Pequenos passos para melhores conferências TCS?

Frequentemente, quando participamos de conferências da TCS, observamos alguns pequenos detalhes que desejamos que os organizadores da conferência tivessem resolvido. E quando estamos organizando conferências, já a esquecemos.

Daí a pergunta: que pequenos passos poderíamos dar facilmente para melhorar as conferências do TCS ?

Felizmente, essa pergunta pode se tornar um recurso que poderíamos verificar duas vezes sempre que estamos organizando conferências, para garantir que não repetamos os mesmos erros repetidamente ...

Estou aqui interessado em relativamente pequeno e barato - algo que os organizadores da conferência poderiam ter feito facilmente se tivessem pensado a tempo. Por exemplo, pode ser uma informação útil que pode ser colocada na página da conferência com bastante antecedência; um gadget de cinco dólares que pode salvar o dia; algo a considerar ao escolher o restaurante para o banquete; o melhor horário dos intervalos para o café; ou o design ideal dos emblemas da conferência.

Podemos cobrir aqui todos os aspectos dos acordos da conferência (incluindo submissões de artigos, comitês de programa, revisões, acordos locais, etc.).

Esta é uma pergunta do wiki da comunidade. Poste uma ideia por resposta e vote em outras respostas para cima ou para baixo, dependendo da importância delas na sua opinião.

1. Mantenha os preços baixos : você pode $750desfrutar de petiscos agradáveis ​​em uma conferência hospedada em um hotel, é verdade, mas tende a prejudicar a atmosfera intelectual que você pode obter com uma $100conferência hospedada em uma universidade. Além disso, você não recebe apenas as pessoas presentes que fazem palestras. Permitir que os estudantes da universidade participem gratuitamente;
2. Espaço sessões paralelas , para que as pessoas possam realmente se mover entre elas;
3. Mas também incentive a interação entre palestrantes e participantes em sessões paralelas com antecedência, para que as sessões paralelas também sejam comunidades autônomas. Isso incentiva a interação e a sensação de que sessões paralelas estão levando a discussão em seu subcampo adiante. Algumas conferências (por exemplo, a conferência lingüística alemã, DGfS) levaram isso à conclusão de que todas as sessões paralelas sejam oficinas independentes.

Um número limitado de mesas / mesas em uma sala silenciosa

Problema : nem todo mundo comparecerá a todas as sessões, nem todos permanecerão no hotel onde a conferência está mais próxima / realizada.

Solução : algumas mesas, mesas e cadeiras em uma sala silenciosa para leitura, escrita, digitação e navegação sem interrupções, possivelmente com tomadas.

Distribua pendrives como processo

Sim, os jornais estão online, mas as conferências raramente funcionam sem fio nas salas de conferência ou nas áreas públicas próximas. Os CD-ROMs são o meio eletrônico atual do hoice, mas uma grande fração das pessoas tem tablets e netbooks sem unidades de CD. As unidades USB custam menos que a sujeira e funcionam com praticamente qualquer computador cujo nome não corresponde ao regexp "iP *".

Se você não quiser pré-encher cada pen drive USB com o processo eletrônico, permita que as pessoas preencham seus próprios palitos com o processo eletrônico, seja de um PC (ou três) no balcão de registro ou de um colega que já largou seu cole em outro dispositivo.

No site da conferência, publique instruções simples, porém detalhadas, para ir do aeroporto ao hotel da conferência por transporte público .

Não dê dezenas de opções - apenas uma ou duas rotas simples e fáceis de seguir. Diga que tipo de ingresso comprar, de onde, como e quanto deve custar. Verifique se as informações que você publica são realmente atualizadas e válidas, especialmente se a conferência ocorrer no verão.

(Pode ser uma boa idéia dar uma olhada em um guia da Lonely Planet para ter uma boa idéia de quais informações são úteis para quem está visitando a cidade pela primeira vez.)

Não agende palestras sobre tópicos semelhantes ao mesmo tempo.

Auto-explicativo. Não há desculpa para isso.

Verifique se a WLAN realmente funciona , mesmo que todos os participantes da conferência façam logon simultaneamente durante uma pausa para o café.

Leitura adicional:

• O problema “WiFi em conferências” , de Joel Spolsky.
• Por que o acesso à Internet e o Wi-Fi são sempre tão terríveis em grandes conferências de tecnologia? @ Falha no servidor.

Livretos abstratos.

Problema : os procedimentos agora estão online (uma coisa boa) e não tenho vontade de abrir o laptop para ver o tópico de um artigo.

