Respostas:
Você tem algumas opções aqui.
Representar cada usuário não-CRM como um registro de contato. Em seguida, adicione um novo campo de contato à tarefa que os usuários de CRM podem preencher com o contato não-CRM. O único problema é que você não pode usar a funcionalidade de atribuição e modelo de segurança, mas não parece que você precisa dela. Isso também significa que a visualização "minha tarefa" para um uso de CRM mostrará as tarefas que estão sendo trabalhadas por um contato que não seja do CRM.
Representar cada usuário não CRM como uma equipe. Dê a cada equipe um papel de segurança. Então você usa assign. Além disso, quando você atribui, o registro desaparece da visão "minha tarefa" do usuário.
Crie um usuário não interativo, mas você está com um limite de 5 para o CRM Online.
Usuários não interativos costumam ser usados ao escrever códigos de serviço a serviço porque não usam uma licença. O Microsoft Dynamics CRM Online permite cinco usuários gratuitos não interativos.
Atribuindo registros a usuários inativos no Dynamics CRM
Contanto que o usuário inativo ainda mantenha uma função de segurança, mesmo que ela esteja inativa, você pode programaticamente ou por meio da interface do usuário atribuir registros a esse usuário inativo. Isso significa que você pode manter os dados históricos de quem possui um registro específico, mesmo que eles não estejam mais com a empresa, e também salvar algumas licenças externas.
Outra opção que você poderia fazer seria complementar o que James mencionou no que diz respeito a representar os usuários não-CRM como registros de contato e, em seguida, ter uma solução de ISV como o Peak Portals instalado, http://www.peakengagement.com/peak-portals/ , Isso permitiria que esses usuários não-CRM fizessem login por meio de um portal de website e vissem os registros associados ao contato de CRM.