Lidando com questões técnicas difíceis ou inesperadas em reuniões [fechadas]

Dependendo do projeto em que estou trabalhando, talvez seja necessário que eu participe de mais reuniões com as partes interessadas internas ou com o gerenciamento técnico nas empresas clientes.

Durante essas reuniões, surgirão inevitavelmente algumas perguntas que:

• Você não tem uma resposta para.
• Você não pensou por um motivo ou outro.
• Você considera irrelevante ou completamente fora do escopo da reunião atual.

Em cada caso, como você responde a essas perguntas? Alguma dica ou truque para manter a autoridade e permanecer honesto?

a) Descobrirei qual é a resposta da pessoa responsável por essa área do projeto e entrarei em contato com você nos próximos dois dias

b) Esse é um bom argumento, obrigado por criá-lo. Eu não pensei sobre esse aspecto, mas vou responder e responder nos próximos dois dias

c) O que você realmente quer dizer sobre isso, pois parece não se encaixar no meu entendimento do projeto.

Claro, apenas exemplos, mas se você ler o significado por trás deles, todos eles devem gerenciar suas expectativas e fazê-las se sentir parte do processo. Também conhecido como sendo assertivo.

Você mencionou três tipos de perguntas:

a) você não sabe a resposta para: Diga a eles que não sei a resposta, mas que você descobrirá a resposta. Em seguida, escreva a pergunta / preocupação e retorne rapidamente.

b) você não pensou por um motivo ou outro: diga a eles que é uma ideia interessante. Em seguida, anote-a e faça o acompanhamento rapidamente.

c) você considera irrelevante ou completamente fora do escopo da reunião atual: Esta resposta é mais complexa. Se for irrelevante para todo o projeto, tente gentilmente dizer a eles que não está relacionado. Mas faça-o com cuidado, porque você não sabe por que eles estão trazendo isso à tona. Se relacionado ao projeto, mas não relacionado à reunião; diga a eles que você o passará para a pessoa certa. Em seguida, anote-a e faça o acompanhamento rapidamente.

À medida que você ganha experiência no projeto, os problemas de constrangimento desaparecem. À medida que você ganha mais experiência no trabalho, será melhor no tratamento desses tipos de perguntas.

Isso acontece com todos de tempos em tempos, não importa quão experiente ou preparado. Honestidade é a melhor política nessas situações, o que significa reconhecer que você não tem as respostas. Você será muito mais credível a longo prazo do que se tentar blefar.

Questões específicas:

(a) Se você não souber a resposta, em vez de apenas encolher os ombros, o importante é garantir às pessoas que você entende o que elas estão pedindo e que você pode ir embora e descobrir. Você pode fornecer uma linha do tempo e uma idéia do trabalho envolvido, se for provável que exija trabalho pesado.

(b) Se você ainda não pensou sobre isso, tudo bem. O mesmo que acima, apenas informe-os e retorne a eles.

(c) Se você acha que as perguntas são irrelevantes, geralmente fale com tato sobre por que esse é o caso; é bem possível que eles não percebessem que era irrelevante. Se você estiver trabalhando com profissionais, eles aceitarão que seja irrelevante se você fornecer evidências / raciocínio e, consultando-os, você poderá descobrir que é relevante, afinal.

As sugestões acima são definitivamente ótimas e funcionam bem na maioria dos contextos. Como os outros respondentes indicaram, isso está prestes a acontecer - especialmente se você estiver apresentando idéias para pessoas inteligentes e procurando críticas ou comentários (por exemplo, tentando arrecadar fundos para uma start-up).

No entanto, você responde que deseja obter algumas coisas:

• Manter credibilidade e autoridade para o seu tópico / clientes (isso também significa não fabricar ou inventar coisas que você realmente não sabe que não têm certeza)
• Reconheça sua resposta (para que se sintam ouvidos e compreendidos)
• Mantenha a apresentação / reunião nos trilhos

Embora as sugestões sejam definitivamente úteis, um ótimo padrão de design para essas perguntas funciona da seguinte maneira:

1. Repita a pergunta e certifique-se de entender o que eles estão perguntando e por quê (já que às vezes isso não é óbvio, e você quer ter certeza de abordar a causa raiz). Por exemplo "Por que você está usando [inserir tecnologia aqui] em vez de [inserir uma tecnologia aqui que talvez você não tenha visto]?" com esta pergunta, seria bom responder com uma pergunta (ou uma série de perguntas) sobre o motivo pelo qual a pergunta foi feita e se eles tinham experiência com diferentes tecnologias ou relacionamentos com os fornecedores etc. Certifique-se de entender o que eles estão recebendo. e por quê (já que eles podem realmente ter alguma experiência ou ter ouvido falar disso, etc. - e você precisa tratar cada situação de maneira diferente).
2. Reconheça o "solicitante" e questione a maneira sem confronto - ou seja, "Essa é uma ótima pergunta ..." ou "Essa é uma perspectiva interessante ..."
3. Identifique como você planeja acompanhar "... deixe-me responder a você por e-mail" (a) ou "... esse é definitivamente um tópico para uma análise mais aprofundada, mas vamos apresentá-lo por enquanto e talvez você e Eu posso discutir sobre isso offline. " (b) ou "... esse é um bom argumento, mas como o objetivo da reunião é {inserir aqui}, vamos seguir em frente agora, mas podemos voltar a isso se o tempo permitir".

Geralmente, entender "por que" eles estão perguntando algo, ajudará você a selecionar o melhor acompanhamento e garantir que eles se sintam ouvidos e compreendidos.

• Nunca improvise ou invente fatos que você não conhece ou não está preparado para dar. Perguntas que você não pode responder, peça para voltar depois de fazer o check-out.
• Se algo estiver fora do escopo da discussão atual, diga-o e sugira que você possa discutir isso com essa pessoa após a reunião
• Sempre convide as pessoas a enviar perguntas antes da reunião, dando a você a oportunidade de preparar respostas. Se você estiver organizando a reunião, verifique se possui uma agenda que você envia antecipadamente (pode ser apenas algumas linhas, desde que especifique sobre o que é a reunião).
• Se você não estiver organizando a reunião, peça ao organizador que lhe forneça uma agenda, a menos que uma seja publicada.

Na minha experiência, uma das causas mais comuns de discussões fora do escopo ou perguntas para as quais você não está preparado são as reuniões sem agenda. Exija sempre que uma reunião tenha uma agenda clara. Se a reunião deve tomar uma decisão sobre algo, isso deve ser claramente indicado na agenda e deve ser refletido (e reconhecido) em atas ou notas enviadas após a reunião.

Se as pessoas insistirem em convocar reuniões sem uma agenda, traga isso com elas e sugira que seria muito mais eficiente com uma. Se isso não funcionar, converse com seu chefe com a motivação de que seu tempo está sendo ineficientemente desperdiçado. Se você acha que pode se safar (sem ter muita má vontade), fique à vontade para começar a recusar as reuniões sem agenda. Eu tive que recorrer a isso algumas vezes quando as coisas ficaram fora de controle.

Eu não vi isso mencionado, mas a pior coisa que você pode fazer é tentar classificá-los. É sempre justo responder:

a) você não sabe a resposta para a
resposta: "Não sei, mas vou descobrir"

b) você não pensou em um motivo ou outro
Resposta: "O assunto nunca foi abordado. Vou fazer uma pesquisa e retornar a você"

c) você considera irrelevante ou completamente fora do escopo da reunião atual.
Resposta: "Deveríamos discutir isso em outra reunião"