Melhores práticas para um compartilhamento de arquivos de rede?

Portanto, temos um compartilhamento de arquivo iniciado há 10 anos ou mais e que começou com as melhores intenções. Mas agora que está inchado, há arquivos que ninguém sabe quem os colocou lá, é difícil encontrar informações, etc. Você provavelmente conhece o problema. Então, o que eu quero saber é o que as pessoas fazem nessa situação. Alguém conhece um programa decente que pode passar por um compartilhamento de arquivos e encontrar arquivos que nenhum corpo tocou? Arquivos duplicados? Alguma outra sugestão para limpar essa bagunça?

Bem, o compartilhamento de arquivos é baseado no Windows e tem quase mais de 3 TB. Existe um utilitário lá fora, que pode fazer alguns relatórios para mim. Gostamos da ideia de encontrar algo com mais de 6 meses e depois levá-lo para o arquivamento. O único problema é com um compartilhamento de arquivos tão grande que pode ser realmente difícil de fazer manualmente.

Aconselhamos os clientes a "queimar a terra" e começar de novo, muitas vezes.

Ainda estou para ver uma boa solução que funcione que não envolva envolvidos de terceiros que não sejam de TI. O melhor cenário que eu já vi é um Cliente que teve o gerenciamento identificar "administradores" de várias áreas de dados e delegar o controle dos grupos do AD que controlam o acesso a essas áreas compartilhadas a esses "administradores". Isso funcionou muito, muito bem, mas exigiu algum treinamento por parte dos "mordomos".

Aqui está o que eu sei que não funciona:

• Nomeando usuários individuais em permissões. Use grupos. Sempre. Toda vez. Sem falhar. Mesmo se for um grupo de um usuário, use um grupo. As funções de trabalho mudam, a rotatividade acontece.
• Permitir que usuários que não sejam de TI alterem as permissões. Você terminará com o "computador Vietnã" (as partes envolvidas têm "boas" intenções, ninguém pode sair e todo mundo perde).
• Ter idéias grandiosas demais sobre permissões. "Queremos que os usuários possam gravar arquivos aqui, mas não modificar os arquivos que já escreveram", etc. Mantenha as coisas simples.

Coisas que eu vi funcionar (algumas bem, outras não tão bem):

• Publique um "mapa" indicando onde vários tipos de dados devem ser armazenados, geralmente por área funcional. É um bom lugar para fazer entrevistas com vários departamentos e aprender como eles usam compartilhamentos de arquivos.
• Considere "cobrança retroativa" pelo uso do espaço ou, no mínimo, publique regularmente um "quadro de líderes" dos usuários do espaço departamental.
• Eu mencionei nomear grupos exclusivamente nas permissões?
• Desenvolva um plano para áreas de dados que "crescem sem limites" para colocar dados antigos "offline" ou para armazenamento "nearline". Se você permitir que os dados cresçam para sempre, levará seus backups até o infinito.
• Planeje algum tipo de tendência para uso de espaço e crescimento de pastas. Você pode usar ferramentas comerciais (alguém mencionou o Tree Size Professional ou o SpaceObServer da JAM Software) ou pode codificar algo razoavelmente eficaz com um programa "du" e alguma "cola" de script.
• Segmente compartilhamentos de arquivos com base no "SLA". Você pode considerar ter um compartilhamento "crítico para os negócios" que atravessa as linhas departamentais e um compartilhamento "agradável de executar, mas não crítico". A idéia é manter o compartilhamento "crítico para os negócios" segregado para fins de backup / restauração / manutenção. Ter que interromper os negócios para restaurar 2 TB de arquivos do backup, quando tudo o que era realmente necessário para os negócios eram cerca de 2 GB de arquivos, é um pouco bobo (e vejo que isso acontece).

Concordo com Evan que recomeçar é uma boa ideia. Eu fiz 4 "migrações de arquivos" ao longo dos anos na minha empresa atual e cada vez que configuramos uma nova estrutura e copiamos (alguns) arquivos, fizemos backup dos arquivos compartilhados antigos e os colocamos offline.

