Primeiro, certifique-se de levar toda a documentação relevante, fisicamente. Portanto, se a empresa tiver um contrato com o hotel, leve uma cópia, se houver um email em que concordou em aceitar o cartão, imprimi-lo etc.
Isso por si só pode resolvê-lo em alguns casos. Um cliente dizendo "minha empresa concordou com o hotel X" não é o mesmo que um documento com papel timbrado da cadeia, enviado pela filial principal, dizendo X.
(Além disso, pode ajudar a esclarecer a posição de ambos, pois pode haver letras miúdas no X com empresa Y que nem você nem o funcionário conheciam)
Ainda assim, eles podem insistir que aceitar o cartão de crédito do seu empregador é "impossível" ou mesmo "ilegal". Faça-os documentar . Peça a eles que forneçam um formulário informando que você pediu para aceitar o cartão 1234, de acordo com o documento XYZ, mas que eles não podem fazê-lo porque <sua desculpa>, não há outra opção a não ser usar seu cartão de crédito pessoal e que eles aceitam que, se houver um erro da parte deles, eles serão responsáveis por quaisquer custos adicionais ou causados por isso. Faça com que seja assinado pelo funcionário e, idealmente, também com o carimbo do hotel.
De preferência, prepare o texto com antecedência e analise com seu departamento jurídico, e tenha esse documento preparado com os juristas relevantes e um espaço onde eles possam preencher uma descrição do problema.
Se é realmente impossível fazer o contrário, não deve haver nenhum problema em reconhecer isso por escrito, certo?
Bem, você provavelmente descobrirá que, antes de fazê-lo, eles tentarão muito mais. Ou, de repente, há outra alternativa.
Se eles recusarem, defenda que você precisa justificar tal irregularidade (afinal, por que sua empresa o reembolsaria se já tratasse de tudo?). Se o fizerem, forneça seu cartão pessoal e continue. Mais tarde, no escritório, seus contadores podem revisar o problema declarado e decidir o melhor curso de ação. É possível que parte do contrato com o hotel não esteja clara e eles precisam adicionar cláusulas extras na próxima reserva. É possível que o hotel seja o culpado; nesse caso, você tem um documento em que concorda em aceitar um cartão e outro em que se recusa a fazê-lo, o que parece um caso bastante claro para solicitar que reembolsem os impostos à sua empresa, o custo do trabalho de seus contadores processando seu reembolso, as consequências se o seu cartão foi comprometido devido a uma violação... Ou eles podem preferir não tomar medidas sobre isso (ainda), simplesmente reclamar com o contato do hotel que concordou em aceitar o cartão (o que deve conscientizar o hotel sobre o problema, por exemplo, pode fazê-los ensinar seus funcionários sobre o procedimento adequado nesses casos), ou mesmo não fazer nada. De qualquer forma, você está forçando o hotel a declarar sua contradição e deve ser o ponto de partida.