Responderei da perspectiva de um escritor de software e de alguém que foi casado recentemente.
Primeiro, como dpollitt menciona, você não terá nenhum software que faça as pessoas ilógicas agirem de uma maneira ordenada e lógica. Você está em uma festa. As pessoas serão felizes, tristes, irritadas, bêbadas, esnobes, malcheirosas, barulhentas, tímidas e praticamente tudo o que estiver no meio. A obtenção de um software que executa qualquer tipo de processo requer o consentimento do grupo. E você não vai nem chegar perto de consentir. É provável que você nem consiga que o grupo chegue a um acordo sobre o que significa consentimento.
Agora, do nosso lado (como cliente, e as pessoas terão opiniões diferentes como clientes), dissemos ao nosso fotógrafo que queremos tal e tal foto (como caminhar pelo corredor ou sair da limusine). Então dissemos que queríamos fotos familiares estruturadas.
O que nosso fotógrafo fez foi trabalhar conosco e com o local. Ele se certificou de que, assim que a cerimônia terminasse, antes que alguém tivesse a chance de se mover o suficiente para sair de seus lugares, a equipe trouxesse bebidas e aperitivos, e basicamente criava uma espécie de muro de bloqueio que mantinha todos no mesmo área. Então ele conseguiu as fotos formais. Todo o processo foi realizado em cerca de meia hora. Por nossa parte, instruímos as damas de honra e os padrinhos a dizerem silenciosamente a todos para esperarem fotos. Em seguida, proibimos totalmente câmeras de qualquer tipo. A única maneira de tirar uma foto é se você trabalhou com o nosso fotógrafo. Também instruímos a dama de honra e o padrinho a trabalhar com o fotógrafo e a "buscar previamente" qualquer pessoa que se afastou.
Por fim, instruímos as "pessoas-chave" (pais e líderes da família etc.) a espalhar a notícia de que esse fotógrafo precisa passar por algumas cenas "roteirizadas";
Em suma, nosso processo foi tranqüilo, nosso fotógrafo foi incrível e foi uma ótima experiência.
As principais coisas que nosso fotógrafo fez para que isso acontecesse foi trabalhar conosco. Ele sugeriu fortemente que movêssemos as coisas e fizéssemos os aperitivos e bebidas agirem como uma parede. Ele nos disse o que precisava ser feito e depois descobrimos como. Mais importante ainda, quando chegou a hora, ele assumiu o comando da situação. Ele era bastante, educado e firme. Nós sabíamos que ele ia fazer isso, ele nos disse, então o apoiamos. "Mas eu não quero tirar uma foto assim." foi respondido por mim ou por minha esposa: "Esse cara é profissional, você fará o que ele diz, é por isso que o contratamos". Esse tipo de trabalho em equipe manteve a festa em movimento e as fotos foram tiradas, e foi uma experiência maravilhosa.
Então, meu conselho para você é:
- Jogue com as pessoas, monte algum tipo de distração para que elas não fiquem esperando na fila como uma dança horrível no ensino médio.
- Trabalhe com a noiva e o noivo, diga a eles o que esperar. Eles têm muito poder naquele dia. Use-o para sua vantagem.
- Trabalhe com damas de honra e padrinhos. Lembre-se de que eles são a equipe do casamento. Use-os como tal. Faz parte do acordo.
- Tente encontrar uma maneira de tornar as "fotos" mais valiosas. Minha esposa e eu banimos as câmeras (nosso fotógrafo ficou chocado). Essa foi a nossa (realmente minha) regra. Eu não queria 100 fotos ruins no Facebook. Mas você não precisa ir ao extremo. Apenas faça com que as pessoas sintam "Bem, se eu quero a foto X, preciso esperar minha vez / trabalhar com o fotógrafo". Talvez este possa ser o "único" disparo do estrado. Ou com as "grandes luzes" etc. etc.