Quais são as práticas recomendadas para organizar o Google Docs para a empresa? [fechadas]

Minha empresa tem 20 pessoas. Todos nós usamos o Google Docs. Enquanto continuo recebendo os documentos, eu os organizo (por meio de coleções), mas percebo que todos os outros também os estão organizando. Esse é um ótimo recurso, mas parece que há uma maneira melhor de organizar documentos para que outras pessoas possam encontrá-los e nem todos precisam organizá-los.

Alguém tem sugestões sobre recursos para práticas recomendadas para organizar o Google Docs para toda a organização?

Sei que posso usar coleções e compartilhá-las em vez de documentos individuais.

Em nossa empresa, usamos o Google Apps e, portanto, o Google Docs. Do meu ponto de vista administrativo, posso clicar no ventilador chamado [Configurações de serviço] , em [Configurações do Documentos] e nesta página posso selecionar [opções de compartilhamento]. Se parece com isso:

Opções de compartilhamento fora da [Empresa]

Selecione o nível mais alto de compartilhamento que você deseja permitir aos seus usuários:

• () Os usuários não podem compartilhar documentos fora da [Empresa]

  [_] Permitir que os usuários recebam documentos de fora da [Empresa]

• (x) Os usuários podem compartilhar documentos fora da [Empresa]

  [_] Avisar usuários ao compartilhar fora da [Empresa]

Visibilidade do documento

Selecione a visibilidade padrão para documentos recém-criados:

• (x) [Companhia]

  As pessoas da [Empresa] podem encontrar e acessar.

• (_) Pessoas da [Empresa] com o link

  As pessoas da [Empresa] que possuem o link podem acessar.

• (_) Privado

  Somente pessoas com permissão explícita podem acessar.

As coleções no Google Docs também podem ser compartilhadas. Portanto, se você deseja ter uma maneira padrão de organizar documentos em coleções, uma coleção inteira pode ser compartilhada em sua empresa.

Eu apenas tomei como administrador principal de uma empresa de 30 pessoas. Uma das técnicas organizacionais mais úteis que implementei é a utilização de grupos do Google para compartilhar ... Você não precisa mais compartilhar arquivos individuais com os funcionários ou removê-los quando eles não precisarem mais de acesso. Você simplesmente remove ou os adiciona ao grupo. Feito.