Métodos eficazes para gerenciar tarefas de trabalho? (documentando / lembrando / priorizando) [fechado]

Estou procurando sugestões sobre métodos eficazes que possam ser usados ​​para documentar, lembrar e priorizar tarefas no trabalho. Muitas dessas tarefas pertencem a um projeto principal, mas também existem para iniciativas independentes. As próprias tarefas abrangem tudo, do desenvolvimento à documentação e às discussões, com prioridades variadas e prazos que variam de imediato a alguns meses a partir de agora.

Historicamente, usei um bloco de notas para acompanhar essas tarefas, com uma estrela ao lado de um item indicando que ele precisa ser feito e uma marca de verificação quando concluída. No entanto, à medida que ganho mais responsabilidades e mais coisas para gerenciar:

• fica mais difícil garantir que eu tenha feito tudo (porque algumas coisas se perdem 5 páginas atrás)
• fica mais difícil lembrar o que é mais importante fazer a seguir
• fica mais difícil acompanhar as dependências entre tarefas

Alguém encontrou métodos que tornaram suas tarefas mais fáceis de gerenciar? Eu considerei adicionar alguns metadados para acompanhar o que é mais importante e dependências, ou possivelmente mudar para um aplicativo que poderia automatizar isso (se isso existir). Algo acessível em qualquer lugar seria definitivamente uma vantagem.

Para a solução de papel

Normalmente, recebo um caderno de desenho sem pauta com páginas perfuradas como o tipo que você encontra na Barnes & Noble com uma fita anexada para marcar a página.

Nota: eu compartilhava um link, mas não consegui encontrá-lo em sua loja online. O que eu estou falando são os livros de capa dura de 8 1/2 "X 11"

Prefiro papel para o trabalho diário, porque costumo desenhar muitos diagramas para descrever minhas idéias (o que é difícil de fazer com as listas normais de software TODO) e, às vezes, é útil poder gravar coisas no livro.

Para cada ciclo (um dia / semana ou algum outro incremento de tempo preferido) aloco algumas páginas para todos de uma linha. As páginas subseqüentes são para informações detalhadas. Quando termino o trabalho, cruzo todos no índice e rasgo as páginas que não são mais relevantes (é por isso que as páginas perfuradas são necessárias). A faixa de opções é usada para marcar a página de tarefas, para que você possa abrir rapidamente o livro de onde parou (também costumo recortar uma caneta na página em que estou adicionando anotações se fechar o livro).

Quando termino os itens da tarefa, os risco e rasgo as páginas relacionadas.

Nota: É necessário um pouco de prática para se acostumar a isolar tarefas por limites de página, mas mentalmente você adquire o hábito de separar tarefas em um limite finito. É importante desenvolver essa capacidade porque, se você não conseguir se concentrar em uma coisa de cada vez, seu cérebro perderá muito tempo alternando desnecessariamente contextos entre tarefas diferentes.

Quando o próximo ciclo começar, crio um novo trabalho. Examinarei rapidamente todos os anteriores, reavaliando se os itens inacabados ainda são relevantes. Se estiverem, eu os copio para o novo todo. Caso contrário, localizo as páginas relacionadas e as rasgo (para a lixeira ou para salvar em um livro diferente para mais tarde).

A idéia aqui é remover tudo o que você não precisa saber agora (no ciclo atual). Mantenha o trabalho curto e simples (linhas), mas não sacrifique a capacidade de manter notas mais detalhadas.

O interessante é que, se você esperar uma semana ou duas para dar uma olhada nos itens que retirou do livro para mais tarde; muitas vezes você descobrirá que eles não são mais relevantes (e estão prontos para o lixo).

Se você não for diligente em aparar a pilha regularmente, ela aumentará com o tempo até que se torne esmagadora. Caso contrário, você pode começar a sofrer do que eu gosto de chamar de síndrome de " Shlemiel, o Pintor ", onde você passa tanto tempo vasculhando tarefas residuais que nunca chega a entender coisas importantes / urgentes.

Quanto ao gerenciamento de diferentes projetos simultaneamente ... Use um livro para cada projeto.

Pense no seu cérebro como um computador. Se as tarefas de troca fossem como fazer uma troca de contexto (não muito cara, mas distrair o trabalho), a troca de projetos seria como fazer uma troca de cache completa (cara porque você precisa descarregar todas as informações que está usando no momento e carregar todas as informações relacionadas ao outro projeto.

Eu uso o Toodledo para gerenciar minhas listas. Você também pode sincronizá-lo com o seu telefone. Está online, para que você possa acessá-lo em qualquer lugar que tenha um smartphone ou a Internet.

