Como melhorar minha comunicação por email

Parafrase de um email que enviei a um colega

Percebi um problema no sistema A. Determinamos que não é causado por X. Suspeito que esteja sendo causado por Y. (já que você é responsável por Y) Você pode dar uma olhada?

(A parte entre parênteses não foi incluída no meu email porque este colega sabe muito bem que ele é responsável por Y ... deve ser entendido que é por isso que eu estava enviando o email)

Encontro o colega meio dia depois e digo: "Você já olhou para o problema do sistema A?" e ele responde: "Ah, sim, recebi seu e-mail sobre a quebra do sistema A, mas presumi que provavelmente foi causado pelo X, então estava esperando você verificar isso".

Obviamente, minha mensagem não foi comunicada. Esse é um resultado muito comum dos emails que eu envio e é muito desencorajador ... mas não sei como poderia tornar meus emails mais claros. Eles são sempre tão breves, claros e direto ao ponto em que posso fazê-los. Alguma sugestão? Talvez exista algo inerente ao meio de e-mail que não seja eficaz para esses tipos de comunicação?

Você pode tentar reordená-lo para dizer o que deseja no início do email.

Percebi um problema no sistema A que gostaria que você olhasse. Eu já olhei para o X e concluí que essa não é a causa. Pode ser causado por Y, e é por isso que preciso da sua ajuda. Esta questão impede o So & So de fazer o trabalho deles; portanto, se você pudesse olhar para Y o mais cedo possível, eu realmente aprecio isso.

Obrigado!

Você pode tentar algo assim.

Além disso, a linha de assunto às vezes é ainda mais importante que o corpo. Para este e-mail, eu faria o assunto dizer:

Assunto: Tendo problemas com o sistema A, verifique Y

Não deve ser um email.

Ele deve entrar no seu sistema de rastreamento:

• A entrada do caso é o relatório de falha.
• Inicialmente atribuído a você e, com a primeira resposta, observe que não é uma conseqüência do X porque você verificou (com alguma informação adicional para apoiar esta conclusão).
• É então atribuído ao seu colega com uma nota que você suspeita que possa ser Y

Neste ponto, deve ficar bem claro que é problema dele ...

Editar:

Na verdade, isso é, em alguns aspectos, uma péssima resposta à pergunta porque não existe - mas o argumento é válido, ou seja, apenas o envio de um email sem (para citar o prazo de venda) uma "chamada à ação" específica, ou seja, algo isso deixa claro que agora é o problema dos destinatários.

No caso de um email - você pode começar com algo como "Você pode dar uma olhada no seguinte problema ...", mas é melhor sinalizá-lo explicitamente como uma tarefa acima e acima do texto da mensagem

Não leve esse discurso pessoalmente, também sou culpada.

É isso que eu odeio no uso de e-mail. Isso deve ser enviado como uma Tarefa / Todo, como o seu sistema de email chama. Com uma data de vencimento. Talvez haja alguma questão cultural da empresa sobre o envio de uma tarefa, porque ela não parece muito bem solicitada, mas sim como dar um pedido. Não deve ser esse o caso, porque o destinatário pode rejeitar a solicitação (o que teria sido uma vantagem no seu caso) e estabelecer um horário diferente.

Solicitações de reunião são itens de calendário. Isso é especialmente doloroso quando alguém pergunta se você pode ter uma reunião e eles não dão um prazo e é um chute no estômago quando eles têm acesso a um calendário.

Depois de 3-4 e-mails de uma e para trás, é hora de pegar o telefone ou, pelo menos, conversar. Isso também vale para a explicação de 47 parágrafos de algo que não preciso arquivar no texto.

Falando em arquivamento. Por que recebo e-mails sobre um cliente que só entram na 'minha' Caixa de entrada? Quando saio da empresa, alguém pode querer isso e não receberá minha caixa de entrada. Eu poderia encaminhar para a pessoa que 'pode' assumir minha conta quando eu estiver fora. Então agora eu tenho que copiar o email para algum sistema de documentos ou ser como todo mundo e ter 50 pastas em um email para cada cliente e arrastá-lo para lá. E quando eu saio, um otário pobre passa por todas essas pastas e continua recebendo o spam enviado para o meu endereço de e-mail antigo (Honestamente, eu não fui a esse site pornô).

Quando um email de BigBoss@OurMostImportantClient.com, ele precisa ir para um local central para qualquer pessoa que precise acessá-lo agora ou no futuro pode recebê-lo. Se for direto para o MyBigBoss, talvez não. Mas deve ter a capacidade de rotear emails importantes de clientes e parceiros de negócios.

O Wiki, o SharePoint e os aplicativos de mercado vertical que incorporam o gerenciamento de contatos são bons, mas eles não lidam com email. Alguém tem que limpar essa bagunça até nos livrarmos dela.

Desculpe, a resposta para sua pergunta está aí em algum lugar. Assim como nosso sistema de e-mail.

Tem que haver uma maneira melhor e com certeza não é o Twitter.

• Mantenha sua mensagem curta e sucinta.
• Favor listas com marcadores sobre prosa no estilo de parágrafo.
• Conheça seus destinatários (ou seja, evite jargões técnicos ao falar com não programadores).
• Use o email com moderação.
  • Se você se comunicar demais, as pessoas o desligarão.

Lidar com seu exemplo específico através do mecanismo de rastreamento de bugs de sua escolha é, como já foi dito, provavelmente a melhor solução. Dito isto, sua pergunta mais ampla sobre comunicação por email merece uma análise mais detalhada.

• Como seus e-mails são tão claros quanto você afirma (e não tenho motivos para duvidar disso com base em sua pergunta claramente expressa aqui)
• E considerando que as pessoas reconhecem receber e ler os referidos e-mails
• E, considerando que essa não é uma ocorrência isolada ou rara
• Então duvido que o problema seja a clareza de seus e-mails.

Você parece suspeitar disso quando pergunta "Talvez exista algo inerente ao meio de email que não seja eficaz para esses tipos de comunicação?" Mas duvido que você tenha sucesso em qualquer outro meio. Suspeito que a fonte de sua frustração seja mais provável com base no seu relacionamento com sua equipe.

Parece-me que as pessoas da sua equipe não estão levando você a sério e esse é um problema mais amplo do que pode ser resolvido com uma mudança de estilo de mídia ou comunicação. Se você deseja que sua comunicação seja levada a sério, é preciso entender os motivos pelos quais você não está sendo levado a sério e remediá-la. Existem muitos fatores possíveis que podem estar no cerne dessa falta de respeito (você é novo, jovem ou culturalmente diferente ou não comprovado ou que se enganou no passado) e cada um deles indica uma abordagem diferente para remediação. E equipes diferentes respondem de maneira diferente a diferentes tipos de personalidade. Portanto, sem saber mais detalhes, hesito em dar conselhos sobre como avançar a partir daqui.

Se fosse um filme da prisão, sugiro que você encontre o cara mais importante do time e pule nele. Conseguir o respeito de uma equipe de programadores pode ser mais difícil (embora geralmente exista uma chance menor de acabar no hospital).