Quando as pessoas gerenciam dados, há três maneiras fundamentalmente diferentes de agregar valor:
- Informática
- Armazenamento e Recuperação
- Encaminhamento e compartilhamento.
Para computar no nível da aritmética simples, você não pode vencer o Excel. Mesmo se você for um programador experiente, poderá criar uma planilha em uma fração do tempo necessário para escrever e depurar um programa de computador. Você pode até agrupar dados em tabelas e usar funções de pesquisa para obter algumas das vantagens que obtém com as consultas. A tabela dinâmica e os recursos gráficos tornam os dados resumidos simples e fáceis.
Para armazenamento e recuperação no nível de arquivo / documento, o Excel é tão útil quanto o MS Word ou o MS Access. Para recuperação no nível de consultas SQL, o MS Access funciona muito melhor que o Excel, embora o Access seja severamente limitado, como você saberá se já comparou o Access com um DBMS de força industrial.
Para compartilhamento de dados, o Excel é extremamente primitivo. A maioria das lojas que adotam o Excel por contágio enfrentam problemas neste momento. Sua pergunta sugere que esse é o caso de sua loja.
Existem vários problemas na introdução de bancos de dados em um local que não está pronto para bancos de dados. Um é político. As pessoas que manipulam suas planilhas podem reconhecer o problema geral do sistema, mas estão extremamente satisfeitas com o controle que têm sobre seus pequenos dados. Você pode esperar resistência se tentar substituir o gerenciamento e o controle central pela solução descentralizada que você tem agora. Parte dessa resistência é justificada.
Outro é o custo dos bancos de dados. Como já foi afirmado em outra resposta, as desvantagens do banco de dados podem superar as vantagens.
Outra é a credibilidade dos bancos de dados. As pessoas que colocam dados nos bancos de dados geralmente o fazem porque é o trabalho delas ou talvez ganhem algo por si mesmas, como fazer um pedido em um site. Eles não fazem isso por espírito comunitário. Pelo menos não muito. Sem boas entradas, o banco de dados nunca ganha credibilidade.
Uma solução em que estou trabalhando agora em um site em que as planilhas estão apenas pegando é a criação de um protótipo de banco de dados no MS Access. Há uma desvantagem nítida nisso: as pessoas podem aprender a coisa errada sobre os bancos de dados, algo que terão que desaprender em um estágio posterior da evolução. Eu também acho que os recursos de relatórios do Access estão muito ausentes. e se você estiver pensando em usuários simultâneos, precisará pensar além do Access, embora o Access esteja fazendo progressos nesse sentido.
Gosto de três coisas sobre o Access: é simples, rápido e barato produzir protótipos primitivos. Quase não há curva de aprendizado, especialmente se você já entende a análise de dados e a composição da tabela.
Segundo, é menos intimidador do que um grande DBMS centralizado. Quando os usuários são mostrados como abrir uma tabela do Access no modo de exibição de tabela, apenas clicando nela, perdem o medo de tabelas. E o fato de um único arquivo armazenar os dados, as definições de dados e o aplicativo mantém as coisas simples para as pessoas que não pensam em termos de sistemas.
Terceiro, ele funciona bem com o Excel e o Word. copiar uma tabela ou consulta em uma planilha do Excel é tão simples quanto clicar em um botão.
Antes de chegar a esse ponto, tive que superar uma atitude esnobe que tinha sobre o Access. Não é SQL Server ou Oracle. Mas tem seus usos, desde que você entenda as limitações
Dito tudo isso, você ainda terá uma tarefa monumental quando chegar a hora de mudar sua loja de muitos bancos de dados do Access para um único banco de dados integrado em larga escala, com gerenciamento profissional e recursos compartilhados.