Solução : forneça folhetos abstratos (algumas conferências já estão fazendo isso). É um pequeno livreto que lista resumos em ordem de apresentação e é uma referência fácil para decidir sobre o que é uma palestra.

Nota: esta é uma solução provisória até que todos carregemos IPads :), mas mesmo assim, ter todos os resumos resumidos em um só lugar é muito conveniente.

Calendário para atividades da conferência

Problema : É difícil acompanhar várias sessões e, muitas vezes, em uma grande conferência, não quero participar de todas as palestras ou gostaria de manter uma lista especial de palestras para as quais vou.

Solução : a conferência deve fornecer, no mínimo, um arquivo de calendário que possa ser inserido no Google Agenda ou em qualquer aplicativo de calendário que você tenha em um telefone / laptop. O formato ICS é bastante padrão.

Nota: As conferências podem ir muito além - no KDD, você fez login em um site de rede social associado à conferência e pode exportar um calendário personalizado com base nas palestras em que está interessado. Mas isso requer mais infraestrutura e dinheiro, e não está dentro do âmbito desta questão.

Livre-se do formato de 2 colunas e simplifique geralmente a preparação do papel

No momento, o artigo típico do TCS possui 4 versões diferentes:

1) Uma versão completa preliminar - esta é a versão com provas completas nas quais você trabalha antes da apresentação da conferência e a que muitas pessoas postam on-line ao mesmo tempo que a apresentação.

2) Uma versão de envio - esta é uma versão preparada às pressas alguns dias antes do prazo, onde convertemos um bom artigo de 30 páginas em um artigo de 10 páginas menos legível + apêndice de 20 páginas, copiando / colando as provas em apêndices.

3) Versão pronta para câmera - esta é a versão no formato de duas colunas que é realmente publicada na conferência. Isso é obtido incorporando o feedback do revisor e as informações obtidas, entretanto, na submissão ou na versão preliminar preliminar e, em seguida, trabalhando para torná-lo compatível com o feio modelo de formato de duas colunas fornecido pela conferência. (Eu acho que há um acordo mais ou menos universal de que o formato de duas colunas é feio, e a única razão pela qual ele existe é como um remanescente dos dias anteriores dos procedimentos impressos).

4) Versão do diário - esta é uma versão completa que também contém os comentários e informações acima, bem como o resultado de outro passe que enviamos a um diário. Por razões técnicas, geralmente é difícil manter o mesmo arquivo tex para as versões 3 e 4, o que significa que é necessário duplicar o trabalho na criação dessas duas versões.

Diante disso, talvez não seja surpreendente que muitos trabalhos não cheguem ao estágio 4, e a versão mais madura que resta é esse formato feio de duas colunas.

Eu sugeriria as seguintes alterações:

1) Como Emanuelle disse, envie um documento preliminar completo (ou seja, versão 1) à conferência, entendendo que o PC não é obrigado a ler além das 10 primeiras páginas e que geralmente pode usar seu julgamento para pular detalhes técnicos das provas.

Isso facilita para os autores (uma versão a menos) e também para o PC, pois se eles realmente querem ver as provas, não precisam procurá-las nos apêndices e sempre podem simular a situação atual, apenas imprima as 10 primeiras páginas do envio e ignore o restante. (Russell Impagliazzo disse uma vez que uma submissão não deve ter limite de páginas, mas apenas uma instrução que para x = 1,2,4,8, ... ler as primeiras x páginas deve fazer o revisor querer ler as próximas x. )

2) Para a versão pronta para a câmera, use um formato de 1 coluna com um modelo de látex minimamente intrusivo, que facilitará o trabalho com o mesmo arquivo.

De fato, o que eu sugeriria (embora seja uma mudança maior) é tornar a versão pronta para câmera um verdadeiro "resumo estendido", restringindo-a a 10 páginas de coluna única. Dado que seu trabalho já foi aceito e que uma versão com todos os detalhes deve estar disponível on-line, você não precisa perder espaço nessas 10 páginas para explicar mais detalhes ou enumerar todos os argumentos por que seu trabalho é excelente, e você pode concentre-se em tentar explicar da maneira mais simples possível as principais idéias por trás do seu trabalho. Penso que um artigo neste formato será realmente um recurso valioso e justificará ter mais uma versão em cima da versão completa / revista. Além disso, acho que o fato de a versão da conferência ser necessariamente sem detalhes de prova incentivará as pessoas a enviar para os periódicos.

