Como você mencionou, o XPS parece morto. Parte de sua falta de tração pode exigir que você defina o navegador da Web padrão como Internet Explorer (pelo menos no Windows XP) ou abra o arquivo XPS manualmente no IE (em vez de clicar duas vezes para abrir).
Não tenho certeza sobre o Vista e o 7, mas o XPS é irritante no XP se o seu navegador padrão estiver definido como algo diferente do Internet Explorer. O visualizador XPS é aberto, mas aparentemente ele usa seu navegador da web para fazer a renderização. Em um computador configurado com Firefox ou Opera como padrão, apenas faz com que o navegador padrão solicite que você abra ou salve o arquivo. Se você clicar em Abrir, ele novamente tentará abri-lo no XPS Viewer e fará com que o navegador padrão solicite que você abra ou salve o arquivo (novamente).
Há muito tempo, também comecei a salvar arquivos no formato MDI (Microsoft Document Imaging). Era um formato bastante útil para digitalizar documentos antes de haver tantos utilitários gratuitos que permitem digitalizar diretamente para um PDF. Acho que ainda posso abri-los se eu instalar o componente de digitalização de documentos do MS Office, mas o MDI parece ter sido substituído pelo XPS. Se você deseja abrir seus arquivos no futuro ou se deseja que outras pessoas possam abri-los, provavelmente é melhor usar PDF.
Eu usei a maioria das impressoras PDF comuns disponíveis, mas até agora a melhor para Windows parece ser o PDFill PDF Tools Free . Sua impressora PDF incluída permite configurar um diretório padrão (assim como outras configurações padrão). Eu o uso com o DirectFolders para encontrar rapidamente o diretório apropriado para salvar o arquivo PDF.
A Microsoft também possui um plug-in para o Office 2007 que adiciona um item de menu para salvar (ou "publicar") em PDF e XPS. É provavelmente a maneira mais conveniente de salvar arquivos do Office em formato PDF, mas os arquivos PDF gerados pela Microsoft são sempre várias vezes maiores que os criados pelas impressoras PDF. Suponho que seja porque eles estão incluindo alguns metadados extras ou estão lidando adequadamente com os links de documentos incorporados nos arquivos.