Minimize o tamanho do arquivo dos documentos do Microsoft Word

Quais são as melhores maneiras de

garanta um pequeno tamanho de arquivo para documentos do Microsoft Word ao iniciar do zero
reduzir o tamanho dos documentos existentes do Microsoft Word

usando apenas ferramentas disponíveis no pacote Office? (Existem documentos suficientes com 15 MB e 3 páginas espalhados pelo mundo)

microsoft-word performance

— svandragt
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Por que você deseja otimizar documentos do Word? Você pode compactá-los apenas após a criação. Parece que existem técnicas de economia de espaço muito mais significativas.

— jtbandes

Respostas:

A maioria delas ajuda apenas com documentos existentes, mas salvar como o formato DOCX do Word 2007 ajudará com novos documentos.

Word 2007

Compactar Imagens

Clique na imagem
Vá para a faixa de opções "Formato" das Ferramentas de imagem
Clique em "Compactar imagens"

Existem várias opções para excluir áreas cortadas, diminuir a resolução etc.

Salvar como DOCX

O novo formato DOCX é muito menor, pois é basicamente um invólucro de arquivo ZIP. Tente renomear um arquivo .docx para .zip para verificar se você está curioso.

Remover dados ocultos

Consulte este artigo da Microsoft Remover dados ocultos e informações pessoais dos documentos do Office

Word 2003

Compactar Imagens

Clique com o botão direito do mouse em uma imagem
Clique em "Mostrar barra de ferramentas de imagem"
Clique em "Compactar imagens"

Remover dados ocultos

Faça o download do suplemento do Office 2003 / XP: remova dados ocultos - "Com este suplemento, você pode remover permanentemente dados ocultos e dados de colaboração, como acompanhamento de alterações e comentários, dos arquivos do Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint".

— tjrobinson
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Também consideraria preparar imagens em uma resolução adequada ao destino do documento. Se for apenas para uso na tela, não há sentido em deixar a imagem em 1600 dpi no arquivo. Se for apenas impresso em preto e branco, prepare imagens monocromáticas, pois o editor de imagens fará um trabalho melhor da conversão, deixando apenas o acaso a jusante.

— RBerteig 17/07/2009

Você também pode evitar o uso dos recursos de versão do Word. Eles podem adicionar muito volume ao documento, se houver muitas versões salvas no documento.

— Millhouse

Se a opção Remover dados ocultos não for inteligente o suficiente para você, há uma ferramenta de terceiros chamada WorkShare que possui muito mais personalização. Não tenho certeza se eu realmente o recomendaria, pois isso tende a causar muitas falhas no Word.

— 21410 Richard Gadsden

Além disso, verifique se você não está incorporando fontes no documento (Ferramentas> Opções> Salvar> desmarque a opção "Incorporar fontes do tipo de trueto").

— e100

@ elliot100: Você realmente deveria ter dado isso como resposta para que eu pudesse aprovar. Só isso funcionou maravilhas para mim!

— Tom

Se você não deseja ou não pode instalar o suplemento Remover dados ocultos sugerido por tjrobinson, basta selecionar o documento inteiro e colá-lo em um novo documento do Word. Em seguida, salve-o e você se livrará dos dados ocultos.

— Shane Kearney
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Há algumas maneiras de fazer isto:

Use o novo formato de documento do Office. (Ele gera XML e compacta o arquivo)
Verifique se qualquer mídia incorporada externa está otimizada. Compactar capturas de tela.

Fora isso, não há muito mais que eu possa sugerir. Isso realmente depende do tipo de documento que você está criando.

— BinaryMisfit
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