Recomendar alguns bons hotéis para os participantes da conferência

Estive em conferências nas quais a lista recomendada de hotéis tinha mais de 10 hotéis (ou nenhum, com a mensagem "esta é uma cidade grande com muitos hotéis, fique à vontade para escolher qualquer"). Embora seja bom ter tantas opções, primeiro significa que alguém que não conhece a cidade terá que escolher qual é o melhor para eles. Segundo, isso reduz bastante a chance de estar no mesmo hotel que muitos outros participantes da conferência.

Em vez disso, os organizadores da conferência, que são locais e podem avaliar a otimização do hotel muito melhor do que os participantes, podem recomendar algo como 3 ou 4 hotéis, no máximo, com base no preço. Deveria haver uma opção barata para estudantes e pessoas com baixo orçamento e outra para aqueles sem restrições de financiamento. Dessa forma, muitos participantes acabam no mesmo hotel e têm a chance de interagir durante o café da manhã, ir e vir juntos da conferência etc.

Às vezes, essa sugestão não é viável quando os hotéis na área são pequenos e ficam muito rápidos. Pretendo direcionar essa sugestão para conferências onde é possível fazer essas recomendações.

Não tenha vários sites para a conferência.

Se houver muitos URLs possíveis, verifique se todos eles são redirecionados para o mesmo local . Não tente manter vários sites, copiando manualmente as informações de um lugar para outro.

Isso pode parecer ridículo - por que alguém configuraria vários sites com conteúdo diferente - mas, por algum motivo, parece estar acontecendo o tempo todo. Existe o site "oficial" com um nome de domínio interessante e um layout sofisticado, mas é muito difícil atualizá-lo; outro site é configurado e, em breve, ninguém sabe qual site procurar as informações mais recentes.

As pessoas não precisam de sites sofisticados; eles querem encontrar informações .

(Se você nunca viu isso antes, aqui está um exemplo recente: 1 , 2. )

Mantenha os preços baixos, mas tente incluir o banquete da conferência nas taxas de inscrição do estudante .

Parece muito comum que os estudantes percam o banquete por uma razão técnica: a taxa de inscrição não inclui o banquete. Seus instrutores e / ou universidades ficariam felizes em pagar a taxa de inscrição - seja ela qual for, e não importa o que ela inclua -, mas por algum motivo eles se recusam a cobrir quaisquer custos "extras".

Um banquete de conferência pode ser uma grande oportunidade para os alunos conhecerem as pessoas, e sinto muito pelos alunos sempre que perdem essa oportunidade. O custo extra (além de vôos, hotéis, taxas de inscrição etc.) normalmente seria insignificante, portanto, é principalmente uma questão de burocracia.

Para manter as taxas de registro razoáveis, é possível economizar dinheiro em outro lugar - coisas como malas de conferência são muito menos importantes. Você também pode tentar encontrar uma empresa para patrocinar o jantar para os alunos. E o banquete não precisa ser tão chique - boa comida e uma localização incrível seriam um bom extra, mas no final o aspecto social é o que mais importa.

Peça aos representantes dos alunos

Para abordar a solicitação suplementar de Jukka feita em um comentário à pergunta:

Recrute duas (ou mais) pessoas - uma jovem pesquisadora enérgica (estudante ou pós-doutorado) e outra acadêmica (professor) envolvente e extremamente experiente - para coordenar as atividades de pesquisadores em estágio inicial. O primeiro seria responsável pelo planejamento de bebidas e outros eventos sociais, enquanto o último pode fornecer carreiras e conselhos de pesquisa, talvez em uma sessão para fins especiais da conferência ou possivelmente nas referidas bebidas. (Uma terceira pessoa opcional pode ser um contato industrial.)

Poste um programa impresso próximo à porta da (s) sala (s) de sessões.

Parece uma coisa básica, mas por algum motivo a maioria das conferências não faz isso. Não custa nada, mas seria muito útil para responder a perguntas rápidas como "Esta é a sessão para onde eu quero ir?", "A que horas termina o café?" sem olhar para o livreto abstrato.

Submissão da conferência = ID do arXiv.

Atualmente, o envio de uma conferência geralmente é um arquivo PDF. Em vez de pedir às pessoas que enviem arquivos PDF, poderíamos facilmente pedir que elas inserissem o identificador arXiv do trabalho que elas desejam enviar.

[É claro que o artigo do arXiv deve ser formatado como uma apresentação da conferência: aprox. 10 páginas de texto + todos os detalhes ausentes em um apêndice.]

