Qual é a melhor maneira de abordar os usuários que armazenam e fazem streaming de músicas na sua empresa?

Temos um número de usuários que possuem MP3s em seus diretórios pessoais armazenados em nosso servidor de arquivos centralizado. Isso afeta negativamente o tempo que nossos backups demoram, quanto espaço em disco precisamos, etc. Pensei em enviar e-mails para as pessoas removê-lo com um aviso de que ele seria excluído em um determinado dia, mas eu não sinta que este é o caminho certo para fazer isso. Muitos desses funcionários têm música porque os ajuda a trabalhar com mais eficiência e eles não têm quantidades excessivas, mas a quantia em soma entre todos os funcionários ainda é significativa.

Eu vim com algumas idéias, mas cada uma tem seus próprios problemas:

• Idéia : permitir que os usuários transmitam música em vez de armazená-la
• Problema : ocupa muita largura de banda
• Idéia : Mova toda a música para as máquinas locais dos usuários
• Problema : Isso exigiria um esforço significativo da parte do meu departamento e seríamos responsáveis ​​por redirecionar os diretórios padrão do iTunes nos computadores das pessoas, para que os dados fossem armazenados localmente.
• Idéia : Incentive as pessoas a comprar seus próprios MP3 players portáteis, aproveitando nosso desconto corporativo para oferecer aos funcionários players com desconto
• Problema : alguns de nossos usuários ouvem podcasts, algo que achei extremamente benéfico no meu trabalho e talvez não tenha um computador em casa para sincronizar com

Quais são algumas boas maneiras de lidar com o respeito aos nossos usuários e obter os benefícios de produtividade e moral que a música oferece sem ter que armazenar as músicas dos usuários em nosso servidor de arquivos?

Eu ficaria tentado a pedir à gerência sênior que enviasse um e-mail "remova e não faça de novo" - então você pode fazer uma verificação mensal e fornecer à gerência uma lista das pessoas que ainda o fazem.

Não é um problema técnico, portanto, não o faça.

Faça o que fizer, você precisará de suporte gerencial para isso. A TI raramente pode definir suas próprias políticas sem esse suporte (especialmente se sua política afeta o gerenciamento - como se eles também estivessem armazenando mp3s no servidor ...) Os usuários geralmente ficam chateados quando as coisas param de funcionar da maneira que sempre funcionam, assim você também precisará se comunicar com eles ANTES de fazer alterações também. O armazenamento de mp3s pela empresa não é uma boa idéia, mesmo que você não tenha nenhum SLA nos dados e ele pode desaparecer a qualquer momento, pois pode levar a problemas legais (você pode ter certeza de que NENHUM dos mp3s possui direitos autorais?). Novamente, essa é uma pequena chance, mas ainda está lá.

Dependendo do servidor de arquivos, você pode excluir determinados tipos de arquivos, e geralmente pode excluir certos tipos de arquivos dos backups, dependendo do software de backup. O Windows 2003 possui o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos que permite definir cotas, triagens de arquivos, etc.

Exclua completamente os diretórios de música e vídeo dos seus backups e informe seus colegas de trabalho que esses diretórios são fornecidos como estão, não são copiados e não devem colocar coisas importantes nele.

Se houver problemas legais / de direitos autorais, peça aos funcionários que assinem uma renúncia que diz que tudo o que colocam nesses diretórios é de sua exclusiva responsabilidade.

Eu já vi muitas empresas em que o departamento de TI é um pé no saco, tornando seus colegas de trabalho miseráveis ​​dia após dia. Por favor, trabalhe duro para não ser um desses. Lembre-se de que você está lá para ajudar seus colegas de trabalho a tirar o melhor proveito do dia de trabalho :)

Receio que não haja uma resposta que você ou seus usuários gostem. Esse tipo de problema afeta muitos departamentos de TI. Tenho sorte porque trabalho em uma agência governamental, onde é estritamente proibido copiar MP3s para a rede (nesse caso, eles são estritamente proibidos de conectar QUALQUER dispositivo pessoal à rede). Temos políticas específicas em vigor que proíbem isso.

Encorajamos as pessoas a trazer rádios portáteis ou MP3 players. Essa é a rota mais fácil.

Editado para adicionar : no momento em que você colocar as mãos (TI) sobre esse problema, será o minuto em que seus usuários esperam que várias coisas aconteçam. Primeiro, você os ajudará a restaurar todos os MP3s excluídos. Segundo, você os ajudará a copiar os CDs que eles trouxeram. Três, facilite o compartilhamento de músicas com outros funcionários ... e a lista continua.

Esta é uma caixa de Pandora que você não deseja abrir meu amigo, porque só terminará em frustração do ponto de vista de TI. NÃO PERMITE ISSO .

Eu tive o mesmo problema na minha empresa, o que acabei fazendo no final foi criar um compartilhamento de rede separado dedicado à música. Os backups são limitados a uma única sincronização semanal. Chamamos o compartilhamento de 'reprodução', e é reservado para dados não essenciais, qualquer coisa que acabe lá pode desaparecer para sempre :)

Edição de bônus: verifiquei apenas o tamanho do compartilhamento:

[ben@kentro play]# du -h
  ...
712G    .

