Criando um departamento de TI? [fechadas]

Não tenho certeza se este é o melhor lugar para perguntar isso, mas eu realmente poderia usar algumas sugestões / conselhos. Acabei de ser contratado em uma pequena empresa (10 funcionários na empresa, mais cerca de cinco fora do local) que basicamente não possui departamento de TI. Inicialmente, fui contratado para ajudar com o que a empresa faz regularmente (vários tipos de verificação), mas desde que descobriram que tenho um diploma em ciência da computação, fui incumbida de criar um departamento de TI. Agora estou trabalhando com o desenvolvedor e preciso organizar todo o software / hardware para todo o escritório. Não tenho certeza de como fazer isso. Estou procurando sugestões sobre configuração, organização, coisas a serem solicitadas etc.

Alguns detalhes:

Nosso desenvolvimento é PHP e Java (o último com o qual tenho experiência)

Usamos o Windows 7 do Lenovo PC e um sistema telefônico Konnect.

Usamos, acredito, a segurança iolo (mas nem tenho certeza disso).

Recentemente, pedi alguns grampos que estavam faltando; novos mouse pads, melhores teclados, alto-falantes, etc., mas tenho que trabalhar desde o início com o software de organização e ter um armário cheio de misc. hardware e fios, juntamente com nossos servidores no local (eu realmente não os observei ainda).

Também preciso configurar um sistema de mensagens entre escritórios, bem como um logon remoto para trabalhar em casa. (Eu pretendo usar o logmein). Idéias que não sejam um monte de tirolesa? Qual é a sua maneira favorita de organizar ou as melhores soluções?

Você não menciona nada sobre orçamento, então eu assumirei o pior e direi como eu faria cada um com menos dinheiro. ;)

Primeiro, eu examinaria o que é exigido do departamento. Quais serviços eles esperam que você forneça? Então, eu começava descobrindo como posso usar o pessoal existente para me ajudar na criação do departamento, pois é muito trabalhoso para uma pessoa organizar, inventariar, escrever políticas e procedimentos, etc. Então, quais são as habilidades das outras pessoas ? Alguém parece não estar tão ocupado e ter grandes habilidades organizacionais? Hummm, demais. Eu os colocaria para trabalhar inventando tudo o que você tem à sua disposição. Se ninguém estiver disponível, essa ainda será a primeira tarefa para você. Descubra com o que você está trabalhando e veja como você pode usá-lo da melhor maneira para alcançar os requisitos estabelecidos para o seu departamento. Em seguida, formule um plano de ação,

Então, com esse plano, eu o passaria pela hierarquia corporativa apenas para a CYA .

As coisas que eu observaria nesse plano seriam:

1. Você pode usar qualquer hardware e software existente ou precisará fazer um orçamento para novas coisas.
2. Você tem mão de obra? Caso contrário, como você pode automatizar as coisas para não ficar muito ocupado com tarefas domésticas.
   3. Por fim, como você unirá 1 e 2 para tornar o projeto o mais eficiente possível em termos de tempo.

É basicamente assim que eu começaria. Eu organizaria todo o equipamento restante em uma pilha obsoleta e potencialmente útil no futuro e obteria autorização para despejar a pilha obsoleta. Confie em mim, se não for tocado em seis meses, nunca será tocado novamente e você acabará acumulando até o inferno congelar e em um ambiente de pequenas empresas (pelo menos na minha experiência), o espaço é um prêmio.

Depois de ter o plano em andamento, fique de olho no que está fazendo e continue perguntando "por que estou fazendo isso?". Eficiência é a chave para obter um departamento com bom funcionamento e a automação é útil se você estiver com pouca mão de obra ou se for um show individual.

Quanto ao hardware e sistemas que você usa, isso é pura preferência pessoal, mas sou a favor de nomes de marcas (como telefones IP da Cisco e desktops da Dell) que possuem sistemas de suporte para fazer backup de você. Caso contrário, você ficará atolado no básico do departamento de TI. Você também pode ter uma intranet com um sistema de bilheteira de suporte técnico para que as pessoas não estejam entupindo seu e-mail ou telefone pedindo ajuda.

