É aceitável que os projetos excedam o orçamento?

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Essa pergunta é algo que me incomoda nos últimos 3 meses desde que deixei de ser freelancer para trabalhar em uma empresa de Web Design.

Nosso pessoal de vendas costuma fazer perguntas semelhantes às seguintes séries de perguntas:

Quanto custa para programar um widget
Quantas horas serão necessárias para converter este site neste software.
(Sem saber o que o site atualmente executa)
etc

Como podemos fazer uma cotação sem qualquer informação? ( Não, não posso pedir mais informações! )

Tenho outra pergunta: se um projeto exceder o orçamento, é ruim. Recentemente, perdi um menu inteiro ao calcular o custo de transferência de um site para uma nova plataforma, para que o projeto excedesse o orçamento. Meu chefe não estava nada feliz, e é minha opinião que algumas coisas como essa não podem ser evitadas.

2. Qual é a prática geral para lidar com a superação do orçamento
e projetos como o desenvolvimento da Web geralmente superam o orçamento?

Se você trabalha em uma empresa de desenvolvimento web / design / similar:

3. Como o seu sistema de horas faturáveis funciona?

Para mim, temos um aplicativo de rastreamento de tempo que registra quantas horas gastamos em qual projeto e se são faturáveis ou internos (AKA não faturáveis). Se não atendermos xx horas faturáveis por semana, podemos ter problemas / demitidos eventualmente. O trabalho que você faz para a empresa ou para clientes que não é faturável não faz parte desse sistema, e muitas vezes precisamos fazer um trabalho interno, então, estou me perguntando se existem sistemas alternativos.

EDIT: Ok, eu sou um desenvolvedor desta empresa, não um designer :)

Em segundo lugar, recebo salário, mas eis como a administração o vê. Você tem 35 horas por semana em que deve trabalhar. Você poderia estar fazendo um trabalho que eles cobram aos clientes nessas 35 horas e você deveria. Se eles descobrirem que um projeto levará 50 horas e eu levar 55 horas, essas 5 horas poderiam ter sido gastas em outro projeto que não estava acima do orçamento, então apenas "perdemos" dinheiro.

Outro exemplo é que, se eu tiver apenas um projeto, o prazo é de duas semanas e passo um dia fazendo trabalhos internos, como perdemos dinheiro porque eu não estava trabalhando. Se eu trabalhasse naquele dia, terminaria um dia mais cedo e ainda não tenho trabalho. De qualquer forma, o trabalho é contrato e, portanto, receberemos o mesmo valor, independentemente dos dias em que trabalho!

project budget

— Brandon Wamboldt
fonte

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Um equívoco comum é "Não posso pedir mais informações!". Você costuma dizer que não pode, mas, se for o suficiente, acaba sendo capaz de fazê-lo.

— Vinko Vrsalovic 26/09

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Acho que é um problema maior quando faço uma estimativa precisa e eles o cortam arbitrariamente, porque o cliente não aceita isso e, em seguida, sou culpado por não estar dentro das horas em que disse que eram muito baixas.

— HLGEM

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Virar o jogo. Peça ao seu pessoal de vendas uma resposta precisa para "Quanto tempo levará para fechar uma venda?" :)

— CraigTP

Deve ser bom ter que trabalhar apenas 35 horas.

— Rig

@HLGEM É por isso que você usa estimativas "Scotty". Assim como Scotty, de Star Trek, você sempre superestima quanto tempo vai demorar / quanto vai custar, para que haja espaço para o cliente tentar reduzir o orçamento de tempo / dinheiro. Se você disser a eles o que acha que realmente vai demorar e eles exigirem menos, você ficará preso.

— precisa saber é o seguinte

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Nosso pessoal de vendas costuma fazer perguntas semelhantes às seguintes séries de perguntas:

Quanto custa para programar um widget Quantas horas serão necessárias para converter este site em software?

Por que seu pessoal de vendas está perguntando aos designers? As vendas devem ter uma lista pré-montada de cotações e um sistema de estimativa que tenha pouca ou nenhuma correlação com seus custos reais. Estou assumindo que você está assalariado.

Como podemos fazer uma cotação sem qualquer informação? (Não, não posso pedir mais informações!)

Resposta curta? Você não pode, não tente.

A resposta longa ainda é curta. Se eu telefonar para você e disser que tenho um site em que as pessoas possam acessar, postar mensagens para outros usuários, fazer upload de fotos e fazer amigos, quanto custaria criar, o que você diria? Eu poderia ter descrito a pior rede social imaginável, ou o Facebook. Você não possui informações suficientes para não poder fazer uma avaliação precisa.

Tenho outra pergunta: se um projeto exceder o orçamento, é ruim. Recentemente, perdi um menu inteiro ao calcular o custo de transferência de um site para uma nova plataforma, para que o projeto excedesse o orçamento. Meu chefe não estava nada feliz, e é minha opinião que algumas coisas como essa não podem ser evitadas.