Caramba!

Como não sou empregador nem administrador de sistemas, só posso oferecer a perspectiva de um funcionário:

Uma empresa que me proíbe de armazenar músicas no meu PC de trabalho é uma merda .

É claro que encontrar uma solução custará recursos (e efetivamente dinheiro). Mas o mesmo acontece com todos os outros investimentos para os funcionários, desde o segundo monitor até uma geladeira cheia de leite e todas as outras coisas .

Fiquei com a impressão de que a abolição do leite fresco para cortar custos é universalmente vista como um golpe de idiota. De fato, Joel até usa isso como um gancho em um filme promocional de Fog Creek , para se afastar daquelas grandes e hostis corporações.

Se a música torna os programadores produtivos, oferecer a segunda melhor solução não é uma jogada inteligente, na minha opinião.

Em vez de exigir MP3 players portáteis ou rádios, a empresa não pode reservar uma pasta remota para armazenamento sem backup?

O hardware é barato, os funcionários são caros . Se adicionar US $ 100 em hardware / infraestrutura e US $ 50 / mês em custos de suporte POR USUÁRIO, permitir que seus usuários sejam ainda 5% mais eficazes, é uma boa decisão comercial. Compre mais discos rígidos e uma rede mais rápida para o seu sistema de backup ou uma rede mais rápida para permitir a transmissão. Funcionários felizes são funcionários produtivos.

Para começar, imporia cotas para os diretórios pessoais e excluiria * .mp3, * .mp4, * .ogg, * .wma * .qualquer outra coisa que você não queira fazer backup.

Uma possibilidade é que você possa criar um compartilhamento de MP3 para cada usuário em algumas unidades USB conectadas ao seu sistema (ou algum outro tipo de armazenamento mais barato), dependendo do tamanho da sua empresa. A única desvantagem é que você ou sua empresa podem ter problemas se estes forem mp3s com direitos autorais - isso me parece um pouco paranóico para uma empresa de pequeno / médio porte.

Você não pode se preocupar em fazer backup desses compartilhamentos. Além disso, isso não ajudaria nos problemas de armazenamento de arquivos, mas você sempre pode excluir * .mp3 dos backups. Mas você pode perder o conteúdo mp3 realmente necessário.

Meu voto seria apenas excluí-los periodicamente para qualquer coisa fora do iTunes que você pudesse controlar com o GPO. Eu acho que dizer "No Music" realmente machucaria Moral, mas eu nunca tive muita repercussão ao tentar dizer a eles que esses arquivos tinham que ser locais - os usuários estavam entendendo. Você pode criar um documento de ajuda que explica como movê-lo e enviar avisos automatizados. Você poderia até dizer que também deve haver dados legais nesse documento.

Eu sugiro promover a política do tocador de música pessoal. Ele incentiva os usuários a continuar ouvindo a música que ajuda a sua produtividade, mas limita sua responsabilidade. Defina uma política para armazenamento de dados pessoais e uso de serviços de streaming em computadores / redes de trabalho.

Alguns funcionários compraram smartphones com o objetivo de transmitir músicas durante o horário de trabalho sem usar a largura de banda da empresa. O cara do outro lado do corredor faz isso.

Você também pode procurar por arquivos .mp3 e enviar um e-mail aos lembretes dos usuários sobre o uso responsável do computador, mas isso corre o risco de se infiltrar no território "Mordac the Preventer" da administração do sistema.

Ninguém parece mencionar o lado legal das coisas aqui. Existem enormes problemas de violação de direitos autorais relacionados ao armazenamento de MP3s em servidores corporativos. Qualquer CIO que se preze proibirá o armazenamento de MP3 em PCs ou servidores corporativos.

Sou LMAO quando leio "Uma empresa que me proíbe de armazenar músicas no meu PC de trabalho é uma merda. ", Acima.

Aplique cotas para diretórios de backup e deixe algum armazenamento maior disponível para dados não críticos.

Se você estiver na Europa, o Spotify resolve seu problema. Ou redirecione "My Music" para o disco rígido local, se você estiver na plataforma Windows.

Eu nem sei por que isso é um problema tbh.

Não permitimos que as pessoas armazenem arquivos pessoais de música / vídeo nas máquinas da empresa. Não fazemos isso por causa de implicações de armazenamento, pois isso é um problema não relativo - fazemos porque não sabemos e não temos o recurso para descobrir se queríamos saber a situação dos direitos autorais desses arquivos.

Algumas pessoas parecem ver os arquivos de música de maneira diferente da que seriam, digamos, se um usuário quisesse armazenar vários videogames rasgados em uma máquina pertencente à empresa.

Um pendrive USB de 8GB custa quase nada, se as pessoas quiserem tocar suas músicas em um PC da empresa, elas são bem-vindas, apenas não as guarde em um.

