O que normalmente fazemos é dividir o escopo completo do trabalho em grandes módulos / elementos que podem ser considerados como subprojeto. Em outras palavras, são aquelas partes de trabalho que o cliente considera partes separadas do projeto e que o cliente deseja obter estimativas separadamente.
Feito isso, dividimos cada módulo em tarefas, subtarefas e sub-subtarefas ainda menores, para que cada um possa ser estimado com bastante facilidade e a estimativa demorar de uma a dez horas-homem. Dessa forma, obtemos uma análise detalhada do escopo de trabalho do projeto.
O último passo é distribuir tarefas entre marcos. Fazemos isso da maneira que, após cada cliente de marco, obtenha resultados visíveis. Isso ajuda a passar um marco e passar para outro. Então, finalmente, temos algo como:
Módulo 1
<ol>
<li>
Primary task 1 - 5 hrs
<ol>
<li>Subtask 1.1 – 3 hrs</li>
<li>Subtask 1.2 – 2 hrs</li>
</ol>
</li>
<li>
Primary task 2 - 9 hrs
<ol>
<li>Subtask 2.1 – 1 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 2 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 5 hrs</li>
</ol>
Inicialmente, fizemos isso usando apenas a planilha do Excel. Mas há mais de dois anos, começamos a usar a ferramenta de software para isso. Existem poucos produtos similares que ajudam com isso www.evenflow.com , www.swproposal.com e alguns outros. Não me lembro de toda a lista. Pesquisamos há muito tempo. Espero que possa ajudar.
Boa pergunta é como estimar com precisão. Não existe uma estimativa 100% correta como acreditamos. A única maneira é dividir o escopo completo do trabalho em tarefas tão pequenas quanto possível. Quanto menores as tarefas, maior a revisão e a análise detalhadas do projeto que você realiza. De qualquer maneira, aumenta a precisão.