Eu acho que o caminho a seguir aqui é usar o recurso de formulários personalizados interno no Outlook.
A teoria por trás disso é a mesma, independentemente da versão que você está usando. Embora, as etapas a serem seguidas possam variar um pouco.
Primeiro, você cria um formulário personalizado, usando a Design formopção no Toolsmenu do Outlook. Crie o formulário com base no IPM.Noteformulário, que é usado para exibir mensagens. Clique na (Actions)guia e você verá uma coluna chamada Prefix. Você notará instantaneamente os prefixos de assuntos familiares, como RE e FWD . Mude-os ao seu gosto. Publique o formulário na pasta pessoal da lista, MyPrefixespor exemplo.
O próximo passo é o pouco complicado. Você precisará ajustar o registro para instruir o Outlook a usar o formulário personalizado para exibir emails, em vez do padrão. Dessa forma, quando você pressionar responder ou encaminhar, ele usará o formulário personalizado e prefixará a linha de assunto com seus novos prefixos.
Felizmente, a Microsoft fornece uma ferramenta chamada Forms Administrator para fazer isso. Mais ou menos. Depois de executado, defina todos os campos com o nome do seu formulário personalizado, clique em Salvar e exporte o arquivo de registro para a área de trabalho.
Se você NÃO estiver executando o Outlook 2000, precisará editar o arquivo .reg que acabou de criar no Bloco de Notas, alterando os números de versão 10.0 para 11.0 ou 12.0, dependendo se você possui o Outlook 2003 ou o Outlook 2007, respectivamente. Depois de editar e salvar o arquivo, clique com o botão direito do mouse no arquivo e 'Mesclar' as alterações no registro.
Voila.
Referências):