Para o processo, recomendo a leitura do livro "Getting Things Done", de David Allen. Isso o ajudará a aprender a gerenciar suas tarefas de maneira eficaz e eficiente.

Alterno entre um bloco de papel no qual anoto as coisas e faço tarefas ao usar o Ubuntu. Gosto do fato de você poder atribuir prioridade, adicionar quantas notas desejar à tarefa e ocultar as tarefas concluídas.

Há muito tempo, li sobre a divisão de tarefas em quatro categorias, em dois eixos: para que você tenha importância / não é importante; urgente / não urgente.

1. Importante, urgente.
2. Importante, não urgente.
3. Não é importante, urgente.
4. Não é importante, não é urgente.

Passe a maior parte do seu tempo realizando 1 e 2 atividades, e o restante cuidará de si mesmo.

Para a solução eletrônica

Eu gosto de usar a ferramenta de mapeamento mental Freemind (código aberto gratuito)

É fácil e intuitivo de usar, o que significa que posso passar meses sem usá-lo e ainda lembrar os atalhos do teclado:

• inserir - adicionar célula
• excluir - remover célula
• space - alternar entre recolher / expandir célula
• ctrl + B - negrito
• ctrl + X - cortar célula
• ctrl + V - colar célula
• ctrl + C - copiar célula
• ctrl + K - adicionar link
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - altera a cor do texto da célula (tenho alguns favoritos memorizados).

Para a primeira camada de células, faço as nuvens codificadas por cores (ctrl-shift-b e altero a cor da nuvem com o botão direito do mouse + formato + "cor da nuvem") para facilitar a identificação. Cada nuvem é uma categoria principal. Ex, terei um para uso pessoal, um para cada projeto principal, um para a escola, etc.

Dentro de cada nuvem, o primeiro nível de células é a prioridade:

• Agora (tarefas críticas)
• Amanhã (tarefa crítica que não precisa ser resolvida imediatamente)
• Futuro (tarefas não críticas)
• Conceito (boas idéias que eu possa ocasionalmente criar durante os intervalos)
• Adiado (tarefas que são adiadas indefinidamente, a menos que eu não tenha mais nada para trabalhar)

Nota: Como você pode suspeitar, as tarefas adiadas geralmente se tornam irrelevantes a longo prazo e podem ser completamente cortadas.

Prefiro um mapa mental por três razões, posso percorrer a hierarquia muito rapidamente com apenas o teclado, posso recolher tudo o que não preciso ver agora e é muito fácil mover coisas de uma categoria para outra (simples copiar / colar).

Faça o que fizer, não use um programa que use notificações pop-up. Caso contrário, você começará a sofrer com o que eu chamo de "twitterbrain", onde você se torna tão adaptado a ser constantemente interrompido o tempo todo que subconscientemente começa a antecipá-lo (impedindo-o de realmente conseguir entrar em seu "fluxo" regular. Se você fazer uso notificações definir um intervalo que você espera que não interrompe o seu trabalho (como todos os dias no almoço).

Eu vejo tantos blogueiros e (assim chamados) jornalistas que reclamam que 'A Internet é responsável por seu Déficit de Atenção!'; porque não são mais capazes de se sentar para ler um livro por mais de 10 minutos. O que eles não consideram é que eles carregam dispositivos eletrônicos que têm uma capacidade inabalável de interrompê-los 24/7/365 com anúncios arbitrários.

O Windows também funciona com janelas que roubam o foco (como notificações de atualização de vírus). Eu não tinha idéia do quanto isso me incomodava até começar a usar o Linux Mint como meu sistema operacional principal (que segue diretrizes estritas da interface do usuário que não permitem isso). Roubar o foco é cruel, é como ter um trabalhador de escritório que bate no seu ombro a cada 15 minutos para lhe contar a última piada de Chuck Norris.

/ discurso retórico

Nota: Ainda uso o Windows para desenvolvimento, mas apenas uma instalação mínima sem antivírus / firewall (bloqueio coisas ruins no roteador e evito páginas suspeitas) para reduzir o número de programas que gostam de roubar o foco.

