Pessoas que não são de TI podem lidar com um wiki? [fechadas]

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Minha empresa está procurando melhorar o gerenciamento de dados de pesquisa de mercado.

Estilo de gerenciamento de dados atual:

"Hey Jimbo, onde está a foto do nosso WhatZit 2.0?
"Sim, eu lembro daquele email sobre essa empresa daquele cara, me dê alguns minutos para pesquisar no meu Outlook"
"quem tem a cópia mais recente do catálogo de produtos do concorrente importante? A minha é de 2009." ... "Colleen faz, e ela está de licença maternidade. Você terá que ligar para ela para obter a senha da estação de trabalho ..."

Estilo de gerenciamento de dados desejado:

dados organizados ordenadamente por tópico (jurídico, econômico, industrial, concorrente)
para cada tópico, vários tipos de mídia armazenados juntos (imagens de produtos da empresa, press releases, informações de contato), mas ainda ordenados por tipo
históricos de edição de dados
acesso comum (sem silos de dados)

Eu estava pensando em configurar um wiki de departamento para todos os usuários acessarem. Parece satisfazer os quatro critérios acima, mas estou um pouco preocupado com a facilidade de uso (leia-se: decifrável por pessoas não técnicas) para os recursos mais avançados, como galerias de imagens, formatação de artigos e outros.

Alguém aqui configurou um wiki para pessoas que não são de TI e ele não pegou fogo, se tornou uma cidade fantasma ou se parece com Geocities?

Pergunta bônus: você pode ver alguma desvantagem óbvia na minha escolha do MediaWiki (ou qualquer outro wiki) para resolver esse problema?

(Espero que alguns de vocês já tenham encontrado esse problema antes e possam oferecer algumas informações ...)

documentation cms wiki

— Desenhou
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Parece-me que você precisa de um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo, pois os problemas que você forneceu são sintomas de um gerenciamento de conteúdo ruim. Os Wiki são razoáveis no gerenciamento de conteúdo, mas podem não fornecer detalhes detalhados que podem ser importantes em um ambiente comercial. O MediaWiki, por exemplo, não foi projetado para gerenciar permissões de usuário. Se você possui documentos seguros ou precisa acompanhar quem pode ver / editar o que, você deve usar um CMS; Se você precisar apenas de edição rápida, com versão aberta de documentos compartilhados , use um wiki.

— precisa saber é o seguinte

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Dados! = Documentos. Você pode precisar de um documento sistema de gestão em vez de um conteúdo sistema de gestão

— Pekka suporta GoFundMonica

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Uau! Eu estava esperando por uma ou duas boas respostas e recebi uma grande quantidade de votos, e quase 30 votos positivos e 2 votos próximos (ha!). Obrigado a todos. Eu dei + 1s para a esquerda e para a direita. Alguns comentários impressionantes aqui.

— Tirou

Eles poderiam, mas não o farão.

— Tulains Córdova

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Resposta direta à sua pergunta: Sim. A Wikipedia possui muitos editores que não são de TI.

Resposta mais longa: Seu TI vs non-IT distinção aqui é um arenque vermelho . Todas as pessoas, de TI ou não, ainda irão ignorar um wiki se ele não for apresentado a eles como algo com o qual eles deveriam se preocupar. A introdução de um novo sistema de gerenciamento de dados é sempre pouco trivial para vender às pessoas, porque você sempre precisa fazê-las querer mudar. Por exemplo, se os programadores não virem muito problema com o sistema de rastreamento de bugs atual e / ou acharem que mudar para o novo é um aborrecimento, eles não mudarão.

Você precisa vender o novo sistema, explicando como ele melhora tudo, além de explicar os problemas com o sistema atual e fazer coisas para garantir às pessoas que isso não é apenas uma fantasia passageira e que o novo sistema veio para ficar. Afinal, se as pessoas pensam que é um projeto condenado, será um projeto condenado.

— jhocking
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+1 Para um comentário perspicaz e profético! Vi como os decretos de gerenciamento forçado de uma força de trabalho relutante geralmente sempre terminam com insatisfação em larga escala ou abandono do novo sistema para os antigos. Você precisa vender a ideia para os usuários, ou ela não ficará. Se você puder vendê-lo para os usuários mais conservadores, terá sucesso. Anos atrás eu vendi minha avó na ideia de eReaders e essa foi a minha indício de que eles acabaria por se tornar um enorme sucesso :)

— maple_shaft

A Wikipedia tem 7 bilhões de visitas por mês e apenas cerca de 300 mil colaboradores / mês, dos quais a maioria faz apenas uma edição. Portanto, não tenho certeza se esse é um bom exemplo de acessibilidade para edição.