Quanto aos sistemas de mensagens, existem alguns sistemas decentes de mensagens intra-escritório de código aberto que eu gosto. Você pode ir de Pidgin a RabbitMQ (gratuito para uso comercial também). Ou como uma casa PHP / Java, você sempre pode criar o seu próprio.

Sei que essa não é uma resposta muito completa, mas espero que seja um começo e talvez de alguma utilidade. Tenho experiência em fazer exatamente o que você está fazendo e estou em casa na minha empresa atual, fazendo exatamente isso com um orçamento minúsculo. Cuidado, vai demorar o dobro do tempo que você pensa. Eu pensei que estaria em funcionamento em 6 meses, mas depois de 9 meses estou com cerca de 60% do caminho!

É sobre a ordem que eu faria as coisas:

1. Aprenda sobre tudo. Este é sem dúvida os passos mais importantes. Converse com os desenvolvedores sobre o que é executado nos servidores e como eles interagem, leia o manual do sistema telefônico e siga os cabos. Peça a alguns funcionários que façam uma lista rápida do software que eles usam muito e leia esses programas se eles não são coisas que você conhece. Compreenda quem são os fornecedores de serviços de TI e saiba quem na empresa lida com essas contas e tem acesso a essas contas. Aqui está a coisa mais importante a saber: descubra quem é responsável por ou entende cada sistema, para que, se você não o entenda, saiba a quem perguntar.
2. Faça o inventário de tudo, para ter uma idéia do que você tem e do que precisa. Procure soluções de inventário de código aberto, como o Tracmor (versão SaS paga disponível em tracmor.com ).
3. Analise suas necessidades. Os funcionários estão com falta de computadores? Algo envelhece e precisa ser substituído? trabalhe com seus superiores para descobrir seu orçamento e faça um plano para substituir ou comprar novo hardware para atender às necessidades no momento.
4. Descubra se há algum problema que precise ser corrigido agora. Converse com todos os funcionários (pessoalmente, se você puder, não há muitos) e veja se eles estão cientes de algum problema com o ambiente de TI no momento. Faça um plano para consertar isso.
5. Configure as comunicações. É uma empresa pequena, portanto é fácil. Certifique-se de que todos os funcionários saibam quem você é e que eles possam relatar problemas para você. Tenha algum tipo de maneira formal e gravada para que eles o façam. Se você gosta, pode configurar um rastreador de tíquetes ou sempre pedir que eles enviem um e-mail a você e os classifiquem.
6. Agora você está em manutenção. Continue aprendendo mais sobre os sistemas, gaste seu tempo livre cavando ainda mais e observe tudo o que estiver abaixo do ideal.
7. E esta é a parte divertida: comece a melhorar os recursos de TI. Descubra o que os funcionários acham que pode tornar seu trabalho mais fácil ou mais eficiente e pesquise soluções. Existem muitos produtos por aí (muitos deles FOSS) que afirmam que melhorarão seus negócios, investigarão quais você acha que realmente serão e farão um plano para implementá-los.

Faça planos e acompanhe-os : ter muitas tarefas a fazer pode ser avassaladora; portanto, mantenha-os muito bem organizados e priorize-os. Quando você tem uma idéia clara do que precisa ser feito e quando, é menos estressante.

Comunique-se : verifique se os outros funcionários sabem como entrar em contato com você e mantenha contato com o funcionamento das coisas e como elas poderiam funcionar melhor. Em uma oficina técnica, seus 'clientes departamentais' provavelmente estão solucionando a maioria dos problemas por conta própria, o que pode ser uma bênção e uma maldição. Diga a eles para que você saiba quando encontrarem um problema com um sistema e como eles o corrigiram se o fizessem (dessa maneira, você sabe como corrigi-lo se ocorrer com outra pessoa).

Existem muitas ferramentas gratuitas que podem ser sua melhor amiga. Veja o Spiceworks , sua versão gratuita minimamente suportada por anúncios aumentará sua rede local, fará logon em todos os computadores e inventará seu hardware e software. Ele monitora tudo isso e observa problemas (software desatualizado, hardware com falha etc.). O tempo todo tem um sistema simples de registro de problemas embutido.