Isso seria relativamente simples de implementar e teria vários benefícios:

• Se um trabalho for aceito, é garantido que uma versão com provas completas esteja permanentemente disponível em algum lugar . Nunca mais teríamos a situação típica de um documento de conferência reivindicar um resultado e se referir a uma versão futura do diário que nunca aparecerá.

• Todos os resultados seriam divulgados muito antes . Poderíamos ter um avanço mais rápido do TCS, já que outros poderiam desenvolver mais rapidamente os trabalhos anteriores e menos risco de reinventar a roda muitas vezes em paralelo. O ArXiv fornece registros de data e hora confiáveis, portanto não há dúvida de que alguém rouba o trabalho de outra pessoa.

• A revisão seria mais interessante e haveria menos problemas éticos. Agora você revisaria algo que já foi tornado público. Você pode perfeitamente perfeitamente começar a pensar em como usar os resultados em seu próprio trabalho, em como melhorá-los, etc.

• Quando a lista de artigos aceitos é publicada, seria trivial adicionar links arXiv a todos os artigos aceitos. Dessa forma, as pessoas já poderiam dar uma olhada nos documentos que parecem interessantes com bastante antecedência antes da conferência.

Obviamente, existem algumas desvantagens também. A publicação do seu artigo no arXiv leva algum tempo. Você precisaria primeiro enviar para o arXiv, depois dormir e finalizar o envio da conferência no dia seguinte (se ainda parecer uma boa ideia). Mas eu não acho que isso seria necessariamente uma coisa ruim ...

(Claro, agora também seria óbvio que haveria muito pouca necessidade de procedimentos impressos ou editoras comerciais. Afinal, a lista de artigos aceitos com links do arXiv é, em essência, tudo o que precisamos. Se alguém realmente quiser para obter um livro de procedimentos sofisticado, uma imprensa da universidade local poderia lidar com isso a um baixo custo, mas isso está ficando fora de tópico - livrar-se dos editores não é uma pequena mudança que as pessoas poderiam implementar facilmente.)

Não exija "Um registro completo por papel". Isso proíbe os estudantes de pagarem a inscrição, caso tenham um artigo de autoria do aluno. Ofende seriamente muitos, principalmente porque essa política geralmente é anunciada após a aceitação do trabalho.

As conferências que fizeram isso recentemente incluem ISAAC, IWOCA e COCOA.

Imagino que a razão para fazer isso, particularmente em uma conferência não apoiada por uma sociedade profissional, seja garantir uma certa receita. Porém, é realmente responsabilidade do organizador descobrir projeções razoáveis ​​do mix de alunos / professores e definir as matrículas de acordo.

Resumi alguns pensamentos depois de organizar o ALGO 2009, consulte Post do ALGO post: etiquetas e etiqueta . Se eu tiver que destacar apenas uma ideia (ainda não mencionada neste maravilhoso tópico): crachás visíveis e legíveis , juntamente com sinais repetidos e fortes dos organizadores para realmente usá-los . Em particular, acho que os organizadores podem pedir aos figurões do comitê do programa, aos palestrantes convidados e ao comitê diretor que o façam.

Publique informações sobre doações e tente alocá-las no registro

Seria bom saber quais bolsas estão disponíveis para estudantes, novos pós-docs etc., antes de se inscrever na conferência e comprar voos. (Não há nada mais frustrante do que descobrir que você recebeu uma subvenção para pagar assistência e acomodação por uma semana inteira depois de planejar participar de um único dia e reservar voos e hotéis de acordo.)

Da mesma forma, seria bom obter uma concessão no momento da inscrição, se possível, em vez de receber um cheque ou dinheiro ao chegar à conferência, ou pior, esperar semanas após a conferência para receber um cheque. Pontos anti-bônus para uma conferência em outro país com uma moeda diferente.

(Estive em uma conferência em que eles não processaram pagamentos de inscrição até o dia da conferência e devolveram cheques àqueles que receberam doações, portanto, existem maneiras alternativas de lidar com isso.)

Coloque o prazo na sexta-feira. Isso tornará muitos outros significativos mais felizes.

Use software especializado para gerenciar o envio de trabalhos, a designação de árbitros, o recebimento de relatórios de árbitros, a coleta de avaliações de membros dos PCs e a comunicação dos resultados.

O software de gerenciamento de conferências no wiki da Edutech lista algumas opções.

