Qual é a melhor solução para arquivamento de documentos?

Estou procurando um utilitário que me ajude (e meus colegas) a arquivar documentos de maneira sistemática (como Zeitgeist, mas permanente).

O utilitário precisa limpar documentos antigos das áreas de trabalho e armazená-los em um servidor (o mais automático possível e consistente), talvez em apenas alguns locais (diretório de documentos)
Os documentos devem ser armazenados em mídia grande e barata por muitos anos - disco rígido e sistema de arquivos, talvez? Fácil de manter e gerenciar para uma organização pequena.
Os documentos devem ser fáceis de encontrar e restaurar

Uma maneira sistemática pode ser uma estrutura de diretórios por ano, mês, usuário ou usuário, ano, mês. É uma vantagem se os documentos puderem ser vinculados a um projeto, se os documentos puderem ser pesquisados e se o documento também puder ser enviado por correio, discussões de IM não apenas os documentos tradicionais do OpenOffice.

Alguma ideia?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
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Eu não acho que isso esteja relacionado ao Ubuntu.

— 22411 chris

Pode ser, se o solicitante estiver procurando por uma solução de arquivamento de documentos baseada em Linux - especificamente o Ubuntu. Ele não menciona nenhum requisito para usar o Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

É uma pergunta válida. Consulte linuxappfinder.com/office/documentmanagement para obter uma lista das ferramentas de gerenciamento de documentos para Linux. Um requisito que deve se destacar é a capacidade de compreender formatos como PDF e ODT e indexá-los automaticamente, encontrar duplicatas, etc.

— user4124

Bem, temos um ambiente Ubuntu com clientes e servidores Ubuntu, então acho que isso está relacionado ao Ubuntu. Estou ciente de vários sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos. Eu testei Knowledgeware, Alfresco, Drupal e OpenERP. Mas nenhum deles opera na área de trabalho (e arquiva automaticamente documentos como Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync e DropBox para sincronização de backup e diretório). Um DMS tradicional pode ser a plataforma de armazenamento combinada com um cliente que faz as "limpezas" e move documentos com idade suficiente para arquivar no armazenamento.

— precisa saber é o seguinte

A desvantagem de um DMS como armazenamento é que ele rapidamente "envelhece" na perspectiva do arquivamento. O DMSes vem com novos lançamentos várias vezes durante uma década e precisa de muito trabalho de amor e migração quando você compara com um sistema de arquivos simples. Talvez um servidor de arquivos + servidor de indexação (por exemplo, Solr) e Zeitgeist no cliente, façam o trabalho?

— precisa saber é o seguinte

Respostas:

você pode dedicar um PC antigo (com grandes novos HDD / s) como um servidor de backup e instalar o BackupPC

Nenhum software do cliente é necessário - basta exportar via diretórios de backup NFS nos clientes (por exemplo / home / ou / home / nome de usuário / área de trabalho etc.) ou compartilhar pastas nas estações Windows
Uma poderosa interface de usuário da web permite administração, visualização de arquivos de log, configuração
extensões de arquivo podem ser definidas para incluir / excluir arquivos
usa rsync para backup rápido

separadamente, você pode implementar a pesquisa na web no servidor linux usando Xapian ou Omega

— jato
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Posso configurar o BackupPC para mover arquivos para o arquivo morto? Normalmente, um backup é um espelho do estado de um monte de arquivos. O que eu quero é o processo de arquivar arquivos de uma certa idade em um armazenamento de arquivos.

— precisa saber é o seguinte

Xapian / ômega parece interessante Eu acho que o Drupal tem uma API de pesquisa para pesquisa xapian e facetada. Pesquisei algo sobre o Zeitgeist e um plugin xapian - essa é uma solução para pesquisar no arquivo central da mesma maneira que a pesquisa local é feita? É possível preservar permissões e grupos de leitura ao indexar com o Xapian? A extensão teamgeist para Zeitgeist é algum tipo de servidor de indexação para uma empresa?

— precisa saber é o seguinte

Pesquisei a combinação do BackupPC e do Xapian no Google e não encontrei nada. Parece que o BackupPC armazena documentos compactados. O Xapian pode indexar esses arquivos compactados?

— precisa saber é o seguinte

Você pode usar serviços de computação em nuvem como Dropbox ou UbuntuOne

Eu aconselho você a usar o Dropbox, você pode escolher entre o plano gratuito (2gb + 8by convida outras pessoas) ou o plano pago (50 ou 100gb).

Você pode compartilhar pastas com outro usuário da caixa de depósito ou em modo somente leitura com qualquer pessoa.

E restaure arquivos excluídos

— Matteo Pagliazzi
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Bem, tenho preocupações com segurança, custo e capacidade usando esse tipo de serviço. Por exemplo, isso significa que todos os diretórios pessoais dos funcionários em todos os dispositivos precisam ter vários TB grandes. Por motivos de segurança, o serviço em nuvem precisa oferecer armazenamento criptografado. Não acho que o Dropbox ou o UbuntuOne possam competir com discos grandes e baratos em termos de custo-benefício. Se o disco local não fosse um problema rsync / backup-pc, o back-in-time ou o déjà-dup para um servidor executariam o trabalho.

— Anders Wallenquist

Embora não seja baseado no Ubuntu, o museu em que trabalho avaliou o Archivista . É um conjunto de softwares para armazenamento, catalogação e indexação (e, se necessário, digitalização e OCR) de documentos que estão disponíveis como um CD ao vivo (um tanto fora do padrão) chamado " Archivista BOX " (é código aberto), mas a empresa vende principalmente aparelhos executando o software. O catálogo fornece um front-end da web.

Eles afirmam que os formatos utilizados são totalmente abertos, documentados e buscam a longevidade. Devo acrescentar que, pessoalmente, não avaliei isso em grandes detalhes, no entanto.

— jstarek
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Meu alemão está um pouco enferrujado. Há um capítulo sobre o arquivamento de archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Qual é a idéia geral sobre arquivos? Eles usam um servidor de indexação separado? Se houver, existem conexões para pesquisar utilitários na plataforma Gnome? Parece que eles converter documentos em PDF e, em seguida, armazená-los em um servidor de arquivos (é esta leitura correta?)

— Anders Wallenquist

Basta usar archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - todas as páginas também parecem estar disponíveis em inglês :-) O link de seleção de idioma está na caixa de menu azul à esquerda, na parte inferior.

— jstarek