Tenho certeza de que você já viu um milhão de anúncios, mas o Splunk é realmente uma ferramenta útil para diagnosticar esses servidores e é gratuito para um ambiente pequeno. Se a equipe de desenvolvimento ainda não o usar, provavelmente achará que é uma ferramenta útil para eles também.

Corra, corra para as colinas!

Você sabe seriamente no que está se metendo? É o que me diz - um gerente de TI que trabalha no setor há mais de 20 anos.

Não estou duvidando de suas habilidades, mas é difícil o suficiente para um veterano experiente entrar em uma empresa com uma infraestrutura de TI estabelecida e assumir o gerenciamento, quanto mais ter o duplo golpe de nenhuma infraestrutura E você está aprendendo o Gerenciamento de TI em tempo real .

Agora, em uma nota mais formal: sua organização não é tão grande, presumo que eles tenham confiança em suas habilidades e você o faça ...

1. Identifique a finalidade do negócio, se ainda não o fez.
2. Identifique os principais sistemas e serviços que ajudam a empresa a fazer o que eles fazem e verifique se tudo está documentado - você deve ter os Procedimentos Operacionais Padrão para eventos críticos e regulares dos negócios e um Plano Operacional Principal que inclua os POPs + Recuperação de Desastres e Planos de Continuidade de Negócios .
3. identifique as principais partes interessadas (funcionários e fornecedores) em todos os aspectos do que você deve fazer e mantenha-as informadas, busque: conselhos, desejos, preocupações e experiência.
4. Identifique os riscos e exposições orientados à TI que impedirão os negócios de fazer o que fazem.
5. Valorize os custos de não fazer negócios por um período de tempo.
6. Identifique quais recursos você já possui internamente para mitigar os riscos (backups, kit de reposição, sites remotos etc.).
7. Identifique o déficit na mitigação de riscos e quanto custará para consertar o buraco.
8. Veja se você tem algum orçamento para mitigar os riscos e decida o que isso permite que você faça.
9. Somente quando você tem um plano sólido para todas as opções acima, você pensa em implementar coisas novas e fazer mais alterações além daquelas que precisa fazer para as opções acima. Algumas tarefas podem se sobrepor, mas os fundamentos também devem estar certos.

Ok, você pode estocar alguns teclados sobressalentes e tapetes de mouse, mas e quando o ar condicionado começar a pingar água em algum kit na sala do servidor (se houver) - tivemos isso na semana passada e tivemos que implementar contingências à medida que a temperatura subia para 30 ° C e todos os servidores começaram a soar como se estivessem decolando enquanto dirigiam seus ventiladores de refrigeração com tanta força.

Você permanece calmo em uma crise, não é?

Espero que corra bem.

Isto é para a abordagem estratégica. As pequenas empresas geralmente crescem muito em um período de tempo muito curto. Essa seria uma estrutura para você não se desgastar se ocorrer uma situação dessas.

Como eu venho da escola de negócios (gerenciamento de TI), minha resposta pode ser diferente do que li aqui até agora. Vou usar uma abordagem estratégica em vez de técnica. Você também pode desculpar minhas habilidades de escrita, pois meu idioma principal é o francês. Isso pode não ser diretamente aplicável, já que se trata de uma empresa muito pequena. Essa não é uma estrutura para um exército de TI de um só homem - mas, começando do jeito certo, você estará preparado para o crescimento. Isso é inspirado na estrutura ITIL para gerenciamento de serviços de TI, usada pelas grandes corporações em todo o mundo.

Na minha perspectiva, o primeiro passo na "criação" de um departamento de TI não é saber o que ele possui, mas o que ele oferece (ou de outro ponto de vista, o que os outros departamentos / unidades de negócios precisam de você). O departamento de TI oferece um serviço . Depois disso, você deve sempre planejar, avaliar, obter orçamentos e prestar um bom serviço (às vezes recusando com bons pontos alguns trabalhos versus recursos disponíveis para o departamento de TI) (fale em língua comercial: tudo é possível se você me fornecer 2.000 homens e fluxo de caixa infinito).

