Procurando uma boa metodologia de gerenciamento de caixa de entrada [fechada]

Eu recebo algumas centenas de e-mails por dia para o trabalho. Muitos são parte de uma conversa por e-mail que dura vários dias ou até semanas, então eu simplesmente detesto apagá-los, já que eu posso precisar deles para referência em algum momento no futuro próximo. A consequência é que tenho milhares de e-mails apenas na minha caixa de entrada, a maioria dos quais não é mais relevante. Eu uso o Thunderbird, então tenho alguns recursos de organização disponíveis para mim, mas o que eu realmente preciso é de uma boa metodologia geral para o gerenciamento de e-mail. Alguém tem alguma sugestão? Obrigado!

Uma combinação de várias interpretações da estratégia "caixa de entrada zero" combinada com as Get Things Done ( GTD ) processo.

1. Autodisciplina : Veja a sua caixa de entrada apenas algumas vezes por dia - quando começar a trabalhar, pouco antes de terminar o trabalho e algumas vezes entre.
2. Organização de arquivos de correio : Tenha duas pastas "especiais" no seu arquivo de mensagens: cesta e lixo macio . Então tem pastas trabalhos (e talvez privado ) com várias subpastas para projetos / tópicos.
3. Processo : Sempre que você abrir sua caixa de entrada, lide com todos os e-mails, começando no topo e não terminando até que a caixa de entrada seja zero. Dependendo da quantidade de correspondência, vá até a caixa de entrada de forma iterativa até esvaziar.

Possíveis ações por email são:

• excluir imediatamente para o lixo da caixa de correio (coisas que você definitivamente não precisa mais)
• entrar em lixo macio pasta (coisas que você pode precisar no futuro breve)
• entrar em cesta pasta (coisas que você quer manter)
• mover-se para uma pasta dedicada abaixo trabalhos ou privado pastas (coisas que você quer manter e são importantes o suficiente)

Diferença entre cesta e pastas dedicadas abaixo trabalhos

Tente colocar tudo em cesta e apenas use o recurso de pesquisa. Mas talvez existam certos tópicos / projetos / problemas que você deseja agrupar e ser capaz de visualizar em sua totalidade - então você os coloca em uma pasta apropriadamente chamada.

Outra dica para o cesta pasta - dependendo do seu aplicativo de e-mail - é usar tags para recursos de pesquisa aprimorados.

O que fazer com o lixo macio pasta

Excluir e-mails do lixo macio pasta regularmente, por ex. correios com mais de 3 meses. Isso lhe dá uma certa quantidade de e-mails de backlog quando você descobre que precisa do e-mail que você excluiu há dois dias, porque você nunca precisaria dele novamente ...

Eu gosto muito do Inbox Zero estratégia. Claro, isso requer algum esforço, mas você não pode esperar o manuseio fácil do email, pode?

Inbox Zero é de longe a melhor resposta, como Manni sugeriu . Depois de terminar o check out Preparando as Coisas: A Arte da Produtividade Livre de Stress (Paperback)

Isso ajudará você a refinar suas novas superpotências encontradas

Para resumir o processo do GTD:

Ao processar um depósito, segue-se um rigoroso fluxo de trabalho:

• Comece no topo.
• Lidar com um item de cada vez.
• Nunca coloque nada de volta em 'in'.
• Se um item exigir ação, faça 1 :
  • Faça isso (se demorar menos de dois minutos)
  • Delegar isso
  • Adiar
• Se um item não requerer ação, faça 1 :
  • Arquive para referência
  • Jogue fora
  • Incubá-lo para possível ação depois

Se levar menos de dois minutos para fazer algo, isso deve ser feito imediatamente. A regra dos dois minutos é uma diretriz, abrangendo aproximadamente o tempo que levaria para adiar formalmente a ação.

Vejo o artigo da Wikipedia para mais.

Isso é um pouco extremo / desorganizado, mas o que às vezes faço é (em gMail) "Selecionar tudo" e depois ver e desmarcar os mais importantes e clicar em "Arquivar". Isso deixa apenas as coisas importantes na caixa de entrada.

Eu tenho muito mais e-mails desnecessários do que eu percebo, então isso funciona muito bem para mim.

Como sempre, YMMV.

Eu parei de organizar meu e-mail porque eu senti que estava estragando tudo e deixando os e-mails se acumularem e então eu simplesmente não conseguia encontrar o que estava procurando porque eu não sabia em qual pasta eu o colocava. Eu uso o Outlook 2003 e recebo menos de 30 mensagens por dia.

Aqui está o que eu faço agora:

1. Eu instalei o Google Desktop porque ele me permite pesquisar meu e-mail melhor do que qualquer outra coisa que eu possa encontrar.
2. Eu mantenho um mês de e-mail na minha caixa de entrada. Depois disso, eu movo para um arquivo separado.
3. Eu tenho algumas pastas que uso, mas elas são principalmente para e-mails automáticos que recebo e para e-mails que eu geralmente faço referência. A maioria dessas pastas tem uma configuração de regra que coloca automaticamente o email nessa pasta e desvia completamente minha Caixa de entrada.

Boa sorte!