Escritório sem papel (ou menos que antes) - Quais ferramentas você está usando? [fechadas]

Quais ferramentas sua empresa adotou com sucesso que facilitaram as cargas de trabalho em papel? Especificamente, estou perguntando em relação a uma SMB de 25 a 100 pessoas. Você está usando ferramentas personalizadas de acesso único? Você está usando o Infopath com sucesso? Você integrou formulários padrão nas páginas HTML / PHP / RoR na sua intranet?

O que funciona; o que não?

As vantagens do papel:

1. É dimensionado para o tamanho da sua mesa.
2. É fácil de ler (não pisca).
3. É fácil de transportar sem a necessidade de baterias / eletricidade para operar

Portanto, para tornar seu escritório mais sem papel, você precisa fornecer uma maneira melhor:

1. Configuração de vários monitores
2. LCD de boa qualidade
3. Não exija que as pessoas se mudem ou forneçam vários métodos de exibição (pense em reuniões).

Como os documentos elétricos são muito fáceis de trabalhar, gradualmente as pessoas não se incomodam em imprimir as coisas porque elas não têm nenhuma vantagem. A melhor maneira de fazer as pessoas fazerem coisas é tornar a alternativa (sua escolha) menos complicada do que estão fazendo agora.

Isso realmente não está respondendo à pergunta, mas uma observação de longo prazo. Durante alguns anos (quase desde que o sonho de um escritório sem papel) observei que quanto mais uma empresa tenta criar aquela coisa mítica que chamamos de escritório sem papel, maior a probabilidade de o uso de papel aumentar. Toda vez que alguém cria uma alternativa eletrônica ao papel, vejo os usuários finais imprimindo-a de qualquer maneira.

Por exemplo, nosso sistema de fax em rede envia faxes recebidos como e-mails para a pessoa apropriada. Cada um desses faxes é impresso antes de ser lido. Os usuários me dizem que não gostam de lê-los na tela.

Muito mais bem-sucedido do que tentar buscar o que acredito firmemente ser uma meta inatingível é a reciclagem de papel. Em outras palavras, basta aceitar que o papel faz parte do processo e reciclar o máximo possível.

Infelizmente ainda não tenho que retirar a documentação da minha empresa, no entanto, isso não significa que não tenha investigado o assunto.

'cargas de trabalho de papel' é bastante geral.

tudo se resume a "existe um sistema eletrônico ou sistemas em conjunto que atendam às necessidades de qualquer departamento e de quem interage com esse departamento"?

Quando comecei aqui, não tínhamos um sistema de emissão de bilhetes de TI, então configurei isso, o que impediu (a maioria das) pessoas de escrever post-its na minha mesa e no monitor. : P

Não sou um analista de negócios treinado, mas, ao elaborar os processos aqui, tudo se resume a: você tem um processo concreto para tipos de solicitações em seu departamento?

e por concreto, quero dizer fluxogramas. sim, não se encolha, eles são incríveis.

até que você possa dizer "Se eu receber uma solicitação do tipo X, se acho uma boa idéia, quem eu aprovo, com quais informações ou, alternativamente, qual é o processo formal para recusar o item X".

Se você não possui um fluxograma de como um sistema funciona, como pode construir um sistema eletrônico em torno dele?

MAS

se você tiver um pacote que eu esteja olhando, que pareça MUITO interessante é http://phpformgen.sourceforge.net/, ele parece flexível o suficiente para lidar com as informações que você deseja, em qualquer formato.

seja enviando um email, atualizando um registro em um banco de dados ou gravando na saída do arquivo.

Todas as outras pesquisas que encontrei me levaram a ferramentas proprietárias que pareciam montadas por empresas relativamente pequenas, nenhuma parecendo tão boa e a maioria delas trabalhando em torno do ASP e parecendo relativamente sem suporte.

edit: também, a única coisa que o phpformgen não faz é autenticação. mas depois que o formulário for gerado, se você souber o que está fazendo com PHP e LDAP, tenho certeza de que poderia ser implementado.

Temos um quadro digital. Um projetor é projetado no quadro branco e quando você o escreve com as canetas especiais (há quatro cores diferentes), ele o desenha no PC e o projeta no quadro branco como se realmente estivesse escrevendo nele.

Se você tem um bom projetor, é brilhante e pode usá-lo com uma enorme tela sensível ao toque durante as apresentações (realmente impressiona as pessoas). No final da sessão, salve o quadro branco em um bitmap ou SVG e inicie novamente. Não há mais brainstorming comum no papel, nem manipulação dupla digitando notas do quadro branco.

Para anotações, uso o Evernote - digitalizei cartões de visita e contas, além de manter todas as minhas anotações. como possui sincronização on-line, posso acessar todas as minhas anotações "em papel" de todas as minhas máquinas e de qualquer outro dispositivo com acesso à web.

Quando fui incumbido da responsabilidade de reduzir o uso de papel durante a execução de TI em uma SMB que empregava cerca de 130 pessoas, usei a seguinte técnica inovadora:

Equipei a sala de impressão da empresa com um servidor de fax / impressão baseado em Linux / Samba. Todas as impressoras foram anexadas a isso, assim como um fax-modem para faxes recebidos (que foram salvos em um compartilhamento de arquivo como TIFF em vez de impressos diretamente). Eu então assegurei-me de que sempre houvesse "problemas" com este servidor (era bastante fácil de fazer 'acidentalmente' puxando cabos, etc., certificando-se de que os ventiladores acionados, etc.).

A equipe rapidamente adquiriu o hábito de confiar em e-mail, pdf, doc, xls e ler coisas em seus monitores! Também recusei repetidamente solicitações de um departamento para comprar uma fotocopiadora, em vez disso, dei a eles um scanner de mesa e pedi que imprimissem coisas apenas se realmente precisassem de uma cópia impressa !!!

No final, realmente nunca precisávamos das funcionalidades de registro de impressão do servidor de impressão (que era aparentemente o objetivo original).

Lembre-se de que a redução nos registros em papel aumenta a responsabilidade pelo armazenamento, recuperação e tempo de atividade de arquivos. Acabamos investindo mais em armazenamento NAS para compartilhamentos de arquivos, servidores de backup redundantes, sistemas ERP e armazenamento de email confiável externo de terceiros, capaz de anexos grandes e tamanho ilimitado da caixa de entrada.

Eu gosto da resposta do posty e você também deve ter em mente a resposta de Martin P. Hellwig.

Em geral, tudo se resume a: Para que processo atual faz sentido passar do papel para o sem papel?

Como não sei em que setor você está trabalhando, não posso recomendar uma solução. E mesmo que eu conheça o setor, a solução ainda precisa se adequar ao fluxo de trabalho / cultura das empresas. Para uma empresa de TI, pode fazer sentido expor os processos de gerenciamento de requisitos, gerenciamento de problemas e gerenciamento de liberação. Os nomes comuns são Bugzilla, Jira, OCNS ou inStep . Em geral, analise suas trilhas de papel (de que maneira você documenta e como elas se transformam) e procure oportunidades (comerciais) para remover papel. O principal objetivo deve ser tornar sua empresa mais eficaz, tornar-se mais eficiente, mais rápida, ... e não reduzir o papel a qualquer custo.