Como organizar documentos de maneira eficaz ao viajar?

Sempre que viajo, há um monte de papéis impressos e outros documentos que tenho que levar comigo.

Alguns deles são documentos que tenho que acessar com frequência: passagem, passaporte, visto etc. Os que guardo em uma bolsa ou bolso de fácil acesso. E existem outros documentos, como recibos de pagamento, que não são necessários com tanta frequência. Mas ainda há muitos documentos que me confundem.

Gostaria de saber como alguns dos viajantes mais experientes aqui efetivamente organizam os documentos quando você viaja? Existe uma ferramenta específica (bolsa, pasta, pasta) que você usa?

Os documentos devem ser mantidos bem organizados e leves.

Minha esposa e eu temos uma carteira / organizador de viagens que fazemos em todas as viagens. É uma coisa muito idiota, mas muito útil. É feito de material de nylon e é grande o suficiente para caber dentro de uma folha de A4 dobrada em terços, com um zíper nas três laterais e vários bolsos. É fabricado pela Eagle Creek e é semelhante a este . Tivemos dez anos e já esteve em inúmeras viagens e ainda está em ótimas condições.

Nele nós embalamos:

• Passaportes
• Impressões de bilhetes de avião / cartões de embarque / reservas e direções de hotel, empilhadas na ordem em que serão usadas na viagem
• Certificados de imunização
• Documentos de seguro de viagem
• Cartões de passageiro frequente
• Cartões de certificação de mergulho (se estivermos em uma viagem de mergulho)
• Cerca de um terço de qualquer moeda que estamos fazendo na viagem (os outros dois terços divididos entre minha carteira e a bolsa de minha esposa.

A carteira de viagem normalmente mora na minha bagagem de mão durante uma viagem.

Em algumas viagens, levarei um conjunto separado de impressões (seladas em um envelope grande) na bagagem de porão.

Como backup adicional, todos os documentos eletrônicos relevantes estão em uma pasta do OneDrive / Dropbox e eu terei sincronizado os documentos com o meu telefone antes de sair (caso precise deles em um local em que não haja recepção do telefone).

À medida que a viagem avança, removo as impressões da carteira à medida que elas se tornam redundantes e as guardo em outro lugar na minha bagagem, prontas para serem rasgadas quando chegarmos em casa .

Isso pode parecer um monte de problemas e organização antes da viagem, mas significa que, quando estivermos fora, podemos relaxar e apreciar as coisas!

Abaixo estão algumas fotos da carteira de viagem. Também tem espaço para uma caneta - muito útil ao preencher cartões de desembarque e etiquetas de bagagem! :-)

Depois de obter visto, passagem, seguro, reservas de hotel, etc., digitalizo tudo, como PDFs individuais.

Dois tipos de documentos, um que é crucial para a jornada, outros que são apenas para ajudar. Depois, faço duas pastas na minha caixa de depósito, Importante e Informativa. Visto, passagem aérea, reserva de hotel, seguro, passagem, página de informações do passaporte etc. Guias de viagem, passeios, mapa, informações sobre o clima, etc., vá para Informativo. Em seguida, mesclo todos os PDFs em cada pasta como um novo PDF, imprimo duas cópias de cada uma no lado duplo A5. Grampeie cada cópia no canto superior esquerdo.

O tamanho A5 os torna menores o suficiente para armazenar, mantendo-os facilmente legíveis. A impressão em frente e verso também reduz o volume pela metade.

Um conjunto de Importante vai para a bagagem, o segundo fica comigo na minha sacola de câmera com documentos, junto com o passaporte original.

Ambas as cópias em brochura do pdf informativo ficam na bagagem. Eu uso um em férias, o segundo é como backup, só por precaução.

Os originais são apenas meu passaporte, meu ID nacional, cartões de dinheiro etc.

Edit: Eu também carrego um ziplock ou dois, quase do tamanho A5, e empurro todos os recibos, contas, fichas, etc., que recebo durante as férias neles e o classifico quando volto para casa.

Edit2: Eu uso o FolderSync Android App para manter esta pasta sincronizada nos dois sentidos com o meu telefone, e quase todas as vezes que os hotéis e companhias aéreas estão ok com uma cópia eletrônica do documento, pois eles só precisam de um número para localizar meus dados em seus sistemas .

Eu continuo comigo: passaporte, cartão de seguro, carteira (identidade, dinheiro ...)

Continuo no iPhone: bilhetes eletrônicos de avião. Reservas de hotéis / acomodações e e-mails de confirmação.

Eu mantenho um envelope artesanal na minha bagagem de mão, uma cópia duplicada de todas as confirmações que recebi por e-mails.

Os e-mails também são armazenados na nuvem (hotmail / gmail ...) para serem facilmente acessados ​​no cibercafé, se necessário.

As digitalizações de passaporte e cartões de crédito (fotos) são enviadas por e-mail para mim e para a GF (e vice-versa), para que sejam armazenadas na nuvem, se necessário.

Como Richard escreveu, eu jogo todos os documentos desnecessários na minha bagagem para triagem e reciclagem quando volto para casa.

Vou compartilhar uma experiência recente minha.

Estávamos saindo de férias no Natal e eu digitalizei e salvei todos os documentos importantes no meu laptop que estavam comigo o tempo todo.

Ele estava conectado ao Dropbox, assim como meu telefone e pensei: "Bem, eu terei todas as cópias do meu telefone inteligente para acesso rápido, onde não posso pegar meu laptop".

