Quais são as melhores práticas para a estrutura de pastas de negócios?

12

No passado, tendíamos a ter pastas departamentais (Vendas, Marketing, etc.) em um único compartilhamento e, em seguida, adicionar pastas abaixo desses ad-hoc, conforme e quando necessário.

Ficou um pouco confuso - fui encarregado de criar uma 'hierarquia de pastas'.

Alguém tem alguma prática recomendada para organizar uma estrutura de pastas?

Estamos executando o SBS2011 no servidor de arquivos atual.

windows best-practices directory

— jidl
fonte

6

Se há uma verdade que encontrei ao impor a organização a outras pessoas, é esta: elas nasceram preguiçosas e morrerão assim antes que eu as mude. Em resposta a isso, tenho pastas departamentais em um compartilhamento. Sob isso, eles criam o que querem. Todo mês, um script "limpa" a pasta movendo tudo o que não foi modificado em 6 meses para uma subpasta "antiga". Isso evita que as pastas do departamento fiquem completamente fora de controle.

— 24514 Chris-S

Seu script distingue entre "data de acesso" e "data de modificação"?

— jidl

Como muitas coisas não tocam em "data de acesso", não é uma representação precisa da última vez que o arquivo foi aberto.

— Chris S

17

Alguém tem alguma prática recomendada para organizar uma estrutura de pastas?

Não.

Acredite, você não deseja possuir a hierarquia de pastas de nenhum departamento (exceto talvez o seu). Você não sabe quais são as necessidades deles, não tem o conhecimento ou a experiência de outros departamentos para fazer boas escolhas e não quer ser o zelador de arquivos da empresa.

E se você acha que eles fazem uma bagunça, isso não é nada comparado à bagunça que você fará das coisas. Eu sei que você diz que foi incumbido de fazer isso, mas a melhor coisa que você pode fazer por si mesmo é se livrar dela rapidamente. Este é um exemplo de configuração para falhar - não importa como você o faça, alguém terá um problema com isso e reclamará por causa disso.

A melhor prática é literalmente "[chefe do departamento], aqui está o seu compartilhamento de departamento. Você é responsável pela estrutura e permissão abaixo deste nível. Configure-o da maneira que melhor se adequar às suas necessidades".

— HopelessN00b
fonte

Ótima resposta, mas não parece claro em relação a um problema realmente grande. Muitas organizações com as quais eu lidei não concordam se a permissão deve estar nesse nível e abaixo ou abaixo desse nível . Essa é uma decisão crítica que precisa vir das pessoas com C em seus títulos.

— Tim Brigham

1

@ TimBrigham Um detalhe que deixo para outra pessoa sempre que possível. O compartilhamento concede a todos os membros do departamento permissões e, se quiserem permissões diferentes nas pastas abaixo, eles podem configurá-los eles mesmos. Ser o zelador de permissões em uma hierarquia de pastas complicada não é muito melhor do que ser o zelador de arquivos, afinal.

— HopelessN00b

2

Não existe um "tamanho único", mas eu recomendaria que as pessoas pensassem em manter as coisas o mais fechadas possível ao universo físico. Quando vejo uma pessoa com 10 pastas de pesquisa profunda, sei que elas não têm idéia de quais arquivos possuem e nunca encontram nada.

Na "vida real", você tem:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Mantenha assim nos arquivos do computador. Não mais do que 3-4 pastas aninhadas.

Dependendo do tipo de arquivo, as categorias são por data ou por assunto. Os nomes dos arquivos teriam o tipo aaaa-mm-dd-subjectoffile.ext.

— ETL
fonte

2

Não tive sorte em fazer com que os usuários aderissem a um protocolo de nomeação de arquivos. Pensei em ter uma estrutura bastante plana e depois usar tags para ajudar na pesquisa eficiente - alguém teve alguma sorte com essa abordagem?

— jidl