Defina "acima do orçamento". Mais uma vez, estou assumindo salário não a cada hora. Se você excedeu seu orçamento de tempo , faça longas noites e não cometa o mesmo erro (de perder alguma coisa) novamente.

Para mim, temos um aplicativo de rastreamento de tempo que registra quantas horas gastamos em qual projeto e se são faturáveis ou internos (AKA não faturáveis). Se não atendermos xx horas faturáveis por semana, podemos ter problemas / demitidos eventualmente. O trabalho que você faz para a empresa ou para clientes que não é faturável não faz parte desse sistema, e muitas vezes precisamos fazer um trabalho interno, então, estou me perguntando se existem sistemas alternativos.

Não tenho certeza de como configuraria isso se tivesse que criar um registro de horas "faturáveis". Você provavelmente terminaria com cem horas +/- algumas por semana. Não paro de pensar em código, isso deve contar?

— Josh K
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Obrigado pela sua resposta, foi bastante útil, no entanto, acho que não fui claro sobre alguns pontos da minha pergunta original. Sou desenvolvedor, não designer. Somos uma empresa de web design, sim, mas todos os nossos sites usam um CMS e têm algum grau de programação envolvida. Sou pago, mas ainda podemos exceder o orçamento, não sei exatamente como isso funciona. Se cotarmos x quantidade de dólares, assumimos que levará y quantidade de horas. De alguma forma, meu chefe assume que, se eu demorar + 1 horas, essa hora poderia ter sido gasta em outro projeto, então perdemos dinheiro.

— Brandon Wamboldt 26/09/10

@Rouge: melhore com suas estimativas. Se você se deparar continuamente com o tempo alocado, comece a aumentar o número que você entrega a eles quando perguntam quanto tempo.

— Josh K

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Faça o que Scotty faz: elabore uma estimativa razoável e duplique-a.

Sua estimativa duplicada será: a) geralmente mais realista, porque os humanos são estimadores de baixa qualidade; b) oferecem um pouco de folga, para que você tenha espaço para recursos repentinos e outras emergências; ec) permite que você ocasionalmente chegue com o tempo e abaixo do orçamento.

Nunca mencione o fato de que você está dobrando suas estimativas para seu chefe ou para vendas. Os empresários são criaturas delicadas e, muitas vezes, não conseguem lidar com as verdades difíceis com as quais os engenheiros têm que lidar.

Boa sorte.

— Fragmento
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Não conte, mas na verdade eu faço pelo menos um x4 porque sou como a maioria dos programadores que superestimam seriamente o que posso fazer em uma hora. O problema é que meu gerente reclama que minhas estimativas são muito longas (uma semana! Não posso dizer que levará uma semana! Vou contar um dia ...). Mesmo quando a estimativa é aceita, acho que as tarefas de desenvolvimento são como peixinhos dourados - elas crescem até o tamanho de seu tanque -, então ainda não tenho tempo para jogar Tetris. Por alguma razão, no entanto, eu não teria outra maneira de ...

— Kramii 26/09/10

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Dobro é deixa uma margem muito pequena. Eu sempre segui a regra de multiplicar com pi.

— Bjarke Freund-Hansen

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E se a estimativa for muito alta e começarmos a perder clientes, isso também não seria ruim?

— Brandon Wamboldt

@Rogue Coder: Geralmente, é melhor fornecer estimativas precisas de vendas (e por exatas, quero dizer estimativas dobradas ou mesmo pi ou quadruplicadas). Se as vendas estão pressionando você a mentir sobre a quantidade de tempo que levará para que eles possam trabalhar mais, eles estão criando problemas para si mesmos. Mas acho que você está fazendo suposições sobre o que as vendas querem ouvir - tente as estimativas mais altas; se você começar a entregar coisas dentro do prazo e do orçamento, poderá encontrar um chefe muito feliz e vendedores felizes.

— Patch

@Rogue Coder: se levar x uma quantidade de tempo, será o tempo que levará, mesmo que as vendas tentem minimizar o problema. Se você começar a perder clientes, reduza sua taxa (ou melhor, ofereça a eles um "desconto" em sua taxa).

— precisa saber é o seguinte

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Acho que a melhor coisa que você pode fazer é fazer uma lista detalhada em sua cotação. Colocando horas ao lado de cada "tarefa". Analisá-lo dessa maneira não apenas o ajudará a pensar sobre o que precisa ser feito, mas também informará ao seu chefe e / ou cliente o escopo de sua cotação. Seria ótimo assinar esse escopo / cotação antes de começar a trabalhar pelo seu chefe / gerente de conta / cliente. Dessa forma, se você esquecer algo, a culpa pode ser espalhada e nem tudo cairá no desenvolvedor.

Acho que se você não consegue obter detalhes adicionais sobre o projeto, precisa mostrar às pessoas que evoluíram, exatamente quais são suas suposições.