Uma coisa que fizemos em nossa última migração pode funcionar para você. Tivemos uma situação semelhante à que chamamos de unidade "Comum", que era um lugar onde qualquer um podia ler / gravar / excluir. Ao longo dos anos, muitas coisas se acumularam lá, enquanto as pessoas compartilhavam coisas entre os grupos. Quando nos mudamos para um novo servidor de arquivos, configuramos um novo diretório comum, mas não copiámos nada para os usuários. Deixamos o antigo Common no lugar (e o chamamos de Old Common), o tornamos somente leitura e dissemos a todos que eles tinham 30 dias para copiar o que quisessem nos novos diretórios. Depois disso, ocultamos o diretório, mas o ocultamos mediante solicitação. Durante essa migração, também trabalhamos com todos os departamentos, criamos novos diretórios compartilhados e ajudamos as pessoas a identificar duplicatas.

Nós usamos o Treesize há anos para descobrir quem está usando espaço em disco. Tentamos o Spacehound recentemente e alguns de meus colegas de trabalho gostaram, mas continuo voltando para o Treesize.

Após a migração mais recente, tentamos configurar uma estrutura de arquivamento que as pessoas pudessem usar por conta própria, mas não funcionou muito bem. As pessoas simplesmente não têm tempo para acompanhar o que é ativo e o que não é. Estamos analisando as ferramentas que poderiam fazer o arquivamento automaticamente e, no nosso caso, funcionaria para mover periodicamente todos os arquivos que não foram tocados por 6 meses para outro compartilhamento.

Na 3TB você provavelmente tem muitos arquivos desnecessários enormes e lixo duplicado lá. Um método útil que encontrei é fazer pesquisas, iniciando por arquivos> 100 MB (talvez até 500 MB no seu caso) e depois removê-lo. Isso torna o trabalho de encontrar os desperdiçadores de espaço reais mais gerenciáveis.

Minha primeira ordem de trabalho seria usar um gerenciador de arquivos / analisador / repórter corporativo / o que você quiser chamar, como o TreeSize Professional ou o SpaceObServer . Você pode ver quais arquivos estão onde, classificar por dados de criação, data de acesso e vários outros critérios, incluindo estatísticas sobre tipos e proprietários de arquivos. O SpaceObServer pode varrer vários sistemas de arquivos, incluindo sistemas Linux / UNIX remotos, por meio de uma conexão SSH. Isso pode lhe dar uma grande visibilidade da sua coleção de arquivos. A partir daí, você pode "Dividir e conquistar".

Você pode considerar apenas o arquivamento geral com mais de seis meses para outro compartilhamento e observar os acessos a arquivos nesse compartilhamento. Arquivos acessados ​​de forma consistente, você pode colocar novamente no servidor principal.

Outra opção é algo como o Google Search Appliance . Dessa forma, você pode permitir que o aplicativo do Google descubra com inteligência o que as pessoas procuram quando pesquisam coisas e ele "arquiva" colocando documentos menos acessados ​​na página de pesquisa.

No nosso servidor de arquivos do Windows 2003 R2, usamos a funcionalidade de relatório interna do File Resource Monitor; ele enviará a você, menos listas de arquivos usadas, juntamente com outros relatórios.

Talvez o primeiro passo seja ter uma idéia do tamanho do problema. Quanto espaço está ocupado pelo compartilhamento de arquivo? De quantos arquivos estamos falando?

Se você tiver sorte, verá que certas partes do compartilhamento de arquivos seguem as convenções de nomenclatura, por usuário, processo de negócios ou departamento. Isso pode ajudá-lo a dividir a tarefa de triagem dos arquivos.

Na pior das hipóteses, você pode colocar tudo offline e esperar para ver quem reclama. Então você pode descobrir quem eles são e para que estavam usando. (Mal, mas funciona.)

Eu acho que a melhor solução é mudar para uma nova unidade. Se o número de pessoas que acessam o compartilhamento for razoável, pergunte a eles e descubra quais partes são realmente necessárias. Mova-os para o novo compartilhamento. Em seguida, incentive todos a usar o novo compartilhamento. Após algum tempo, retire o compartilhamento antigo. Veja quem grita e mova esses dados para o novo compartilhamento. Se ninguém pedir algo por 3 a 6 meses, você poderá excluí-lo ou arquivá-lo com segurança.

Movo todos os dados existentes para uma nova pasta compartilhada somente leitura: se o usuário final precisar atualizar um arquivo, ele poderá copiá-lo para a nova unidade compartilhada.

Dessa forma, todo o material antigo permanece disponível, mas posso retirar o agendamento de backup.

Além disso, uma vez por ano, removo pastas (depois de verificar se o arquivo está em boas condições) que não são atualizadas / acessadas há 3 anos.