Eu uso o Homebank para todas as minhas finanças pessoais. Alguns também juram pelo GnuCash , mas acho desnecessário e complicado. O Homebank é mais simples e possui todos os recursos que me interessam.
Geralmente, coleciono todos os recibos durante o dia e passo dez minutos adicionando-os ao banco de dados. Se você paga com cartão e possui banco eletrônico, pode economizar em recibos e obter informações exatas sobre despesas no site do seu banco (isso é útil ao pagar em outras moedas, as taxas de câmbio dos bancos diferem das taxas oficiais e alguns impostos adicionais podem Aplique).
Isso requer um pouco de disciplina - se você pular o registro apenas por alguns dias, a pilha de recibos se tornará um obstáculo insuperável pelo qual você não conseguirá passar facilmente. Além disso, se você não fizer isso todos os dias, tende a esquecer em que gastou seu dinheiro se não recebeu um recibo - não pode rastreá-lo tão facilmente.
Quanto às despesas, eu adiciono cada uma delas, para que os valores reais e os do livro correspondam. Se você não se lembra de uma transação específica, sempre pode colocá-la na categoria "Outro" e ainda equilibrar tudo. Essas tendem a ser algumas pequenas compras pontuais de qualquer maneira.