Tomando essa premissa, você deve começar obtendo quais serviços são esperados do seu departamento . Pode ser qualquer coisa relacionada à TI (neste estágio, pode parecer que eles estão pedindo mais do que é possível, é melhor conhecê-lo no início e obter alguns recursos do que obter um bom esgotamento) alguns exemplos:

em toda a corporação: - uma rede telefônica VoIP em funcionamento; - uma infraestrutura de TI em funcionamento (intranet, LDAP / diretório ativo, emails, impressoras etc.) - uma infraestrutura de backup; - estações de trabalho;

para departamentos específicos: - softwares (contabilidade, compras, faturamento, estoque, RH, gerenciamento de conhecimento etc.) - suporte de TI;

Você pode escrever alguns SLAs (acordos de nível de serviço) para os serviços que você deve oferecer. Isso é um contrato. Isso o ajudará a avaliar quais recursos (tempo, dinheiro, humanos) serão necessários para cumprir seu dever. Isso também garantirá que todas as partes estejam cientes do que recebem. Isso o protegerá da sobrecarga de tarefas, porque seu planejamento foi baseado apenas nesses serviços e se alguém vier e pedir, por exemplo, para gerenciar 6 novos servidores, você saberá que terá mais patches para aplicar, mais backups etc. você precisará de mais recursos. Os SLAs podem incluir tempo de atividade, janelas de manutenção, incidentes aknowledge_time response_time resolution_time e um acordo sobre as métricas usadas para avaliar os serviços fornecidos pelo seu departamento de TI.

Agora que você (e seus clientes: os outros departamentos) sabem o que deve fazer, precisará saber o que precisa fazer. Tempo de inventário , veja as postagens acima. O melhor seria que o banco de dados de ativos seja atualizado automaticamente. Usando ferramentas / scripts de descoberta para inserir dados como firmware de servidores, softwares, bancos de dados e versões de SO, etc. Como é uma empresa pequena, ainda é possível fazê-lo manualmente. Esse banco de dados, vamos chamá-lo de CMDB (Banco de Itens de Configuração) que deve sobreviver a você na corporação. Você o usará quando descobrirem vulnerabilidades críticas para saber quais hosts estão vulneráveis, fazer suas compras, avaliar as necessidades de patches, lembrar o endereço IP específico do host.wtf, datas de início e término das licenças (com lembretes 1 mês antes da expiração ), contratos de manutenção etc.

Agora você sabe o que fazer, como medir e o que tem. Como todos os departamentos estão funcionando com um orçamento , seu departamento de TI precisa de um para ser respeitável. Avalie e escreva um orçamento, dependendo da empresa em que você pode ser solicitado, trimestralmente. Se você deixar para os outros ... boa sorte.

Há muito mais, mas trabalha por 3-4 meses em tempo integral nisso ... pelo menos, já que você não tem um gerente para fazer isso por você e você tem suas tarefas regulares a cumprir também. Que isso ajude você.

Dicas aleatórias:

• faça seu trabalho: significa fazer TI, não faça compras, não faça eletricidade, não conserte a máquina de café. Por exemplo: prepare o pedido, obtenha a cotação do fornecedor, mas deixe o pedido e acompanhe alguém que já faça isso.

Para um sistema de mensagens, usamos os aplicativos do Google. Você pode usar seu próprio nome de domínio para a conta do Gmail, as conversas podem ser registradas, se assim o desejar, e você pode usar praticamente qualquer cliente de bate-papo que desejar.

Como outros já mencionaram, o inventário é uma grande coisa. Hardware e software. Licenças de documentos (!).

Se você criar algo novo, documente-o. Se você aprender algo novo, documente. Se você descobrir como um serviço atual está sendo executado, documente-o. Em outras palavras, pense nisso como o início da sua biblioteca de documentação .

Trabalhe com a gerência para encontrar as necessidades que eles têm (já que falta um departamento de TI) e, em seguida, priorize essas necessidades. Em seguida, obtenha a aprovação para a priorização.