— vartec

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Eu diria que a maioria dos editores que fazem apenas uma edição é um ótimo exemplo de acessibilidade da edição, porque isso significa que as pessoas não precisam se tornar um especialista para editar. Mas o ponto real é que os obstáculos técnicos não impedirão as pessoas de fazer edições se acharem importante fazer edições.

— Jhocking

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menos de 0,1% dos usuários editam, o que é aceitável na Wikipedia graças a um número muito grande de usuários, mas isso não é aceitável para o wiki de pequenos projetos e menos ainda para o wiki interno.

— vartec

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então eu vou ter que comercializar a idéia do wiki para o departamento de marketing ... vencê-los em seu próprio jogo, não é? drums fingertips together slowly and dramatically... sim, sim, isso funcionará, yesssssssssssss :-) +1

— Drew

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Depende do software wiki. Geralmente, pessoas que não são de TI preferem um wiki com um editor WYSIWYG e podem não gostar de wikis que exigem qualquer tipo de edição de marcação, mesmo que a marcação seja muito simples.

Para sua pergunta de bônus: O MediaWiki não fornece um editor WYSIWYG nativo. Você pode ver quais fazem na Comparação de software wiki .

— vartec
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Heh. "Verifique a wikipedia para wikis com editores."

— Michael K

— @ Michael

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+1 Minha experiência com o Media Wiki (um dos Wikis mais populares) me leva a acreditar que não é ideal para pessoas não técnicas.

— precisa

return false;

— Joe the Person

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Sou uma pessoa de TI e odeio com uma paixão wikis que precisam de marcação exótica. Minha cabeça já está tão cheia de coisas que não quero desperdiçar células cerebrais aprendendo alguma linguagem de marcação. Da UM tempo! (E se é assim que me sinto, basta pensar como as pessoas não-técnicas sentir.)

— quickly_now

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Na minha organização, temos uma implementação wiki muito bem-sucedida. É baseado no MoinMoin, que é um pacote wiki do Python.

Para ter sucesso, no entanto, foram necessários anos de dedicação no treinamento da equipe e em elogios. Para uma organização de cerca de 80 funcionários em período integral, tive que realizar várias sessões de treinamento inicial e avançada, além de passar muito tempo respondendo perguntas individualmente.

Os dois obstáculos mais difíceis foram:

Ensinar as pessoas a não pensarem no wiki como um Documento do Word e fazer uso adequado dos cabeçalhos da organização
Convencer as pessoas a migrar seu conteúdo existente para o wiki, onde seria pesquisável e editável, em vez de simplesmente anexar documentos antigos ao wiki.

Após cerca de dois anos, começou a tomar forma. Agora, após quatro anos de uso, o wiki impulsiona o funcionamento interno da nossa organização.

Isso não teria sido possível sem muito trabalho por mim e vontade de trabalhar individualmente com os usuários do wiki, fornecendo respostas rápidas ou imediatas às suas perguntas.

— Michael
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Levar anos para vender um sistema de gerenciamento de dados para apenas 80 pessoas pode parecer extremo, se você nunca fez isso antes, mas para mim isso parece o final mais longo do normal.

— jhocking

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@jhocking Nós destacamos isso porque tivemos um grande problema com o compartilhamento de documentos e os departamentos em silos a resolver. Tínhamos um site na intranet que continha apenas uma pequena quantidade de informações de RH, mas empilhava pilhas de documentação operacional em documentos do Word sem versão. A alta gerência é a última a adotar (usuários somente leitura) e, infelizmente, sem o suporte por exemplo, acho que a taxa de adoção foi mais lenta. Em vez de um mandato de cima para baixo, tinha que ser popular, conduzido pelas pessoas mais jovens e mais técnicas de nosso escritório.

— Michael

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Eu acho que um wiki pode ser uma ótima abordagem para o problema organizacional que você está enfrentando. Eu também acredito que usuários não orientados tecnicamente são muito capazes de aprender os recursos do wiki com algumas ressalvas.

Concordo plenamente com o comentário sobre a aceitação do usuário ser vital. É mais provável que você enfrente o "Não vou usá-lo" ou "É apenas o projeto de estimação do mês para Andrew" do que o "Não consigo aprender a usar isso". Definitivamente, reserve um tempo para explicar como isso vai salvar as pessoas, em vez de criar um novo trabalho.

