Para material de viagem de trem, seu melhor primeiro recurso é Seat61.com, eis a parte relevante para Pequim e Xangai .
A partir das informações aqui ( Como comprar bilhetes ), parece que você não pode reservar on-line diretamente, mas pode passar por um agente de viagens para que eles reservem os ingressos com antecedência.
Os trens esgotam, mas você não precisa reservar com meses de antecedência (a menos que queira). Os passageiros têm assentos reservados e, embora o trem provavelmente esteja cheio, ele não estará lotado, a quantidade de pessoas / espaço dependerá da classe em que você estiver viajando (há fotos e mais informações no link).
Não consigo definir a melhor maneira de comprar os ingressos, o mais barato seria comprá-los na estação de Pequim com uma semana de antecedência. Qualquer outra coisa envolverá pagar um corte a um agente. No entanto, parece que você não está lá por muito tempo, então eu usaria um dos sites da agência na página que eu vinculei acima.
Uma outra opção é entrar em contato com o seu hotel / pousada e perguntar se eles podem providenciar ingressos para você e tê-los prontos para quando você chegar.
Como o site afirma que as estações grandes terão funcionários que falam inglês, além disso, você pode solicitar ao seu hotel que anote os detalhes em chinês para você. Na minha experiência, se um lugar não tem coisas que falam inglês, mas tem muitos turistas, há pessoas normais por aí dispostas a ajudá-lo a traduzir para uma pequena dica (embora tenha cuidado ao ser enganado, etc.).