Formas de convencer o gerenciamento de um alto custo

novo aqui, saudações e tal.

Meu problema é relativamente simples, mas a situação é um pouco estranha. Atualmente, fui contratado para melhorar (essencialmente consertar) uma sala de servidores para um despachante de saúde. No entanto, sua sala de servidores está em ruínas. Tudo funciona, mas é uma questão de não saber o que vai quebrar primeiro. Eles acabaram de se recuperar de uma perda de dados de 10 dias do servidor SQL (o servidor principal que mantém tudo o que eles precisam para a operação diária). O servidor é construído sob medida, executando o Windows '03 com SQL '05 e precisa ser atualizado incorretamente. No entanto, o sistema de backup também é um problema, porque eles têm tudo o essencial em 4 fitas, uma das quais já falhou (o motivo da falha e a falta desses 10 dias). Tudo o que eu paguei por um novo servidor SQL e também por um dispositivo de backup em disco da dell.

Depois de todo esse pano de fundo, minha pergunta é para vocês. Qual devo obter primeiro? Um novo servidor que controla toda a empresa ou uma solução de backup melhor para garantir que nada seja perdido? E também, como eu convenceria o gerenciamento de comprar um desses itens. Eu tenho um bom caso preparado, pronto para mostrar como cada um deles é importante para a operação. Eu sinto apenas mais alguns pontos que talvez eu não pensasse que ajudariam também.

A melhor maneira de convencer a gerência a gastar dinheiro com despesas de TI é entender o relacionamento que a TI tem com a empresa como um todo e como o departamento de TI pode ajudar melhor a empresa a prosperar. Muitos proprietários e gerentes de negócios veem a TI apenas como um centro de custo, geralmente devido à falta de familiaridade com a tecnologia; da mesma forma, muitos administradores de sistema veem as operações de negócios como fornecendo um orçamento e um rack de servidor, sem visibilidade do porquê a empresa precisa de TI.

Mark Burgess (o criador do cfengine ) tem algumas idéias fascinantes sobre o alinhamento entre negócios e TI , incluindo:

Se perguntarmos como alinhar negócios e TI, faz sentido encontrar o terreno comum. Ciência e negócios não são tão diferentes assim. Ambos fazem "gerenciamento de incertezas". Um cientista tenta reduzir o possível mal-entendido a um mínimo e documentar princípios duradouros para o futuro. Administradores de sistemas e engenheiros tentam levar essa previsibilidade aos usuários. Os empresários estão tentando criar fluxos de receita previsíveis em um ambiente instável. [...]

Qual será a forma profissional dos administradores de sistema? Eles terão que estar cada vez mais em sintonia com os diversos objetivos de sua organização. Eles perguntarão: quais são as principais promessas da minha organização e o que eu fiz para cumpri-las hoje?

Para relacionar essa idéia à sua situação atual, tente analisar os problemas com os quais você está lidando, da perspectiva do negócio como um todo. Em vez de pedir à gerência que lhe ofereça US $ 10.000 para comprar um ou outro item, prepare uma análise de custo-benefício das coisas que você deseja comprar que atinjam a maioria dos seguintes pontos:

• Quais são os problemas de negócios que estou tentando resolver?
  • Certifique-se de se comunicar com a gerência sobre seus planos para os negócios; talvez estejam planejando entrar em um novo mercado, o que pode exigir um novo software que não seja compatível com o servidor atual, o que mudaria completamente sua análise etc.
• Quais são os custos potenciais para o negócio de não resolver esses problemas?
  • Tente ser muito claro sobre esse ponto. Não exagere ("o servidor será desativado e todos morrerão !!"), mas também não será vendido por baixo; se os custos forem severos, a gerência precisará levar isso em conta.
• Quais são as soluções que considerei e os custos e benefícios de cada uma?
  • Isso não precisa ser altamente técnico, mas ajudará a convencer a gerência de que você fez sua lição de casa. Além disso, ao preparar a lista, você pode encontrar uma solução que não havia considerado antes.
  • Conte seu tempo de implementação e suporte como custo; serviços de terceirização (como a configuração do Google Apps para lidar com e-mail em vez de usar o Exchange) podem custar dinheiro, mas o tempo que você economiza ao não microgerenciar um servidor Exchange pode ter um valor comercial substancial.

Muitos administradores cometem o erro de ver um problema apenas em termos técnicos; por exemplo, um sistema desatualizado precisa ser atualizado porque está desatualizado (pode ter um desempenho ruim ou ser incompatível com os aplicativos mais recentes etc.). Embora essa possa ser uma prática recomendada do ponto de vista técnico, administrar um negócio é equilibrar custos e benefícios e gerenciar riscos. Se o benefício para os negócios for relativamente pequeno, pode não valer a pena acumular os custos de licenciamento, teste, tempo para implementar a atualização e também o aumento do risco de algo dar errado.

Se você aprender a desenvolver e apresentar propostas como esta, encontrará algo interessante: começará a ver a TI como parte de toda a empresa e não como uma unidade independente, e o gerenciamento começará a se tornar muito mais receptivo às suas solicitações quando eles percebem que você tem essa perspectiva. Você aprenderá a alinhar o que você pede com o que a gerência quer fazer de qualquer maneira, e eles garantirão que você obtenha os recursos necessários.

Eu trabalho com médicos e sei que é uma venda difícil, se eles gastam dinheiro em seus negócios, significa que não estão trazendo tanto dinheiro para o banco. Portanto, defina as duas opções e especifique-as para cada uma. Dê os prós e os contras de cada um e explique por que precisamos de cada um deles.

Deixe que eles saibam seus pensamentos sobre o que você acha que é mais importante e pergunte no que eles gostariam de gastar seu dinheiro. Se você quiser jogar bola dura, faça isso sem o preço, depois que você concordar com o quanto eles precisam de ambos, mostre os números.

Pontos em que você pode se concentrar

• Explique a eles por que o servidor travou (você não incluiu isso na sua pergunta, mas acho que é hardware, pois você deseja substituí-lo).
• Explique por que esse servidor é tão importante.
• Quanto custaria à empresa se eles perdessem o servidor? Mais de US $ 10k?
• Você também mencionou a assistência médica, que exige registros para x número de anos por HCFA. Se eles perdessem que também estariam abertos a uma ação, quanto isso lhes custaria?

Os dois últimos pontos também se tornam um plano de backup eficaz. Substituir os servidores é ótimo, mas se o novo servidor sofrer um aumento ou vir com um disco defeituoso e os backups das noites anteriores falharem. Você pode, novamente, ficar sem um dia inteiro sem dados. Quanto dinheiro foi perdido?