fichas técnicas etc.

Sem ver seu layout, parece ser o mais próximo que você pode chegar de "[editores] podem editar dentro do layout ou, pelo menos, dentro de uma aproximação desse layout".

O editor pode ver uma aproximação do design, pois você pode combinar suas folhas de estilo do Word com o Indesign. Portanto, mesmo quando eles atualizarem algum estilo de texto no Word, ele também será atualizado no Indesign (se você desejar). Eu acho que você sempre pode adicionar as imagens no arquivo de palavras, mas forçar o InDesign a ignorá-las; adicionar as imagens no Word serviria apenas como referência para os editores / revisores.

Comentários do Adobe Acrobat

Foi assim que achei as mais flexíveis, versáteis e eficientes até agora. Qualquer pessoa pode usar o Acrobatto para adicionar comentários, deixa um rastro das alterações, é fácil de seguir, há até caixas de seleção para marcar as revisões que foram feitas ou não, etc.

Ele não destrói seu layout, mas você precisa atualizar cada revisão uma por uma no Indesign ou o software que você usou para o layout ...! Portanto, sim, essa opção pode ser um pouco deprimente quando você não recebeu um texto final e recebe um PDF com 150 comentários.

Veja mais detalhes aqui:

Como adicionar notas ocultas aos desenvolvedores nas maquetes de projetos?

De outros

Existem plugins disponíveis para isso. Infelizmente, não posso recomendar nenhum, pois nunca os testei completamente nos produtos Indesign ou Adobe. Mas você sempre pode investigar isso.

Eu acidentalmente tropecei sobre isso hoje fazendo algo completamente diferente, e tive que voltar e experimentá-lo, e parece que pode realmente funcionar. Só o fiz com uma única prancheta .ai; Eu não tentei várias páginas.

• Salve o arquivo .ai como um pdf. (Eu tenho. Ai 5.5)
• Abra o pdf no Adobe Acrobat Pro (tenho 10.1.15)
• Salvar como: Microsoft Word. Demorou cerca de um minuto para se transformar em um documento do Word, e o arquivo do Word tinha cerca de 7 MB, mas manteve seu layout e tipo de maleabilidade perfeitamente, portanto, se seu redator quiser alterar um pouco o texto ou o layout, parece que ele funcionaria.

Eu tenho procurado por essa funcionalidade há anos! Esta é uma nova função? Eu nunca tinha visto isso antes, mas parece que funciona! (Eu ainda estou em descrença). Isso existe desde sempre e eu apenas moro embaixo de uma pedra? Bem possível.

Não importa se o que eles enviam de volta para mim é uma bagunça visual, apenas extrairei e utilizarei o texto editado

Se você não precisa deles para apresentar um layout limpo, acho que sua solução atual é a melhor, com alguns ajustes.

Marque o layout (no programa de layout) com os pontos problemáticos. Coloque uma grande caixa vermelha em volta do texto overset ou pinte-a de magenta ou qualquer outra coisa. Diga algo no e-mail como "você vê a seção destacada? Preciso que você recorte cerca de 20 palavras. Edite o documento do Word de acordo."

Exporte um PDF comum com o layout aproximado e anexe um documento do Word. Em seguida, o escritor edita o documento do Word, que você repõe e, a partir daí, pode fazer o ajuste fino.

Talvez a parte problemática do processo seja que você não está dando aos escritores uma orientação clara sobre o que precisa ocorrer para resolver o problema de layout.

Você já experimentou uma ferramenta de revisão on-line como o ProofHQ ? Ele permite que você compartilhe mais de 100 tipos de mídia e os revisores / comentadores não precisam do aplicativo original em que foi criado. portanto, pessoas internas ou externas que precisam contribuir, podem, sem serem elas próprias projetistas.

Caso alguém ainda esteja tentando resolver esse problema, acesse o Adobe Acrobat Professional e exporte para o PPT. Funciona maravilhosamente!

Se você já possui a cópia, não pode copiar / colar no documento e exportar um pdf? É o que eu costumo fazer. As alterações na cópia podem ser feitas com bastante rapidez no Illustrator / InDesign / etc., e ver a cópia real in situ geralmente é útil se estou tentando dizer algo como "precisamos reduzir a quantidade de cópias" ou "isto a lista de itens deve ser realmente apresentada de tal maneira ".

Se estou lidando apenas com o layout (ou ainda não tenho cópia), ainda gosto de Lorem Ipsum. É verdade que você precisa explicar o que "esse material latino" é de tempos em tempos, mas ainda é um método muito eficaz de mostrar o fluxo de texto, etc. Ainda envio um arquivo .pdf, pois é um padrão de fato e não requer um layout financeiro para o leitor (para o registro, você também pode abrir arquivos do Illustrator no Acrobat Reader).

Se você tem um cliente que tem um computador, mas se recusa a instalar um leitor de .pdf hoje em dia, parece um pouco estranho - para uma revisão direta de documentos, é o método mais fácil e barato de compartilhar (e foi de fato inventado para esta mesma razão). Isso me lembra um cliente que eu estava fazendo um layout da Web, até alguns meses atrás, insistia em visualizar todas as páginas usando o IE6. Talvez você possa sugerir que instalem o Acrobat Reader (ou o seu leitor .pdf gratuito preferido) como um método para "otimizar o processo de revisão" (ou algum outro eufemismo politicamente correto). Eles também podem visualizar o arquivo diretamente em um navegador da Web sem precisar instalar um leitor de .pdf (seus resultados podem variar dependendo do navegador e da versão).