Atualizar:

Eu apenas dei uma olhada no tasque porque nunca o usei antes e as classes de priorização são surpreendentemente semelhantes às que eu uso (Nota: eu nunca usei um aplicativo de lista de tarefas com priorização antes). Afinal, eu não sou muito inteligente / original :). Eu realmente nunca achei que as classes de prioridade Alta / Média / Baixa arbitrárias funcionassem bem porque não estavam vinculadas a um valor do mundo real. Mentalmente, a classe de prioridade 'Alta' pode passar de 'hoje' para 'esta semana' com bastante facilidade. Minhas prioridades tendem a mudar quando começo a procrastinar. Usar o mundo real valoriza a linha do tempo em pedra. A relatividade seja amaldiçoada.

Gosto de usar o Google Calender ... mas se você tiver informações confidenciais, não as postarei lá. Contanto que você tenha o hábito de analisá-lo regularmente, pode ser bastante útil. Junto com a parte do calendário, você pode listar as tarefas que precisa realizar e imagino que você poderia fazer uma priorização bastante decente lá, embora eu não tenha usado essa parte para mais do que algumas tarefas por vez ...

A maioria dos desenvolvedores está em sua mesa / computador / laptop na maioria das vezes, portanto, qualquer aplicativo que facilite a inserção das notas com um sistema de lembrete (pop-up, mensagem de texto) deve funcionar. Se você era um vendedor de móveis ou precisava verificar tarefas que não são de programação (pegar leite), algo para um smartphone pode ser melhor. Os links para documentos e pastas de arquivos ajudam se você tiver documentação de projeto periférica.

Você precisa usá-lo e confiar nele. No trabalho, eu uso o Outlook. Se alguém me pegar na sala de café e tiver uma preocupação / solicitação, peço que me enviem um e-mail ou me enviem uma tarefa (depende da classificação na empresa).

Eu luto com reuniões porque você nunca tem um computador disponível em uma sala de conferências. Depois, traga um bloco de papel, insira todas as anotações e faça lembretes quando eu voltar ao computador. Felizmente, posso passar semanas sem uma reunião.

Eu juro pelo modo org do Emacs . Tem sido um salva-vidas total para gerenciar todas as minhas tarefas e informações de trabalho. Claro, você já deve ter comprado o Emacs.

Eu usei vários métodos, às vezes múltiplos (duplicados): calendários eletrônicos especializados e listas de tarefas, blocos de notas, quadros brancos, notas de rodapé e provavelmente mais. Cada um deles tinha certos benefícios e armadilhas. Redescobri recentemente o kanban pessoal e parece que ele tem um bom potencial ao mesclar alguns dos melhores aspectos de vários métodos.

Essencialmente, o kanban pessoal utiliza:

• um quadro branco como uma superfície que você trata como organizador. A organização da superfície é semelhante ao método do projeto backlog / sprint, mas em um nível pessoal com tarefas pessoais intercaladas.
• os pintores gravam fitas ou linhas de marcador que dividem a superfície em três colunas (uma pilha de todos à esquerda; a lista de tarefas ativas no meio, que respeita o que você espera razoavelmente tentar e possivelmente conclua durante o dia; e a lista de tarefas à direita )
• notas adesivas, de preferência de várias cores para indicar o tipo de tarefa. Use uma cor para tarefas pessoais, outra para tarefas técnicas do projeto, uma para atividades de trabalho não relacionadas ao projeto, como reuniões ou revisões de divisão, possivelmente uma cor para reuniões do cliente; no entanto, 'marcar' cada nota adesiva da mesma cor de papel com uma faixa ou borda colorida de marcador ou qualquer esquema que você desejar, pode ser tão eficaz quanto o papel colorido diferente.

Existem inúmeras postagens no blog e vídeos / webcasts que fazem um trabalho muito melhor ao explicar a motivação geral e a mecânica nas interwebs, se você quiser algo mais aprofundado. Gosto disso porque oferece algo físico, é simples de operar, qualquer pessoa que entra na sua área pode ter uma noção de quão ocupado você está ou qual é o seu foco para o dia, e você pode capturar e evoluir cada tarefa tanto quanto tão pouco quanto necessário.

Dê uma olhada no ToDoList no Codeproject. Ele possui muitos recursos interessantes, é gratuito e ainda está sendo desenvolvido ativamente.

Eu tenho uma instância do JIRA configurada em minha própria VPN (conta básica do linode.com), a Atlassian a vende por US $ 10 para start-ups (ou você pode usar o rastreador de bugs que quiser). Esta não é uma ferramenta de mapeamento mental, então eu uso tags para manter as dependências entre as tarefas. Também permite criar tipos de tarefas personalizadas além das básicas (bug / recurso). Permite definir prioridades, datas de vencimento e adicionar alguns metadados (como fotos de documentos para corrigir).

Então, eu me pergunto por que não usar um rastreador de erros?