Não restrinja a duração dos envios. Em vez disso, peça aos autores que façam suas observações em X páginas e informe-os sobre o tamanho das versões prontas para a câmera. Enquanto alguns PCs recentes o fizeram com coragem, isso ainda não parece padrão.

Reduza o número de conversas seqüenciais. Três conversas altamente técnicas de meia hora que se seguem imediatamente após o outro são inúteis. Ninguém pode se concentrar por tanto tempo sem interrupção. Idealmente, deve haver uma pausa após cada conversa.

Grave as palestras / palestras e disponibilize os vídeos online.

Durante as conversas, exiba eletronicamente o tempo restante para o interlocutor (veja vídeos das conversas do TED, por exemplo). Usei um aplicativo java simples em tela cheia para fazê-lo na última conferência que presidi: seria estúpido fazê-lo "à mão", mantendo um olho no relógio e usando papéis com "10 minutos restantes", "5 minutos restantes" "," 1 minuto restante "," FINISH NOW "escrito nele.

Bônus: exibe o tempo gasto demais em cores piscando após o término do cronômetro.

Faça camisetas da conferência usando uma grande coleção de figuras dos jornais. (O ACM SCG fez isso duas vezes em seus 25 anos; conhece outras conferências que têm?)

Se você usar sacolas de conferência, torne-as recicláveis ​​ou reutilizáveis:

Se você precisa de uma bolsa para dar aos registrantes, está dando muitas coisas - todo mundo joga fora e muitas vezes os hotéis nem sequer têm reciclagem de papel! Ainda assim, se você usar uma sacola de pano, escolha um design útil, por exemplo, uma sacola de compras de supermercado. Se você usar um saco plástico, peça ao hotel caixas de reciclagem de plástico.

Inclua entre datas importantes a data para convites para edições especiais.

Caso contrário, quanto tempo os autores devem esperar?

Ter prazos sensatos:

1. Prazos de envio : Entendo que existem diferentes motivos para prazos diferentes, como servidores inadequados que precisam de atenção pessoal. Seja qual for o prazo, publique-o claramente e converta-o em um fuso horário familiar para a maioria dos seus remetentes (como horário do leste dos EUA). Uma boa filosofia para sites de conferência é que, se você pode salvar n pessoas a cada 1 consulta de pesquisa, faça isso!

2. Prazos de inscrição: para prazos de inscrição antecipados, o único prazo racional é o final do dia, em qualquer fuso horário. É isso que é anunciado em blogs e colocado em calendários. Não há razão para fazer 15:00 ET (ahem).

Incentivar o CouchSurfing como acomodação

Não estou dizendo para vincular as pessoas a CouchSurf , mas imagine que, com a recomendação do hotel, você adicione uma página em que pesquisadores locais (ou estudantes, como eu imagino que isso seria usado principalmente por estudantes) poderiam postar uma mensagem dizendo "Eu posso hospedar tantas pessoas , me envie ".

Somente as pessoas prontas para isso o usariam. Por exemplo, para estudantes que frequentam a conferência, pode ser uma boa maneira de:

• Reduza as taxas de entrada (você não paga pelo alojamento) (pelo couchsurfer)
• Não é um CouchSurfing aleatório, conheça pessoas de campo, tenha uma melhor interação (para couchsurfer e host)
• Visite os lugares para ver na cidade com alguém que conhece, aproveite ao máximo.

Imagino que isso possa ser muito trabalhoso do zero, no entanto, pode ser possível ter uma organização especializada em CS para fazer isso para o organizador da conferência, uma vez que faz alguma publicidade para eles com pouco trabalho. Vantajoso para as duas partes.

Eu sei que isso não será usado por todos, mas acredito que aqueles que o utilizam serão realmente beneficiados (experiência pessoal, eu sempre me diverti muito no CS).

(isso não é específico das conferências do TCS, mas funcionaria para melhores conferências em geral)

Uma boa idéia que vi em uma conferência matemática para jovens pesquisadores está pedindo a todos os participantes que escrevam uma breve "declaração de pesquisa" - no caso de participantes juniores que ainda não tenham muitos resultados, uma descrição de interesses seria aceitável. Então, algum tempo antes da conferência, as declarações são publicadas na página da web. Um exemplo prático disso: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (conferência em teoria de grupos geométricos)

Eu acho que isso seria especialmente útil para participantes juniores que sofrem do problema "Não conheço ninguém aqui", mas também o contrário, já que nem os estudantes são mais massa anônima. Claro, isso é viável para conferências / workshops menores, não para eventos de 400 pessoas, mas ainda acho que vale a pena implementar.