Encontrar tempo para tarefas importantes, mas não urgentes [fechado]

OK, essa é uma pergunta não tecnológica, mas acho que pertence a muitos administradores de sistemas, especialmente em pequenas lojas.

Existem muitas tarefas que não estão relacionadas a um projeto ou operações diárias que não agregam valor visível à organização, mas que são importantes. Estou pensando em coisas como Documentar a Rede ou Processos, Pesquisando essa nova ferramenta / tecnologia / processo, desenvolvimento de subordinados, preenchimento de documentos.

Tudo isso é importante, mas como eles não terminam em um gráfico de Gantt ou resultam diretamente em seu chefe gritando com você, se você pular, pode ser negligenciado.

Como você se certifica de cobrir isso?

Tentei adicioná-los ao meu sistema de gerenciamento de tarefas, agendando compromissos recorrentes no meu calendário para itens como "Research New Technologies". Mas estes tendem a ser realmente fáceis de ignorar / riscar esta semana, etc.

PS, eu gosto da tag de gerenciamento de calendário, como dizem os funcionários das Ferramentas do gerente : Você pode gerenciar seu calendário, mas o tempo é constante, não é possível gerenciá-lo para criar mais / menos ou para alterar a rapidez / lentidão.

Como isso é subjetivo, pensei em jogar fora os que mais me ajudam. Todos eles podem ser encontrados em outros lugares, com o nome "Como fazer melhor no gerenciamento de tempo!" artigos, etc. Eles são exatamente o que me ajuda . Eles podem não necessariamente ajudá-lo.

ou seja, sua milhagem pode variar.

Além disso, embora não sejam necessariamente uma resposta direta e sucinta à pergunta em questão, acredito que, quando usadas, contribuem de maneira geral para melhorar o gerenciamento do tempo, que tem o efeito geral direto de me ajudar a liberar algum tempo para concluir essas tarefas importantes, mas não urgentes.

1.) Treine todos para fazer seu trabalho. Significado; se você estiver em uma equipe de 5 pessoas e houver um cara que conhece o MS Exchange, um cara que conhece LAN, roteamento etc. Uma garota que conhece o AD e o núcleo da Administração de MS e um cara que conhece o Linux / Unix e você ' re o cara da LAN / roteador. Divulgue seu conhecimento. Talvez a garota do AD queira saber como funciona o protocolo spanning tree. Talvez o cara do Exchange queira saber como seus pacotes vão de "a" a "b" a "c" e vice-versa. Trabalhe com eles para treiná-los em alguns bons conhecimentos básicos. Ao fazer isso, você estará mais apto a procurar ajuda quando estiver inundado e puder ' parece que não tenho tempo para fazer coisas pequenas, mas importantes, como documentação e equipamentos que atualizam a lista de projeção para o seu chefe de que ele precisava, digamos ... Ontem. Se você fez um bom trabalho treinando seus colegas, pode pedir e esperar uma grande ajuda para reorientar essas portas de switch ou verificar o SNMP em seus dispositivos e se todos estão conectados ao seu sistema de monitoramento.

Dito isto, esteja igualmente preparado para aprender alguns de seus trabalhos, e por boas razões. Isso ajudará você a entender de onde eles vêm e fornecer a latitude de que você gosta.

2.) Defina uma programação de e-mail para você e limite sua verificação de e-mail a determinados horários do dia. Diga quatro ou mais, se você trabalha em um ambiente de e-mail com muito tráfego e ocupado. Concentre-se no que se aplica diretamente a você e no que requer atenção imediata. STICK para a programação "verificar e-mail neste momento".

3.) Divida as tarefas em partes de curto prazo para serem gastas com elas. Ou seja, multitarefa, mas não trabalhe demais em uma única tarefa e seja sugado por ela ou queime-se. Trabalhe por 20 a 30 minutos ou mais e depois passe para outra coisa. Manter seu interesse despertado é essencial para o sucesso da multitarefa. é muito fácil sermos sugados para solucionar problemas do WSUS e passar horas perseguindo um código de erro hexadecimal indescritível após outro.

4.) Faça uma pausa de vez em quando. Na verdade, levante-se e ande por aí. Faça o sangue fluir. Vá pegar um pouco de água. Limpe sua cabeça (no que você estava focando diretamente) e pense em outra coisa. Você ficará surpreso com o quão refrescante isso é e com que rapidez e rapidez ajuda você a se concentrar na próxima tarefa em mãos.

5.) Confira recursos na internet para Gerenciamento de Projetos. Geralmente, existem ótimas dicas e truques que lidam diretamente com perguntas como a sua, além de habilidades gerais de gerenciamento de tempo. Você ficaria surpreso.

6.) Isso vai parecer estranho, mas trabalhe para ser preguiçoso. Aprenda a automatizar, automatizar, automatizar. Não perca seu tempo repetindo tarefas repetidamente. Aprenda como fazer isso com um script, se puder. Suponho que a maneira correta de dizer isso seria: "trabalhe mais esperto, não mais".

