Abuso de e-mail do Outlook - Guia para etiqueta de e-mail?

Passei muito tempo realizando migrações de email para empresas que tinham muito pouco foco em TI ou nenhuma equipe em tempo integral para lidar com problemas comuns. Como resultado, nunca foram instituídas políticas que regem o uso de e-mail e os melhores processos. Os usuários finais nesses ambientes não são técnicos e tendem a resistir às mudanças.

Definitivamente, entendo a mecânica de alterar / mover / atualizar plataformas de correio. Na maioria dos casos, ajudo as empresas a migrar do POP3 ou IMAP baseado em Linux para o Microsoft Exchange. Esse tipo de movimento expõe uma infinidade de maus hábitos do usuário.

Minha preocupação não é inteiramente sobre o espaço em disco envolvido nos problemas de acumulação de e - mails que encontrei no passado ; sempre há um em cada empresa . É sobre os problemas e abusos que normalmente vejo quando estou trabalhando com uma empresa em particular.

Durante a última migração, vi:

• Usuários que são CC:eles mesmos em todos os emails (presumivelmente como uma maneira de acompanhar os threads de mensagens?).

• Mensagens de 300 megabytes na pasta Itens Enviados ?!?

• As pessoas que enviam o Outlook leem recibos em todas as mensagens enviadas .

• Usuários que mantêm subpastas para cada contato com o qual correspondem. Às vezes manualmente. Às vezes, com regras muito quebradas do lado do cliente.

• Organização excessiva de subpastas . (algumas pastas com apenas uma mensagem).

• Subpastas na Caixa de entrada (não tenho certeza se essa é uma prática ruim, mas parece errada).

• Uso gratuito de Bandeiras Prioritárias. Tudo é de alta importância !!

• Mais de 4 anos de email na pasta Itens Enviados .

• 25.000 ou mais itens na Caixa de entrada (com uma grande porcentagem deles não lidos).

• 15.000 ou mais mensagens na pasta Itens Excluídos .

• Um usuário com 24.000 itens na pasta Rascunhos ! (o resultado de uma regra mal aplicada do lado do cliente).

• Arquivo automático crescendo fora de controle.

Como isso acontece?

• O email é relativamente novo e os usuários não são instruídos sobre como utilizá-lo bem?
• É um problema de interface do usuário em que a pasta Itens Excluídos é simplesmente um sistema de arquivamento de uma chave ?
• Os administradores não estão fazendo sua parte para ajudar a corrigir ações com cuidado?
• Se os usuários tiverem problemas com o email básico, como enfrentar o desafio de ensiná-los sobre respostas de ausência temporária e como trabalhar o calendário do grupo (gulp)?

Minha pergunta é se existe um conjunto padrão de diretrizes sobre como gerenciar o email de alguém? (até um panfleto?)

Os problemas de educação do usuário tendem a desacelerar essas implantações porque estou alterando o fluxo de trabalho com o qual as pessoas chegaram por vários meios. E quando isso afeta as pessoas em todos os níveis / funções de uma organização, parece que não há um padrão em vigor.

Situações como essas são o resultado de alguns fatores:

• Nenhuma educação formalizada sobre o uso do correio
• Transmissão baseada em sabedoria popular de tarefas comuns, como regras de férias e como configurar arquivadores automáticos
• Falta de dor por não excluir nada

Hoje em dia, não estamos no ponto em que a maioria da força de trabalho em geral lida com o email por toda a carreira, mas está chegando lá. Mas definitivamente estamos além da marca de 50% para as pessoas que lidam com isso há mais de uma década, então ainda existem muitas práticas ruins no passado.

O último ambiente do Exchange em que eu estava envolvido tinha todos esses problemas. Parte disso foi devido a uma certa minoria que insistiu em interfaces que não eram do Outlook para o Exchange que tinham .... efeitos colaterais. Parte disso foi o resultado de agitar aleatoriamente até parecer à direita e depois ficar sozinha por cinco anos.

O gerenciamento de e-mail é uma coisa intensamente pessoal, e ser forçado do alto pelo The Man a arquivar as coisas, apenas porque algum panfleto bobo disse que é assim que deve ser, não é cumprido calorosamente. Em ambientes com cotas de caixa de correio extremamente pequenas, você acaba com arquivos PST de tamanho incomum que se parecem com o exemplo de muitas pastas.

Onde costumávamos passar algum tempo educando os usuários, estava:

• A pasta Itens Excluídos não é um arquivo. De fato, esvazie-o! Veja como configurar um processo de exclusão automática ...
• Ao configurar uma regra de ausência temporária, aqui estão algumas diretrizes.
• É o que você pode fazer quando receber os e-mails "sua caixa de correio é muito grande".

Em resumo, focamos nas áreas de dor. Não nos importávamos se um usuário criava uma pasta por dia para colocar a correspondência de um dia ou se deixava tudo na Caixa de entrada e pesquisava sempre que precisava de algo (no estilo do Gmail!).

• Itens excluídos Na verdade, tínhamos usuários que ficaram bastante irritados quando realizamos uma descarga de itens excluídos em todo o sistema durante uma migração. Então, escrevemos algumas coisas para desencorajar o uso da lixeira como um arquivo.
• Regras de ausência temporária Os grandes administradores de sistemas estavam cansados ​​de lidar com solicitações de assistência técnica para ajustar regras de OO mal escritas, por isso escrevemos algum treinamento sobre como configurar uma boa.
• Caixa de correio grande demais Tínhamos cotas de correio, porque precisávamos. Então, escrevemos um documento sobre maneiras de permanecer abaixo. Com o tempo, nossos passageiros frequentes mudaram suas formas de retenção de correspondência.

Os únicos padrões que aplicamos foram:

• Mantenha sua caixa de correio abaixo de um determinado tamanho (aqui estão algumas maneiras de fazer isso)
• Não seja irritante com mensagens OO
• Não forneça sua senha de e-mail, nem mesmo à sua secretária. Nós queremos dizer isso. Aqui está como você delega ...

Eu gosto dessa analogia da sua caixa de correio em casa para tentar lidar com usuários de email "ruins".

Você não deixa todo o spam não aberto na sua caixa de correio, não salva suas contas, sua foto da sua sobrinha no zoológico ou qualquer outra coisa lá. Você o retira e o joga fora ou o coloca em outro lugar para guardar com segurança. Trate sua caixa de correio de e-mail, como faria com sua caixa de correio residencial.

Com isso dito, a educação do usuário e o treinamento adequado percorrem um longo caminho. Nós impomos limites de caixa de correio dentro do motivo e alinhamos as limitações de tamanho de envio e recebimento com o Google para evitar problemas. Independentemente disso, sempre haverá um usuário que acha que tudo "deveria funcionar" sem que eles precisem lidar com isso (por exemplo, limpe sua caixa de correio em algum momento dos muitos anos de acumulação).