Estávamos prestes a chegar ao First Country e tivemos que preencher os cartões de imigração fornecidos pela companhia aérea, pegamos o telefone para ver os detalhes do nosso passaporte e descobrimos que eu esqueci de sincronizar o telefone com o Dropbox (o antivírus impediu sua execução no fundo). Eu não pude fazer nada além de rir da minha tolice.

Moral: Não assuma apenas que os documentos estarão lá. Verifique-os novamente.

Mas uma coisa que fiz de bom foi que imprimi todos e os coloquei em um arquivo na minha bolsa de laptop e os numerei em uma sequência que eu esperava usá-los.

1. Ingressos
2. Cópias de passaportes, vistos e seguros
3. Reserva de Transferes para o Aeroporto
4. Reserva no hotel
5. Reserva de Tour
6. Transferir reserva

Depois, os próximos números para o segundo país. Eu achei esse sequenciamento simples de 1,2,3 tão útil em todos os países que visitamos. Havia pelo menos 15 reservas e essa sequência facilitou muito.

Esse arquivo estava na seção de documentos da minha bolsa para laptop, que era uma mochila, toda vez que chegávamos à próxima parada em que precisávamos dos documentos. Minha esposa pegava o próximo documento numerado da minha bolsa, que estava nas minhas costas e lá vai você , sem confusões. Nem precisava tirar a mala em uma fila (não, eu não sou preguiçoso, só que eu tinha nosso bebê, que não gosta de um carrinho, nos meus braços: P).

Toda vez que uma impressão era usada, eu colocava uma cruz nela e a movia para a parte de trás do arquivo.

Não tenho muita certeza se as pessoas vão gostar como resposta a esta pergunta: D

Para documentos em papel, uso várias pastas de plástico. Agrupo os documentos nas pastas, dependendo de quando devo usá-los. É possível usar cores diferentes nas pastas para distinguir entre elas. De qualquer forma, eles são semitransparentes, portanto, você verá no texto em um documento qual pasta você possui.

Para mim, a única maneira de organizar esse tipo de coisa é cada impressão na ordem em que você as usará, depois jogue as coisas fora enquanto as usa.

Por exemplo, se você estiver indo de carro para o aeroporto, pegue um avião e, em seguida, pegue um carro alugado quando pousar, e depois dirija-se ao hotel para fazer o check-in.

1. detalhes de estacionamento do aeroporto
2. detalhes de check-in no aeroporto
3. detalhes de aluguel de carros
4. detalhes do hotel
5. detalhes de check-in de voo de retorno

Lembre-se de jogar fora as coisas - por exemplo, depois que eu fizer o check-in do avião, jogarei fora as folhas 1 e 2, ou seja, a folha 3 (detalhes do aluguel de carro) estará no topo para quando eu for pegar o carro alugado. Isso torna super rápido e fácil - basta puxar a primeira / primeira folha e pronto.

Protip: se uma impressão estiver em várias folhas, grampeie-as para facilitar o manuseio.

Para viagens curtas / simples, basta colocar essas impressões em um envelope A4 simples e deixá-lo na minha mala de mão.

Protip: escreva as coisas importantes do lado de fora do envelope em letras grandes - números e horários dos vôos, terminais, endereço do hotel etc. Isso significa que você pode facilmente obter essas informações rapidamente se estiver com pressa.

Para viagens mais longas / complexas com muitas reservas, coloquei as impressões em um "livro de exibição", que é um monte de envelopes de plástico A4 presos em um livro, para que eu possa folhear todos eles. Os livros de exibição são baratos e leves - eu os usei em viagens longas com 30 ou 40 reservas para várias coisas e eles funcionam muito bem para manter tudo limpo.

É claro que essas impressões em papel são backups. Eu terei a maior parte disponível / fixada para offline no meu telefone.

Eu tenho um notebook Moleskine pequeno (A5) que uso para viajar. Na contracapa, escrevo coisas que raramente mudam e serão iguais ao longo de várias viagens, como o número do meu passaporte (no caso de se perder), números de cartões, números de telefone do meu banco (no caso de eu precisar cancelar meus cartões) etc. Depois, nas páginas individuais, escrevo os detalhes de cada aspecto da viagem em ordem cronológica. É fácil remover essas páginas após a viagem / antes da próxima.

Para voos, terei o aeroporto, companhia aérea, número do voo, terminal (se aplicável) e horário de partida. Para hotéis (ou, mais provavelmente agora, airbnbs), o nome, endereço, número de telefone, número de confirmação da reserva, datas da minha estadia.

É pequeno o suficiente para caber no bolso, é apenas um pouco maior (embora bastante espesso) do que o meu passaporte e tem uma cinta elástica para manter a tampa fechada, para que eu possa deslizar meu passaporte para dentro para mantê-los juntos.

No meu telefone, geralmente tenho o aplicativo airbnb, o aplicativo United, e envio e-mails com confirmação / sinalização com estrela / sinalização para que eu possa encontrá-los rapidamente, se necessário. Eu também tendem a carregar uma segunda bateria quando viajo, para não ter que me preocupar tanto com a morte da bateria.

Em termos de impressão, o mínimo possível. Geralmente, apenas as coisas que eu (talvez) preciso passar pelo controle de fronteira no país para o qual estou viajando (por exemplo, uma impressão das minhas reservas de voo para provar que tenho uma passagem de volta) e qualquer coisa em que elas declarem explicitamente que não ' • não aceita cópias eletrônicas / bilhetes eletrônicos (viajei pela Greyhound entre Seattle e Spokane como parte de uma viagem aos EUA no ano passado, eles aceitaram apenas uma versão impressa do bilhete).

Os recibos que acumulo durante a viagem vão apenas na minha carteira para serem resolvidos quando chegar em casa.