Como lidar com os gerentes de projeto que microgerenciam?

Talvez eu seja apenas ingênuo, mas quando tento decifrar o muro de tarefas que tenho como objetivo fazer ao longo de uma semana, não consigo deixar de pensar que quem constrói o cronograma do projeto precisa receber treinamento corretivo. gerenciamento básico de projetos.

Por exemplo, recebi 13 tarefas hoje, a mais curta .13 dias (métrica de tempo padrão no Microsoft Project) e a mais longa .75 dias. Não posso deixar de pensar que são flagrantes projetos de agendamento de microgerenciamento em intervalos de menos de 10 minutos.

Os efeitos do gerenciamento estão se tornando evidentes em tarefas reduzidas, a atribuição de recursos excede a capacidade em um fator de dois em alguns momentos e passa mais tempo limpando tarefas e descobrindo o que vem a seguir do que realmente fazendo trabalho.

Como convencer o gerente de projeto a criar tarefas com maior duração e a ver uma imagem maior?

Peça ao seu gerente para definir prioridades em cada uma das tarefas. Em seguida, concorde em concluir as tarefas em ordem de prioridade.

Ele não fará isso.

Você pode tentar introduzir o gerenciamento no CCPM. Eles descobrirão com pressa que o maior sangrador de produtividade são as interrupções.

Mas sério, você realmente acha que pode mudar esse tipo de mentalidade? Vidas foram desperdiçadas tentando.

Quando você vai à garagem, não diz ao cara:

"por favor, troque o óleo, os filtros. E verifique o sistema de ar condicionado, isso faz algum barulho estranho. Além disso, faça uma verificação do alinhamento das rodas e lavagem automática da transmissão. Você tem 1,23 horas e pagarei $ 97"

Você pergunta a ele quanto tempo ele precisará e quanto ele pede. Mesmo que você seja um especialista, você sabe quanto tempo ele deve levar e quanto ele deve cobrar.

Se você não concorda com o tempo que ele precisa e / ou com o valor que ele cobra, você vai para outra garagem, certo?

É praticamente o mesmo aqui. Seu trabalhador, o especialista , aquele que executará a tarefa, deve estimar isso sozinho .

No nível da equipe, a equipe deve ser responsável por isso. Para evitar muita variação nas estimativas entre os membros da equipe, uma metodologia de estimativa baseada em consenso deve ser usada como o Planning Poker .

Agora, como lidar com seu gerente atual?

A menos que você consiga convencê-lo usando o argumento acima apenas dizendo a ele, você terá que trabalhar com ele. Muito poucos gerentes são capazes de "mudar" a impulsão de seus funcionários tão rapidamente. A maioria deles nunca vai mudar.

• Cada vez que você é designado para tarefas, juntamente com suas estimativas, envia-lhe seus números de volta educadamente.
• Use evidências de suas alegações, apontando experiências anteriores em tarefas que levam mais tempo do que o planejado inicialmente.
• Você terá que repetir o ciclo acima de muito tempo
• Você precisará de paciência, determinação e coragem. Ivan Pavlov é seu amigo aqui.

Eventualmente, ele mudará de idéia e adotará o sistema descrito acima.

Mas seu gerente é provavelmente um parkinsoniano . Nesse caso, ligue para Ashton e peça conselhos a ele. Porque ele provavelmente não vai mudar.

Não se preocupe com ele depois que você for embora, ele encontrará outro desenvolvedor para abusar .

.13 dias a 8 horas por dia (480 minutos por dia) = 62,4 minutos (pouco mais de uma hora). Planejar tarefas de uma hora não é tão ruim assim.

Mais importante, como as tarefas estão entrando no cronograma em primeiro lugar? E como as durações estão sendo atribuídas? Se o seu gerente de projeto está apresentando a lista de tarefas e quais devem ser as durações, isso é um problema. É tarefa do seu gerente de equipe rastrear esses itens, mas é responsabilidade da equipe elaborar a lista de tarefas e estimativas para essas tarefas. Planejamento é um esporte de equipe.

Parece que existem outros problemas em jogo aqui também, e você pode ter algumas reclamações muito válidas. Você já tentou conversar com o PM individualmente sobre suas preocupações?

Desculpe, mas às vezes você só precisa lidar com isso. Fique do lado bom do PM. Às vezes, não importa qual seja sua posição, você simplesmente não vai gostar de quem está trabalhando.

Eu quase posso garantir que o PM tem um orçamento limitado, um orçamento horrivelmente inadequado para começar, ou tem um número fixo de horas que ele precisa cumprir e pelo qual seu trabalho e seu salário são responsáveis. Eu também apostaria que um gerenciamento como esse vem de sua cadeia de gerenciamento, duvidoso que o PM goste de acompanhar as coisas nesse nível também, na verdade eles provavelmente estão sendo microgerenciados em um grau ainda melhor.

Talvez você possa tentar argumentar que há muita sobrecarga na definição e estimativa de tarefas que são tão pequenas. Que, em vez de escrever todos os detalhes e estimativas para 4 tarefas, cada uma com duração de 0,125 dias, pode ser melhor ter uma tarefa estimada em 0,5 dia, que pode ser configurada muito mais rapidamente. Agora, isso tem algumas ressalvas:

1. As estimativas maiores ainda precisam estar próximas da direita. Se, ao agrupar as coisas, as estimativas ficarem menos precisas, isso pode ser um problema, pois há uma confiança que os desenvolvedores desejam, mas o gerente de projeto pode querer dar agora. Trata-se mais de lidar com um medo antes que o gerente de projeto tenha precedência para dizer: "Veja, você já estragou tudo isso antes. Por que devo confiar em você agora?" com alguma evidência.

2. Que as pessoas que analisam o trabalho realizado, como o Gerente de Projeto e os patrocinadores, possam entender, pode haver uma diferença mínima entre realizar 101 tarefas minúsculas e 10 itens de trabalho grandes, pois pode ser o mesmo trabalho às vezes. Algumas pessoas podem ver a quantidade como o que conta e, infelizmente, é aí que as capturas entram em jogo aqui, a meu ver. Não sei ao certo como resolver esse problema, pois a solução típica seria tentar fazer com que a outra pessoa visse a lógica que pode ou não passar bem.

3. Quão tecnicamente esclarecido é o PM? Esse pode ser outro ponto, como se o PM não fosse tão experiente, então há uma preocupação de que isso possa parecer esnobe ou arrogante, que não é a intenção, pois você quer a liberdade de fazer algo como vê, em vez de receber uma recompensa. a lista de tarefas com 10 etapas de como fazer algo de a a j.

Essas seriam as áreas de preocupação que eu certamente saberia como lidar com perguntas que ele possa ter ao querer colocar isso em prática, pois o que eu acho que você deseja é justo e realista para mim.

Faça o seu melhor, a culpa é dele se o planejamento estiver errado e, com sorte, o gerente começará a fazer perguntas quando os prazos começarem a cair.