7.) Use uma lista de tarefas SIMPLES, dividida em diária, semanal e mensal. Priorize as tarefas de maneira semelhante com "crítico", "não crítico" e "longo prazo". VARA para a lista. Atualize, não deixe ficar obsoleto. Torne a primeira coisa que você faz todas as manhãs e a última que você atualiza antes de sair. Isso faz maravilhas pela continuidade do pensamento, etc.

8.) Se você trabalha em uma organização com muitas reuniões e descobre que seu tempo está sendo ocupado por toneladas e centenas de reuniões inúteis a cada semana, use essa filosofia; Se convidado para uma reunião, isso se aplica diretamente a você ou você é uma parte interessada chave? Caso contrário, considere como seu tempo poderia ser melhor gasto. Especialmente se você receber um resumo por email das atas da reunião. Os convites para reuniões geralmente (por e-mail) vêm com as opções `Aceitar, Tentativa, Recusar '. Não tenha medo, você pode usá-los.

Ao participar de uma reunião, se não houver uma agenda clara ou uma exibida nos primeiros cinco minutos, saia da reunião imediatamente. Saia. 9 em cada dez vezes, divagará por mais ou menos uma hora, sem sentido. É o equivalente a enviar uma equipe de pessoas ao supermercado sem lista. O que eles lançam será uma mistura miscelânea de alimentos. Muito parecido com o que você sairá dessa reunião.

De qualquer forma, novamente, confira as referências do PM nas internets. Eles valem a pena.

HTH ..

Getting Things Done é um ótimo livro, muito útil, mesmo que você não implemente um sistema completo. GTD é um compromisso muito longo, não fique sobrecarregado.

Aqui está uma breve introdução ao GTD.

Mas nenhum sistema é perfeito. É muito fácil perder de vista por que você está tentando se organizar, se o sistema da sua organização ocupa todo o seu tempo livre.

O mapa não é o territorio.

Para um livro mais específico do domínio, confira: Gerenciamento de tempo para administradores de sistema da Limoncelli. O que fornecerá mais algumas dicas interessantes.

Eu, pessoalmente, também usam todo.sh . Qual é um ótimo script de bash de todo. É também o único script bash que eu sei que é testado por unidade e está sob controle de revisão.

Descobri que a melhor maneira de cuidar dessas tarefas é criar um sistema de agendamento, para que A) você não gaste todo o seu tempo com os problemas do dia a dia que surgem e B) reserve tempo para a documentação e outros problemas administrativos que precisam ser resolvidos.

Nesse sentido, eu recomendaria altamente o Getting Things Done (GTD) de David Allen . Seu sistema de gerenciamento de listas de TODO sempre em mudança se ajusta bem à forma como os administradores e gerentes trabalham. Eu o uso há 3 anos e meu tempo é muito mais produtivo, e eu nunca sinto que não tenho controle sobre todos esses pequenos problemas que devem ser tratados.

Sinto muito se isso parece um infomercial, mas o livro dele é realmente útil.

Gosto da técnica "manuseie apenas uma vez": sempre que possível, livre-se das coisas da sua lista de tarefas o mais rápido possível.

• Quando você formar um formulário de RH na sua caixa de entrada, faça-o imediatamente e envie-o de volta.
• Se você preencher as planilhas de horas em sua empresa, assim que começar, não pare até terminar.
• Para documentar processos, da próxima vez que for um pouco mais lento e você estiver executando o processo, digite o processo à medida que avança (ou atualize o documento, se é isso que precisa ser feito).

Para outras tarefas de documentação, mesmo que elas adicionem um pouco de tempo ao trabalho, você deve adquirir o hábito de realizá-las. por exemplo, se você tem uma planilha de conexões opção / remendo de tela, você tem que ter o tempo para atualizá-lo sempre que você fizer uma alteração, caso contrário, você vai gastar mais tempo depois classificando as coisas. Da mesma forma, mantemos nossos painéis de remendo muito arrumados com muita fita de velcro e leva um pouco mais de tempo para refazer todo o velcro quando trocamos a conexão de patch, mas vale a pena porque você pode ver onde está tudo.

Que tal substituir "Research New Technologies" por itens mais específicos, por exemplo

Gaste 15 (ou 30) minutos pesquisando o SELinux e trabalhe para responder a uma das seguintes perguntas:

• Como instalo?
• Qual o modo de operação mais adequado ao meu ambiente e como o configuro?
• Como interpreto suas entradas de log?
• Como crio regras?

Da mesma forma para "Documentar a rede" etc.

Eu gosto de "organização pessoal" como o apelido para esse tipo de coisa.

