O interlocutor abordou um tópico mais importante sobre o qual já vi pouco escrito. A saber: como manter uma coleção permanente de seus emails, independentemente das políticas e configurações dos provedores de email.
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Protocolo POP
A vantagem do protocolo POP é sua simplicidade e clareza de operação. Usando o protocolo POP, um cliente de email como o Outlook ou o Thunderbird simplesmente baixa todos os emails recebidos no servidor em seu nome e, opcionalmente, exclui ao mesmo tempo, excluindo-os posteriormente. ou não faz nada. Por exemplo, uma conta de email configurada no Outlook para usar o POP baixa todos os seus novos emails no servidor e os armazena em um arquivo PST no computador local. O Thunderbird lida com o POP da mesma maneira. Você sempre pode contar com todos os seus emails usando POP.
Não enviado daqui:
A falha mais comum do protocolo POP é que é uma viagem de mão única. O cliente de email do seu dispositivo busca emails do servidor e é isso. O e-mail que você cria e envia para outras pessoas é enviado por um servidor SMTP de saída que faz pouco mais do que encaminhar seu e-mail para o resto do mundo. Ele nunca acessa sua caixa de correio. É o seu cliente de email que armazena uma cópia dos emails enviados na pasta SENT desse dispositivo, se as opções do cliente estiverem definidas para isso. Como o cliente de email de envio não sabe nada sobre seus outros dispositivos e provavelmente não pode se conectar a eles - e muito menos aos clientes de email deles, seus emails SENT permanecem na máquina de envio, sem o conhecimento de outros clientes.
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Digite IMAP
Um protocolo mais novo chamado IMAP (Internet Mail Access Protocol) tenta permitir que vários dispositivos vejam as mesmas coisas, independentemente do dispositivo que você está usando. Quando um cliente se conecta a uma conta de email via IMAP, o cliente e o servidor se comunicam nos dois sentidos. Como o Microsoft Exchange ou o Lotus Notes, o IMAP sincroniza os emails e as pastas no cliente com aqueles e o servidor. Portanto, se você enviar 1 mensagem de cada um dos 3 dispositivos, todos os 3 clientes verão todos os 3 e-mails em suas pastas SENT. Da mesma forma, para emails excluídos no Lixo ou salvos em uma pasta ARQUIVO.
Problemas no Paraíso:
A desvantagem do IMAP é que as definições de como ele funciona variam consideravelmente entre servidores e clientes de email. Por exemplo, os clientes de email que usam IMAP geralmente não fazem o download e mantêm TODOS os seus emails. Em vez disso, um servidor IMAP deve ser o proprietário dos seus emails. Seus clientes de email IMAP sincronizam apenas um número configurado de emails, geralmente não tudo.
As regras também são confusas quanto ao que seus clientes verão e quanto (e por quanto tempo) o servidor manterá suas mensagens. Este é um empecilho para profissionais em que a maioria dos emails deve SEMPRE ser mantida em algum lugar e você sabe onde. Quem sabe quando o Google, Microsoft, Yahoo, GoDaddy, 1 e 1, Comcast, ATT, Verizon etc. irão alterar suas regras de retenção. Esses detalhes técnicos raramente são delineados.
O que é necessário é uma metodologia que incorpore o melhor do POP e do IMAP. Já temos esses animais sob a forma de Exchange Server e também o pântano confuso conhecido como Lotus Notes. Ambos espelham (ou seja, sincronizam ou replicam) tudo no servidor com seu cliente local e vice-versa.
Infelizmente, ambos os servidores são muito caros, complexos e não são para o usuário comum. O Outlook, no entanto, funcionará com esses animais. A Microsoft agora está pressionando o Outlook.com, que é um Exchange Server multitenant para as massas. Agora, provedores de serviços de Internet como GoDaddy e outros estão agindo como terceiros que oferecem caixas de correio do Exchange para plebeus.
Solução simples, porém imperfeita:
Uma maneira de obter algo próximo do melhor dos dois mundos é usar os dois protocolos se o servidor suportar os dois. Usando POP para sua conta Outlook ou Thunderbird em seus computadores reais e IMAP em seus PDA fofinhos. O Android e a Apple têm vários clientes de email que lidam com o IMAP.
Nesse cenário, os PCs podem buscar e-mails usando o POP para baixar e arquivar todos os seus e-mails do servidor. Você também define o cliente para NÃO excluir imediatamente o correio do servidor, para que seus dispositivos que usam o IMAP ainda possam ver seu correio por um tempo. O que você faz é definir os clientes de PC para "deixar correio no servidor por x dias". Eu defini isso para 90 dias. Dessa forma, meu PC Outlook acabará se conectando e recebendo os novos emails e instruindo o servidor a excluir todos os emails anteriores a 90 dias.
Esta solução alternativa ainda não lida com pastas que você pode ter criado no servidor. Somente o IMAP buscará e replicará pastas nos dois sentidos. Por pastas, quero dizer LIXO, ENVIADO, ARQUIVO e outros. A menos que você seja um louco por pastas, provavelmente está mais preocupado com a pasta SENT. Ou seja, você deseja que todas as máquinas vejam o que todas as máquinas enviaram - não apenas da máquina à sua frente.
A maneira mais simples de replicar a pasta SENT é Blind Copy (Cco), tudo o que você enviar de volta para si mesmo. Normalmente, isso é feito manualmente por você no momento em que você envia um novo email. Alguns clientes estão ficando mais espertos sobre isso. O excelente cliente de e-mail K9 para Android tem uma opção de configuração para se adicionar automaticamente ao campo Cco em todos os e-mails enviados. Ao fazer isso, qualquer coisa que você enviar será recebida de volta como outro destinatário. Como todos os seus dispositivos sempre receberão o novo email, independentemente do protocolo, você replicou efetivamente seus emails de saída com todos os seus dispositivos.
O truque BCC não é perfeito. Todos os emails com os quais você envia a BBC acabam nas caixas de entrada de todos os seus clientes - e não na pasta SENT local. O mecanismo de regras avançadas do Outlook também pode ajudar a corrigir isso, verificando todos os novos emails nos quais seu endereço está nos campos SENDTO e BCC.
Felizmente, o IMAP evoluirá para permitir todos os recursos do POP e do IMAP, para que todo o correio seja baixado para o seu cliente, incluindo todas as pastas - não apenas os emails mais recentes, que são como as configurações de IMAP da baunilha funcionam atualmente.
Solução híbrida:
Digamos que você tenha 2 PCs (Wintel + Apple) e 2 PDAs (telefone e tablet Android).
Configure os PCs para buscar usando POP com Outlook ou Thunderbird, ega Configure o protocolo para POP b. Defina Excluir email no servidor por x dias. (Eu uso 90). c. Procure por uma configuração que o cco automaticamente nos e-mails que você envia.
Configure Androids para buscar usando IMAP. Como PDAs, tablets e smartphones geralmente apresentam problemas de memória, o IMAP é melhor, pois limita o que mantém no dispositivo.
Espero que ajude um pouco.