Você pode começar organizando alguns dos dados que possui em e-mails, na área de trabalho, etc. em algumas páginas simples para demonstrar seu objetivo. Acompanhe quanto tempo você leva, incluindo o aprendizado e todos os pontos que você achou difíceis.

No começo, eu esperaria que você tivesse problemas de formatação e acho que é melhor recrutar um conselho editorial do que tentar regular a criação de conteúdo. Após o excesso de informações, ele deve se tornar muito gerenciável.

Você também pode configurar um wiki de como wiki com um email de "ajuda" para ajudar a colocar as coisas em funcionamento.

Apenas meus 2 ¢, espero que ajude.

— Stephen
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Essa é uma ótima maneira de colocar algo que eu estava tendo problemas para verbalizar: explique como isso economizará trabalho e não apenas criará mais trabalho.

— Jhocking

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Sim, a Wikipedia provou isso. Exige que os usuários obedeçam de qualquer maneira, o que nem sempre é fácil, mesmo que seja do interesse deles. As pessoas vão resistir à mudança.

— deadalnix
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Eu vejo uma desvantagem em usar o MediaWiki: pode ficar bastante complicado e levar algum tempo para aprender. Pode ser um exagero para suas necessidades de documentação.

Minha empresa está usando o wiki que acompanha o Google Apps, que é muito simples de usar e possui uma interface WYSIWYG. No entanto, você perde algumas das categorizações que acompanham o MediaWiki, o histórico de revisões e as discussões em páginas, além da capacidade de incorporar modelos. Mas o wiki do Google Apps tem sido relativamente fácil de ser adotado por todos no escritório.

— CamelBlues
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Há um banco de dados de padrões e antipadrões do wiki no Wiki Patterns .

Ainda assim, minha experiência com o uso de wiki em projetos não foi tão bem-sucedida. As pessoas ficaram rapidamente frustradas com o uso do wiki no início, porque exigia esforço para manter e atualizar artigos. Houve brigas sobre quem deveria organizar a estrutura do wiki, ou estava se tornando algum tipo de lixeira para links.

Na minha experiência, a maneira que funcionou um pouco foi, ao dizer: "Eu publiquei / atualizei esse artigo wiki (link)" e envie esse link para o artigo em um email. No entanto, os recursos de pesquisa do MediaWiki também estão atingindo limites muito rapidamente (como procurar e-mails).

Em uma nota lateral positiva: Um recurso muito útil do MediaWiki é manter categorias de artigos e ter algum tipo de página com acrônimos usados em projetos e ensinar alguém novo aos wikis. Os funcionários novos no wiki costumavam gostar, porque isso afetava diretamente sua curva de aprendizado.

— poseid
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Como um complemento a tudo mencionado aqui - receio que você precise gastar algum tempo configurando a estrutura, coletando documentos e fazendo upload, classificando e marcando-os.

Eu costumava tentar convencer as pessoas a usar esses ou aqueles pedaços de software ou tecnologias, como conferências Jabber , regras de bloqueio de anúncios, pedaços de código JavaScript, certos gerenciadores de janelas etc.

Só tive sucesso quando mostrei como isso poderia ser útil para as pessoas e demonstrei como ele pode fazer coisas legais em vez de explicar como o software Aé tecnicamente superior.

Ninguém ouviria 'fvwm tem pouco espaço de memória, é altamente configurável e possui ligações Perl', mas um pequeno vídeo ou uma captura de tela e 'olha cara, eu posso fazer qualquer janela cair e colocar a barra de título em ambos os lados da janela' por alguma razão, acaba sendo muito convincente.

Portanto, você terá que fazer a maior parte da configuração e enviar até 60% das informações lá. Certifique-se de que não lançaria nenhuma mensagem de erro enigmática aos usuários e cuide de mostrar algum tipo de truque legal com ele.

Em outras palavras, você precisará vendê-lo e usar não apenas argumentos racionais.

— Roman Grazhdan
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Sim, eles podem, mas precisam aprender a usá-lo. Você precisa garantir às pessoas que ações acidentais - como a exclusão de parágrafos - podem ser revertidas. Também tivemos que ajudar na formatação um pouco.

Infelizmente, só funciona se não houver outra maneira fácil de acessar as informações desejadas. E você deve incentivar as pessoas a usar o sistema. Algumas pessoas podem parar de participar do intercâmbio de informações, porque não desejam usar o novo sistema e, ao mesmo tempo, sabem que a maneira antiga de compartilhar informações agora é indesejada.

— Amelse Etomer
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