Supondo que os computadores clientes tenham bastante espaço em disco, use a Diretiva de Grupo para redirecionar a pasta de perfil Minhas músicas para um caminho local (como o local padrão ou algo como " C:\Local\Music". Quando essa configuração estiver em vigor, os usuários não terão fazer algo especial para fazer com que o Windows Media Player ou iTunes rasgue para esse diretório local.

Por tudo o que meus 2 centavos valem, eu definitivamente entendo os dois argumentos aqui. Tentei dividir a diferença em meu próprio ambiente - redireciono suas pastas Minhas Músicas para um compartilhamento local e deixo claro que, embora os usuários sejam bem-vindos para ouvir (e armazenar) músicas em suas estações de trabalho, isso é uma atividade que PERMITIMOS, não APOIAMOS. Os tíquetes de assistência técnica relacionados à música serão ridicularizados abertamente.

Regras do pragmatismo !!

1. Faça uma unidade com uma (ou duas) pastas de nível superior - música e vídeo.

2. ocultar a unidade para que não seja detectável - informe a alguns usuários que ela existe.

3. esqueça - os usuários se auto-regulam.

Por que escondê-lo - para que uma auditoria simples não o encontre. Não contes a ninguém. ir em frente...

Seu departamento de TI não pode se dar ao luxo de gerenciá-lo - sua empresa não pode se dar ao luxo de moderá-lo / policiá-lo - mesmo reconhecendo que sua existência é desonesta.

De onde veio a música? Se eles estão baixando no PC da empresa, você tem alguns problemas maiores. Se eles estão conectando seus MP3 players portáteis, isso precisa parar: não há razão para que eles precisem configurar o iTunes ou o que seja e ter sua biblioteca pessoal em suas próprias máquinas.

Independentemente disso, você precisará obter apoio / suporte da gerência sênior, mas não tive problemas ao implementar a seguinte política nos escritórios de meus clientes:

1. Para áreas comuns, recepção etc., 9 em cada 10 ficam felizes com o rádio: não conseguem ouvir nada NSFW; portanto, o seu "rock fácil" local é suficiente. Acabamos de comprar duas estações de rádio / docking station por $ 100 em uma grande loja de eletrônicos.

2. Para todos os outros, conecte seus fones de ouvido ao seu dispositivo mp3: tentar encontrar uma sala ou cubículo que possa concordar com a música não é algo que você possa resolver com a tecnologia.

3. Configuração da triagem de arquivos em seus servidores: O Windows 2003 R2 e 2008 oferecem suporte à triagem de arquivos, onde você pode configurar uma política para proibir o armazenamento de determinados tipos de arquivos nos servidores de arquivos. Você pode executar uma tarefa agendada em cada estação de trabalho que exclua arquivos de áudio, mas tenha cuidado para não exibir arquivos legítimos (como ditado por áudio ou qualquer alerta sonoro que possa ser necessário para um aplicativo).

Na última vez em que tive que resolver isso, peguei um PC antigo, alguns HDDs antigos de 250 GB que não estavam mais em uso, fiz com que a empresa ganhasse quatrocentas libras por um cartão RAID barato e construí um servidor terabyte para "conteúdo" . Eu poderia ter feito isso com o RAID de software se quisesse gastar absolutamente nenhum dinheiro.

A gerência de TI sabia disso de uma maneira "plausivelmente negável", ou seja, eu disse a eles de tal maneira que ninguém poderia provar que eu disse a eles.

Então eu avisei aos usuários que ele estava lá. Eles eram quase todos desenvolvedores, e desenvolvedores funcionam melhor quando têm música, rádio em cache, jogos estúpidos e tudo o que está disponível, e facilmente compartilhável com seus amigos (não como "copie isso", mas como "escute isso, está na caixa de mídia "). Eu disse a eles que o servidor não estava sendo copiado, mas foi RAIDed, para que o conteúdo provavelmente não desaparecesse. Eu disse a eles que, se encontrasse o conteúdo transmitido ocupando espaço nos servidores de arquivos de produção, eu o excluiria sumariamente e os mataria com um pau.

Funcionou muito bem por um tempo; Eu recebi cerca de um terço do meu servidor de arquivos principal, eles obtiveram música e vídeo como quiseram e todos ficaram felizes. Eventualmente, a gerência sênior descobriu e ficou irritada por causa dos problemas de responsabilidade que alguns levantaram acima, e foi desativada. Obviamente, os desenvolvedores ficaram sabendo disso (quando contei a eles) e, como eu havia previsto, ficamos sem espaço no servidor de arquivos principal em uma semana.

Houve anotações acima sobre a legalidade de copiar os próprios CDs. Eu não sou advogado, mas acho que há motivos para suspeitar que FUD a posição " oh deuses, oh deuses, o servidor é feito de pedaços da empresa nas propriedades da empresa, todos nós vamos morrer e a riaa vai comer nossos bebês eek eek " que alguns gerentes seniores tomam. Há um pouco menos de dúvida sobre se os desenvolvedores terão e compartilharão esse conteúdo no trabalho, então sempre me pareceu que um acordo pragmático era melhor.