Isso também é bom porque, se você fez algumas dessas citações, pode consultar as antigas quando estiver criando uma nova.

Você pode tentar adotar a Lei de Hofstadter, mas isso nunca funcionará .

— Adam Harte
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Fazemos isso até certo ponto. Eu crio uma lista que diz: CMS instala 1 hora, módulo de eventos 4 horas, blá blá 6 horas, conversão de conteúdo 10 horas. Os dois problemas com isso são que são estimativas e o vendedor as converte em coisas completamente diferentes ao enviar o contrato. Isso causa um problema em que os clientes algumas vezes removerão uma parte do projeto porque o vendedor listou "Funcionalidade essencial IV" como "Recurso inútil XII". O cliente não quer, mas é realmente necessário trabalho e, portanto, perco o orçamento necessário.

— Brandon Wamboldt 26/09/10

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Os itens devem ser listados em um nível em que cada um leve no máximo uma hora. "Módulo de eventos 4 horas" pode facilmente significar 40 horas se você não detalhar o suficiente. A idéia não é enviar ao cliente o plano detalhado, mas ser capaz de estimar melhor através de pedaços que sua mente possa compreender inteiro, sem mencionar o fato de que um plano detalhado ajudará o projeto e a implementação posteriormente.

— Vinko Vrsalovic 26/09/10

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Esta é realmente apenas uma resposta para a primeira parte dos seus três participantes, mas é uma GRANDE pergunta.

Aqui está o que eu comecei recentemente. E isso é depois de muita pesquisa sobre esse tipo de coisa.

Respondo a uma solicitação de um possível cliente ou cliente com o que chamo de "estimativa de boa fé". É uma cifra em dólar que se encontra a nove maneiras de domingo para o total de CYA. Eu digo a eles que esse número se baseia na minha experiência em projetos da escala aproximadamente a que está sendo considerada aqui.

Digo a eles que a primeira fatura, com vencimento no início, é de 25% da estimativa. Por esse preço, realizaremos um esforço completo de coleta de requisitos e escreveremos especificações completas e detalhadas. Dependendo do tamanho do projeto, isso pode levar várias semanas de trabalho. No final, teremos um conjunto completo de documentação E saberemos como fizemos nessa estimativa. Se nesse momento precisarmos ajustar o preço (e pode subir ou diminuir), faremos isso e informaremos o cliente.

Se o preço subir e o projeto agora for insustentável, ele será cancelado nesse momento sem pagamento adicional devido. Obviamente, esse é um resultado indesejável e deve ser considerado o resultado de último recurso. O plano B é refazer os requisitos do projeto para incluir o escopo no orçamento do projeto, etc. Há muita coisa que podemos tentar antes de encerrar a questão, mas se precisarmos, é onde podemos.

Supondo que não, avançaremos com o preço total (possivelmente revisado), 50% do qual é faturável nesse ponto, e os 25% finais, ou seja, na entrega e aceitação. Todo mundo está na mesma página, ninguém está se sentindo como se tivesse que pagar por um intangível como "análise", e todo mundo é (idealmente) feliz.

Até agora, tive bons resultados com isso. Certamente, é melhor bater o cliente em um faturamento separado para o trabalho de análise / especificação. Ninguém quer pagar por isso. Mas se você o esconder nos primeiros 25% do preço total do projeto, ele se tornará instantaneamente palatável e compreensível.

— Dan Ray
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Aparentemente, essa resposta não recebeu muita atenção, mas recebe um voto positivo porque: 1. Oferece conselhos específicos e acionáveis, 2. É pragmática e 3. É baseada na experiência do mundo real.

— Robert Harvey

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Você deve encontrar o caminho para obter mais informações. Eu nunca fiz a estimativa de nenhum projeto, se o requisito não foi declarado claramente. Se eles persistirem, você não pode ter isso, é melhor desistir.

— tia
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Você está em um cenário muito comum. As vendas não têm idéia e dependem de pessoal técnico para realizar seu trabalho. Você falhará repetidamente em fornecer estimativas precisas porque é impossível saber.

O que você realmente faz é chamado de estimativa empírica.

Você melhora nisso com o tempo e a experiência .

Existe algum outro designer da empresa? Se sim, eu sugiro que você faça o Planning Poker . É uma técnica de estimativa coletiva muito poderosa.

O Planning Poker é uma técnica de estimativa baseada em consenso, usada principalmente para estimar o esforço ou o tamanho relativo das tarefas no desenvolvimento de software.

Isso ajudará você a obter estimativas mais precisas usando o conhecimento e a experiência de mais pessoas, e a responsabilidade da estimativa será espalhada pela equipe em vez de uma única pessoa. As vendas serão felizes, pois obterão estimativas mais precisas. E é mais fácil dizer "não podemos estimar" quando você tem 4 ou 5 anos do que quando é apenas você mesmo.