Existe alguma maneira de usar o Room Finder sem nenhuma lista de salas?

10

Estou usando o Outlook 2010 e nossos Administradores do Exchange têm caixas de correio configuradas para muitas das salas de reunião disponíveis em nossas instalações. No entanto, parece que eles não têm nenhuma lista de salas configurada. (Entendo isso porque não vejo o menu suspenso "Mostrar lista de salas". Mas vejo as seções vazias "Escolha uma sala disponível" e "Tempos sugeridos".)

Existe alguma maneira de eu ainda poder usar a funcionalidade conveniente (através de algum tipo de Catálogo de Endereços da Sala local ou similar) do Room Finder sem que as Listas de Salas sejam geradas no servidor Exchange?

— Iszi
fonte

1

Alguém poderia explicar como isso é fora de tópico? Certamente, é uma pergunta do usuário de desktop, mas trata-se de uma função de software bastante específica da empresa. Por isso achei que seria melhor servir aqui, em vez de Superusuário .

— Iszi

SuperUser pode ser o site apropriado para isso. A falha do servidor é exclusivamente para administradores profissionais, não para usuários finais. Para mais informações, consulte o FAQ .

— Sven

6

A única maneira de configurar as listas de salas é SOMENTE pelo administrador do Exchange. Pessoalmente, não encontrei nenhuma maneira de contornar isso. O que você pode querer fazer é configurar uma ou mais listas de endereços locais contendo apenas as salas de conferência. Em seguida, selecione-os ao agendar e EXPANDE a lista e remova as entradas que não funcionam para você. Interessante, quando você faz isso, o localizador de sala indica quais horários têm conflitos e quais horários não. Permitindo que você encontre mais facilmente um quarto.

— mdpc
fonte

2

A desvantagem dessa abordagem é que o Room Finder pensará que os quartos são participantes e não os mostrará na seção "Escolha uma sala disponível".

— Oberlies

4

Pelo que descobri, o Room Finder funcionará apenas se você usar a caixa de diálogo "Selecionar quartos" (disponível nos botões "Quartos ..." ou "Adicionar quartos ...") e entrar diretamente nos quartos. Quando você especifica as salas de outras maneiras, por exemplo, no campo Para ou na lista Todos os participantes, o Localizador de salas considera as salas como participantes regulares e, por exemplo, não as mostra como "salas disponíveis" na lista Horários sugeridos.

Portanto, uma maneira direta de usar o Localizador de salas é selecionar manualmente várias salas na caixa de diálogo "Selecionar salas".

No entanto, isso pode ser inconveniente se você tiver uma longa lista de salas candidatas. Para resolver esse problema, você pode usar um grupo de contatos local. Crie um grupo, nomeie-o como "Minhas Salas" e adicione as salas que deseja considerar para as reuniões. Em seguida, crie uma nova reunião e use o grupo da seguinte maneira:

Digite o nome do grupo "Meus quartos" no campo Para
Se o Outlook ainda não reconhecer o grupo, clique em "Verificar nomes"
Clique no sinal de mais à esquerda de "Meus quartos" e confirme a caixa de diálogo
Recorte todos os quartos no campo Para ( CTRL+ A, CTRL+ X)
Digite os participantes
Abra a caixa de diálogo "Selecionar salas" ( ALT+ Mou clique no botão Salas à direita da caixa de texto dos locais)
Cole as salas no campo Salas e confirme a caixa de diálogo ( CTRL+ V, ENTER)

Agora, o programa Room Finder exibirá as salas disponíveis em sua lista pessoal de salas candidatas.

— Oberlies
fonte

em relação ao seu comentário, "Isso pode ser inconveniente se você tiver uma longa lista de salas de candidatos". você pode simplesmente usar shift + clique para selecionar várias salas na "caixa de diálogo Adicionar salas"

— consertar

em relação ao seu comentário, "O Localizador de salas só funcionará se você usar o botão Adicionar salas no Assistente de agendamento". Você também pode clicar no botão "Salas" na página Compromisso.

— tinker

@tinker Obrigado por apontar que existem duas maneiras de acessar a caixa de diálogo Salas. Eu incluí isso na resposta

— oberlies

@tinker Shift + Clique para selecionar várias salas só é conveniente se elas estiverem em uma sequência. Este não é o meu caso - existem, por exemplo, salas de reuniões privadas que não posso usar.

— Oberlies

Resposta brilhante - obrigado! Eu sabia que poderia criar um grupo de contatos local, mas não funcionou corretamente ao inseri-lo diretamente no campo TO. Mesmo que você altere manualmente cada sala de "Participante obrigatório" para "Recurso" (no Assistente de agendamento), as salas não aparecerão corretamente no Localizador de salas. Esse truque de recortar / colar finalmente conseguiu funcionar para mim!

— jimtut

1

Esta pode ser uma solução alternativa possível: Personalizando o novo formulário do Outlook de solicitação de reunião (support.office.com) . Essencialmente, você cria seu próprio formulário de reunião pré-preenchido com as salas que deseja:

Abra o Outlook e concentre-se na sua pasta Calendário
No menu, selecione Ferramentas -> Formulários -> Formulário de design
No menu suspenso "Examinar:", verifique se a opção "Biblioteca de formulários padrão" está selecionada, realce "Reunião" na lista dos formulários disponíveis e clique em Abrir
Adicione as salas que você deseja à reunião
Clique em "Ferramentas -> Formulários -> Publicar formulário como" e salve-o na sua Biblioteca de formulários pessoais.
Use este novo formulário para criar reuniões no futuro!

Provavelmente existe uma boa maneira de criar um atalho para esse novo formulário e colocá-lo na faixa de opções ....

— Ian
fonte

Lembre-se de escolher: "Nenhum" na lista de quartos antes de publicar. Apenas para que nenhuma sala seja selecionada por padrão quando você cria uma reunião e o campo "Para" fica vazio.

— Wasted_Coder

Como fazer isso no Outlook 2016?

— Rustyx

1

A melhor solução que encontrei pessoalmente é adicionar o bloco de salas que desejo escolher ao assistente de agendamento e, em seguida, escolha Salvar como e selecione "Modelo do Outlook" como o tipo de arquivo e salve o arquivo em algum lugar útil. Eu tenho um arquivo de modelo para cada andar do edifício em que estou. Apenas vou para a pasta de documentos e abro o arquivo de modelo para o andar em que quero reservar. Se você fizer isso, deixe as caixas Assunto e Para em branco antes de salvar.

Ainda não encontrei uma maneira de exibir as capacidades da sala na tela do Assistente de agendamento. Se isso pudesse ser feito sem ter que entrar no botão Adicionar quartos, eu ficaria extremamente feliz.

— Israel
fonte