Existem duas coisas separadas aqui. O primeiro é implantar um sistema e ser disciplinado o suficiente para segui-lo. Existem muitos sistemas por aí. O GTD recebe muita imprensa. Pessoalmente, eu uso um híbrido de Franklin e GTD. Tenha uma estrutura para capturar as coisas que você precisa fazer e permitir que você as priorize e agende com facilidade. Eu suspeito que é aqui que você está desmoronando .. como você observou, você agendando e depois atravessando.

O segundo é ter uma maneira, dentro dessa estrutura, de que as coisas do Quadrante 2 ( importantes, mas não urgentes ) realmente recebam alguma atenção. O Quadrante 2 é o local de valor real e duradouro para a organização (e para você pessoalmente) e geralmente não recebe atenção suficiente.

Você pode começar por não pensar (ou se referir a) a elas como tarefas "eu". Se elas não são importantes para a organização, você não deve executá-las no horário da empresa. Se estiverem, eles precisam ser dobrados na mistura de alguma forma. Se eles realmente são sobre você ... aplique os mesmos princípios em seu próprio tempo.

A melhor maneira que encontrei é tratar essas coisas como qualquer outro projeto . Qualquer bom sistema de organização pessoal possui um processo para capturar e incluir as tarefas dos projetos. Pegue o ideal amorfo (por exemplo, Configuração do servidor de documentos) e divida-o nas tarefas mais pequenas (criar documentos vazios, configurações de rede de documentos, compartilhamentos de documentos etc.) em que você pode se aprofundar. Em seguida, inclua algumas dessas tarefas em seu plano diário / semanal e encontre uma maneira a cada semana para realizar esses pequenos pedaços. Note que eu disse toda semana, não toda semana. É como uma recuperação .. hoje é tudo o que importa, você trabalha com seu sistema hoje e amanhã se preocupa com o amanhã.

Isso não o levará até lá, mas é um começo. No final, essa é uma extensão relativamente pequena da disciplina para manter um sistema. Mas é a parte que o impede de "fazer o trabalho" e "melhorar as coisas".

EDITAR - responda ao comentário do autor original.

Seja claro - essa discussão NÃO é sobre os itens que têm "baixo valor organizacional". Você não deve perder tempo com tarefas sem importância, a menos que não tenha mais nada a fazer. Esse dilema (e minha resposta) é sobre tarefas que são de alto valor organizacional, mas não são sensíveis ao tempo.

Uma estratégia adicional, que me lembrei de pensar no comentário. Descobri que praticamente todas as tarefas do quadrante 3 (alta urgência, baixa importância) podem ser simplesmente ignoradas ou adiadas até que seja conveniente. O truque é saber quais itens urgentes são importantes e quais não são.

Eu acho que isso é uma coisa muito importante para combater, é que você faz uma boa segmentação de tarefas,

Desenhe um círculo dividido em quatro campos, para cada campo em círculo atribua

1. VI- LU Muito importante, menos urgente
2. VI - VU Muito importante muito urgente
3. LI - VU Menos importante muito urgente
4. LI - LU Menos importante menos urgente

Então, você pode, de maneira agradável, segmentar os trabalhos e, cruzar o trabalho para obter uma imagem melhor onde está o tempo. Algum tempo eu disse para mim mesmo para duas das tarefas da VI LU. Você pode pegar uma LI-LU.

Em geral, eles disseram que a primeira posição da minha lista deveria ser dirigida a investidores, proprietários e pessoas que tomam grandes decisões, mas sem pressa,

O segundo passo é para os gerentes de topo, cujo trabalho é o fireplug

3º e 4º são para classificações mais baixas de empregadores

Acho que acabo aprendendo novas tecnologias no "meu tempo" e vejo isso como "educação continuada" e algo bom para minha carreira.

Tornar essas coisas parte da tarefa que as gerou.

Instalou novo software? Inclua a documentação em parte do plano para instalá-lo.

Desenvolvimento da equipe - isso pode ser uma coisa contínua em todas as novas tarefas, além de uma ou duas atividades específicas de treinamento, e estas são importantes e, portanto, merecem o tempo necessário.

Papelada para fazer? Inclua isso em parte do plano da tarefa que gerou a papelada.

Bloqueie uma certa quantidade de tempo para administrivia todos os dias - se você não deixar um backlog se desenvolver, será fácil acompanhá-lo.

Não há tempo para pesquisas? Essa também é uma parte importante do trabalho, não uma adição trivial. Se você não tiver tempo para isso, terá menos recursos ou terá outro problema se for constantemente arrastado para longe de coisas como essa para combater incêndios.

Provavelmente não é a resposta que você quer ouvir, mas descobri que tenho mais tempo para esse tipo de trabalho, quanto mais velho fiquei - as pessoas apenas lhe dão mais tempo e não se importam muito com você.

Se você demonstrar que está sempre feliz em receber porcaria das pessoas, elas continuarão a fazê-lo. Quando você for mais velho, menos pessoas tentarão isso para poder escolher a melhor forma de beneficiar sua organização.

E sim, eu sei que temos a mesma idade :(