Respostas:
Parece que você precisa de um sistema fixo de gerenciamento de ativos:
Experimente o glpi nos repositórios ou em um destes projetos do sourceforge:
http://sourceforge.net/projects/fams/
O GLPI está disponível no repositório Ubuntu. É um sistema de gerenciamento de ativos FOSS bastante bem elaborado.
sudo apt-get install glpi
O GLPI e seu plug-in de objeto genérico são o caminho a percorrer. Só não use o glpi empacotado, pois está bastante desatualizado.
Você só precisa de um servidor web, php e mysql / mariadb.
Você pode encontrar os pré-requisitos mais recentes aqui: https://glpi-install.readthedocs.io/en/latest/prerequisites.html