Você será o principal candidato, portanto precisará entender essencialmente como tudo funciona, desde redes, administração de servidores e suporte a desktops.

Depois de tudo isso, você pode começar a se preocupar com segurança, políticas e procedimentos, expansões, ciclos de fim de vida de hardware, compras, etc, etc, etc. :) Você estará muito ocupado!

Esta é a parte tática. Isso lembra que sua empresa pode crescer rapidamente. Essa é a diferença entre trabalhar para você ou trabalhar para uma empresa (bem, é o que eu acho).

----> Gerenciamento de estoque

Obtenha um espaço reservado e bloqueado para seu inventário de TI. (Redundância de 3 teclas, pode ser uma sala, armário, ..?) Tente dividi-lo em locais (caixas, prateleiras, use qualquer coisa para dividir o espaço).

Crie uma convenção de nomenclatura para o seu hardware e locais.

Adquira um etiquetador (como um P-Touch) e etiqueta seguindo a convenção.

Mantenha um inventário. O contador já pode ter um software que possa ajudá-lo a acompanhá-lo e isso tem o valor agregado de que ele o ajudará a depreciar o estoque. Evite o bloco de notas ou você pagará por isso um dia. O Excel / Free Office Calc com regras de integridade de dados pode ser agradável, pois pode ser importado em um futuro aplicativo de inventário facilmente. O Lansweeper é um bom freeware para isso (requer o MS SQL Server).

ATUALIZE SEU INVENTÁRIO. Ao mover coisas, obter coisas novas etc. ou instruir os usuários a fazê-lo.

----> Mensagens entre escritórios, acesso remoto, etc.

Não, nunca, esqueça, os backups . E teste seus backups. Ok, este ponto é feito. Dependendo da sua infraestrutura de TI atual, o LogMeIn pode não ser a melhor solução. Existem firewalls, proxies, etc., se não, você precisará disso, não confie nos usuários.

Uma abordagem mais profissional seria configurar uma VPN segura para o (s) servidor (es) administrativo (s) e / ou intranet para computação remota.

Para as mensagens entre escritórios, vale tudo, você deve procurar apenas algo que possa controlar . O que foi sugerido por Ryan M. parece com isso. Se alguém for demitido, não será divertido se ele puder falar com o cliente como ele é na empresa.

----> Organização

Elabore uma nova lista de verificação de funcionários e peça ao RH ou a qualquer pessoa contratada que envie um e-mail antes que um novo funcionário chegue. Não é divertido saber o dia exato em que o funcionário chega e você tem um aplicativo travado e aguarda a chegada de um pedido para criar nome de usuário e senha etc. para essa nova chegada. E então, ao imprimir o papel para o novo cara, a impressora atola.

Aprenda a usar uma agenda ou um PDA ou Outlook ou algo assim. Existem algumas estruturas para o uso de estruturas como 'Getting Done'. Você receberá solicitações de todo o planeta e, em algum momento, até de outros planetas. Agende tarefas como 'fazer o inventário' e 'testar backups'.

Escreva documentação sobre o que você faz tecnicamente quando faz isso. E desenvolver um sistema de arquivamento para o conhecimento.

Desenhe diagramas de processos de negócios . Você poderia usar a estrutura do BPMN, por exemplo. Para que todos saibam como as coisas são feitas, o fluxo de trabalho e é fácil treinar novas pessoas.

Solicitar solicitações por email Não aceite fazer coisas quando solicitado em tempo real enquanto estiver fazendo outra coisa.

Preparar formulários para as solicitações mais comuns Você garantirá que obtém todas as informações necessárias na primeira vez e não perderá tempo solicitando os detalhes necessários. Você pode se referir a 'as solicitações mais comuns' como 'Solicitações de serviço'. Eu sei que é burocrático, mas você pode adicionar um número único a eles, para que possa consultar rapidamente 'precisarei do formulário Win-102 para isso'.

Obter um vulcano, eles não têm emoções e boa memória.

Seguir todos esses princípios deve evitar que você chute muito no ventilador. Mostre isso ao seu chefe e peça um aumento. Dois aumentam, já que você está fazendo 3 trabalhos.